關于數字化時代高校院系辦公室檔案管理模式優化策略探析

謝 峰 李營營

（川北醫學院，四川 南充 637000）

現代信息技術、大數據技術的高速發展和廣泛應用下，信息數字化成為未來通信以及信息傳遞的必然趨勢，無論信息互通還是各項信息管理必然會以數字化形式予以呈現，這也意味著數字化時代的到來。信息化與數字化技術的應用使得人們的生活、工作與學習方式發生了巨大的變化，信息傳遞更加快速，提高人們信息傳遞的便利性和安全性。

從高校院系辦公室檔案管理工作開展來看，其目前在檔案管理模式和檔案管理效率方面仍存在一些不足，包括院系辦公室檔案管理模式的信息化建設重視度不足、相關配套設施陳舊、院系辦公室檔案管理人員信息化操作水平不高等問題，不但導致高校院系辦公室檔案管理效率不高，且嚴重阻礙了高校院校辦公室檔案管理的數字化建設進程，為此，高校要重視檔案管理的信息化建設，斌搞針對高校院系辦公室檔案管理模式進行針對性優化，如此才能夠提高高校院系辦公室檔案管理的質量和整體信息化水平。

1 數字化時代下高校院系辦公室檔案管理數字化必要性

目前，我國早已進入信息化時代，檔案的信息化與數字化主要是指將信息化技術應用到辦公室檔案管理工作當中，將高校院系辦公室所收集整理和歸檔以及存儲的檔案資料進行數字化錄入后形成數據庫，以便于日常高校院系辦公室進行檔案信息的搜索調閱和查詢，相比傳統紙質檔案管理工作開展模式來講，數字化檔案的管理有著較高的便捷性，而且更加系統化，在整體安全性和存儲完整性方面也有著良好的優勢。

從高校院系辦公室檔案管理角度來說，高校院系辦公室日常工作內容較為繁雜，這就決定了其檔案信息較為多樣化，工作量較大。而且，當前高校院系辦公室檔案管理工作正在不斷向信息化數字化管理轉變，在數字化時代的影響下，傳統檔案管理模式已經遠遠無法滿足當前高校院系辦公室當管理的實際需求，且在校域網絡廣泛覆蓋和普及應用下，其檔案管理也需要配備更加先進的管理設備，實現利用現有高校辦公室所建立的檔案管理網絡進行檔案數字化管理，從整體上降低檔案管理工作量。

第一，高校院系辦公室檔案管理實體需要借助更加多樣化的服務模式，具體體現在高校檔案管理部門需逐漸向檔案數字化信息化管理轉變，需要擴大檔案管理的范圍，并提高檔案管理模式的智能化和服務模式的多樣化，例如一些高校院系辦公室檔案管理部門以往手動檢索服務模式會逐漸轉變為網絡在線提供個人、班級及全校檔案信息查詢等服務模式，不但大大提升了高校院系辦公室自身檔案管理工作的效率，同時也提高了檔案信息的利用率[1]。

第二，高校院系辦公室檔案的現實載體也得到了很大的發展，傳統檔案實體主要是用單一的紙質來作為檔案信息的承載和體現，往往存在一些現實的弊端，例如檔案信息的真實性與完整性存儲的安全性等等，而隨著現代科學技術的不斷進步和信息化網絡媒體的快速發展，對檔案的承載實體類型開始進行更大的擴展，例如使用電子檔案，使檔案信息數字化代替了紙質檔案，檔案信息的錄入完整性更高、安全性更強，而且也節省了海量的存儲空間，僅建立信息化數據庫即可，不需要考慮紙質檔案的保存環境和相關設施。檔案信息調閱速度更快，搜索更加快捷、精準，保存更加便利。

2 數字化時代下高校院系辦公室檔案管理模式現狀

傳統高校院系辦公室檔案管理工作主要是以紙質為主要載體，在數字化時代到來后，高校院系辦公室也逐漸實現了信息化辦公，各項設施、設備也開始進行更新，實現了信息化設備，對于高校而言，其目前院系辦公室檔案管理模式隨逐漸進行信息化設備的應用和信息系統的使用，但仍存在工作效率低下的問題，主要原因分析如下：

2.1 對高校院系辦公室檔案管理工作重視程度不足。

目前，高校院系辦公室檔案管理開展過程當中，多數高校并沒有給予院系當管理數字化信息化建設足夠的重視，所應用的信息化設備較為落后，對檔案實施信息化管理的重要性認識不足，往往仍然選擇使用傳統檔案管理模式，部分高校會認為檔案管理信息化水平與高校自身發展并沒有太大關聯，沒有將檔案管理模式的優化與創新作為學校管理工作的重點。

對于高校領導層來講，由于其對檔案管理缺乏正確的認知，也沒有意識到信息化檔案管理模式對學校發展有著積極的作用，為此，在進行檔案管理工作開展中，并沒有因為數字化時代信息化時代的影響而改變傳統檔案管理模式，也正是由于缺乏對院系辦公室檔案管理重視程度不足，導致當前高校院系辦公室檔案管理工作仍然處于效率較為低下的狀態，尤其表現在信息化設備設施方面，資金投入力度尤為不足[2]。

