機關事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的思考

馬 麗

（堯都區(qū)埝下臨汾職業(yè)技術學院，山西 臨汾 041000）

干部人事檔案是機關事業(yè)單位開展各項人才工作的重要基礎，尤其是在干部教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督、政績評價中發(fā)揮著關鍵性的作用，且有助于維護干部人才的合理權益。在信息化時代，機關事業(yè)單位對干部人事檔案的信息化建設與管理工作給予了高度的重視，從多個方面強化了干部人事檔案信息化管理工作，取得了很好的成效，但也有一些亟需解決的問題。比如信息化系統(tǒng)建設不完備、干部人事檔案信息化管理制度亟需健全、信息化人才培養(yǎng)力度不足，這些問題的存在對機關事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理工作質量產生了較大的影響。因此，必須進一步加強機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設力度，推動干部人事檔案管理的信息化和標準化，以此進一步增強機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理質量，助力于機關事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

1 機關事業(yè)單位努力推動干部人事檔案信息化管理的意義

干部人事檔案管理工作與機關事業(yè)單位干部職工的工資、晉升、職稱、退休養(yǎng)老均有著密切的關系，因而機干部人事檔案管理工作一直都是機關事業(yè)單位積極開展的一項工作。在《干部人事檔案工作條例》的要求下，機關事業(yè)單位對人事檔案信息化管理工作更加重視，真正意義上將干部人事檔案信息化管理工作視為一項硬指標和死任務來加以落實，由此而取得了良好的工作成效。總的來說，機關事業(yè)單位努力推動干部人事檔案信息化管理的意義集中體現(xiàn)在以下四個方面：1）通過加強干部人事檔案專項審核和集中管理力度，可以很大程度上杜絕違法、違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生，比如可以從源頭上去堵塞因為工齡和年齡所導致的一些違法違規(guī)行為，有助于營造一種公平、公正的工作環(huán)境和關系，這對于維護機關事業(yè)單位干部職工的切身利益有十分大的裨益。2）在干部人事檔案信息化建設和管理中，可以將傳統(tǒng)的紙質管理方式替換掉，檔案內容經過信息化處理后可以錄入信息系統(tǒng)，繼而形成完整的信息管理系統(tǒng)。在后續(xù)的干部人事檔案信息化管理中，工作人員可以很快捷、輕松的便查詢到干部職工的檔案信息，且可以即時閱覽、存檔和共享，這大大節(jié)省了工作人員的檔案查找時間，對提升檔案管理效率與質量均有重要的意義[1]。3）在以往的干部人事檔案管理中，因為檔案內容均是由干部職工本人來填寫，檔案中的字體、格式均有很大的不同，這非常不利于檔案信息的高效化管理。而在完成干部人事檔案信息化建設后，干部人事檔案的大小、格式、字體、內容均有統(tǒng)一的規(guī)定，信息化和規(guī)范化大大增強，檔案信息的利用率有很大的提升，這非常有利于干部人事檔案管理規(guī)范化。4）在干部人事檔案的紙質管理過程中，極易出現(xiàn)檔案信息不全、字跡模糊、閱覽不便利等問題，這對機關事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作尤為不利。在信息化背景下，干部人事檔案信息可以被數(shù)字化處理，干部人事檔案不會受到時間和外部環(huán)境的影響，且可以借助信息化技術來對干部人事檔案信息進行加密保護，大大提升了干部人事檔案信息保存與管理的安全性和持久性，讓干部人事檔案的基礎保障作用得到了強化和發(fā)揮。

2 當前階段機關事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理所存在的問題

2.1 干部人事檔案信息化管理制度不健全

對于干部人事檔案的信息化管理工作來說，其有著機密性強、政治性高的顯著特征，同時是一項長期開展的工作，這加大了干部人事檔案信息化管理的難度。基于此，機關事業(yè)單位要想確保干部人事檔案可以實現(xiàn)信息化管理，必須不斷去健全干部人事檔案信息化管理制度。但就目前來看，有較多的機關事業(yè)單位還未建設好干部人事檔案信息化管理制度，比如干部人事檔案的材料收集范圍、歸檔處理、轉遞流程沒有做出明確的規(guī)定，再比如信息化管理的責任劃分、監(jiān)督管理也存在一定的問題，影響了機關事業(yè)單位檔案信息化建設與管理水平[2]。

2.2 干部人事檔案信息化管理的基礎條件不完備

干部人事檔案信息化管理的基礎條件不完備集中體現(xiàn)在以下三個方面：1）干部人事檔案的信息化管理必須始終依托于良好的硬件設施和軟件設施，但有很多的事業(yè)單位因為受到自身經濟條件的影響，在實際開展干部人事檔案的信息化管理中存在著較多的問題，比如硬件設施配備不全、設備老舊，服務器、移動硬盤、打印機、電腦、掃描儀等設備均不同程度的缺乏，導致干部人事檔案信息化管理缺少基礎條件的支撐。2）檔案管理人員在人事檔案信息化管理中發(fā)揮著重要的作用，若是檔案管理人員的信息化素養(yǎng)較低，勢必無法積極有效的參與到干部人事檔案信息化的管理工作中。從當前階段諸多的機關事業(yè)單位檔案管理人員配備情況來看，從事檔案管理的人員具備較高信息技術素養(yǎng)的數(shù)量不多，一些工齡長的管理人員信息化素養(yǎng)普遍較低。3）雖然近年來干部人事檔案信息化建設與管理均得到了機關事業(yè)單位高度的重視，信息化管理模式也普遍被事業(yè)單位所接受，但因為受到資金的限制，導致機關事業(yè)單位投入干部人事檔案信息化建設與管理的經費有限，不利于干部人事檔案信息化管理工作的日常開展。

2.3 干部人事檔案安全管理能力亟需提升

基于機關事業(yè)單位人事檔案的特殊性，在干部人事檔案信息化管理中要始終重視安全性，要求機關事業(yè)單位必須制定好行之有效的安全管理制度。從當前機關事業(yè)單位干部人事檔案安全管理能力來看，有很多的機關事業(yè)單位還未建設好干部人事檔案的安全管理條例與制度。比如有一些機關事業(yè)單位沒有建立數(shù)字檔案加密及身份認證等安全保密機制，再比如一些機關事業(yè)單位沒有組織檔案管理人員開展檔案保密意識教育，未與檔案管理人員簽訂檔案保密協(xié)議，這導致檔案信息化管理過程中存在較大的安全隱患，檔案信息的安全無法得到強有效地保障。

3 強化機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的措施

3.1 健全干部人事檔案信息化管理制度

結合當前階段機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理制度建設中所存在的問題，機關事業(yè)單位要重點做好以下工作：1）機關事業(yè)單位要結合自身情況來成立干部人事檔案信息化建設與管理工作領導小組，定期召開專題會議分析日常管理工作中所存在的問題，并制定《檔案管理信息系統(tǒng)建設與管理方案》和跟蹤督導制度[3]。除此之外，要對干部人事檔案的材料收集范圍、歸檔處理、轉遞流程作明確的規(guī)定規(guī)范，以此動態(tài)掌握機關人事檔案信息化管理狀況。2）檔案管理人員在干部人事檔案信息化管理中發(fā)揮著關鍵性的作用，因而對檔案管理人員的工作成效開展監(jiān)督管理尤為必要。具體來說，機關事業(yè)單位要不斷健全責任制度、監(jiān)督制度和獎懲制度。在責任制度健全方面，要將人事