2.2 校院系辦公室檔案管理。工作人員信息化水平不足

目前，很多高校院系辦公室檔案管理工作人員往往是由辦公室人員兼任，并沒有專門組建檔案管理團隊，而為了能夠真正促使高校院系辦公室檔案管理，能夠順應數字化時代發展要求。提高其信息化建設水平，則檔案管理工作人員的信息化操作水平以及管理模式應用技巧就顯得極為重要，而目前通過對當前高校院系辦公室黨管理工作人員信息化能力的調查發現大多數檔案管理工作人員，整體信息化水平不高，而且更加趨于高齡化，多數黨管理工作者年齡處在40到50歲之間，相比于年輕教師而言，這些檔案管理工作人員在信息化軟件的應用和先進辦公信息化設備的使用方面學習速度較為緩慢，掌握也不夠全面，無法靈活運用現代先進的信息化辦公設備，在辦公軟件的操作方面效果較低，這也就使得高校院系辦公室檔案管理工作難以真正實現數字化信息化，檔案信息的數字化轉化速度受到了很大的影響。

3 數字化時代下高校院系辦公室檔案管理模式的優化策略

3.1 高校加強對院系辦公室檔案管理信息化建設的重視

高校要意識到院系辦公室檔案管理工作的重要性，要能夠真正認識到院系辦公室檔案管理工作作為高校教育工作重要組成部分，其管理模式的先進性和管理模式的效率與質量對高校整體發展的推動作用。并加大高校院系辦公室檔案管理信息化投資力度，購進先進的現代化信息化設備，并做好相關維護工作，同時也要提高對院系辦公室檔案管理信息化、數字化的監督力度，做好監察管理。

3.2 重視對高校院系辦公室檔案管理人員信息技術運用水平

高校管理層要能夠積極培養專業化、高素質信息管理隊伍，引入年輕教師隊伍，加強其對檔案管理信息化、數字化模式下各項信息化技術軟件和系統操作的水平，做到靈活運用現代化信息軟件，并加快高校院系辦公室檔案信息數字化轉化速度與效率，提高檔案管理人員職業素質，確保檔案信息的真實性、準確性和完整性以及安全性[3]。一方面，高校要能夠通過采取校企合作的方式，為高校提供一定數量的技術人員專門負責。院系辦公室檔案管理的維護以及信息化操作等工作，以確保高校檔案信息不會發生泄漏同時。高校也可以為企業推薦其所需要的。人才，例如，通過校園招聘以及企業提供學校的人才信息等方式，使高校能夠在招聘到適合檔案管理模式優化和數字化發展的人才，從而提高高校招聘有效性。由此，通過校企合作方式，一方面提高了專業檔案管理人員招聘的效率，另一方面也可以為高校引進專業的信息技術人才，從而保證高校院系辦公室檔案管理的信息安全，而另一方面也能夠確保學校檔案信息安全性。除此之外，高校也要通過政府部門的力量，加強對學校校園網絡的監督與管理，加強對校外技術人員的監督，確保學校內外部檔案信息安全隱患的有效把控，在保證高校院系辦公室檔案管理整體水平和效率得以提升的同時也提高檔案管理的質量[4]。

3.3 構建現代化信息化檔案管理平臺

從高校院系辦公室達管理模式的優化與創新角度來講，進行信息化檔案管理平臺的構建極為重要。首先，高校要加大對黨管理資金、技術投入力度，通過校園網絡建設和互聯網渠道進行高校檔案管理主頁設計與創建，并創建出獨立的院系辦公室檔案管理主頁，使各大高校部門之間形成檔案信息資源共享。其次，為了能夠實現檔案管理數字化模式的創新，高校要能夠運用專業的計算機技術進行信息化檔案管理軟件的設計，并通過設立軟件在軟件當中實現檔案信息的搜集，整理和歸檔存儲，從而提高檔案管理的效率，例如，運用云計算技術、大數據技術進行辦公室檔案管理數據平臺的建設，從整體上提高檔案管理的質量和效果。最后，還要加強對檔案管理工作人員的培訓，為其提供專門的檔案管理信息化處理軟件培訓，還應設立專門進行信息化檔案管理平臺維護的人員，使高校院系辦公室檔案管理工作得以順利開展[5]。

4 結束語

結合上述文章內容所述，數字化時代背景下，高校院系辦公室檔案管理工作的開展也要能夠順應時代發展趨勢，不斷進行檔案管理模式的創新優化，尤其要針對現有問題和管路模式的不足進行仔細研究分析，一方面要能夠以當前高校院系辦公室檔案管理實際需求為中心，給予足夠的重視，加強信息化建設，另一方面，要能夠結合當前數字化時代特點，結合高校院系辦公室檔案管理實際，制定針對性優化策略，積極轉變現有檔案管理模式，并加強第三方監察與審核力度，打造現代化、信息化、數字化檔案管理平臺，培養專業化、高素質院系辦公室檔案管理人才隊伍，構建出先進的數字化檔案管理平臺，靈活運用檔案管理軟件，以實現高校院系辦公室檔案管理新模式的創新與優化應用，切實提高檔案管理的效率與質量，為高校持續發展提供有力的基礎保障。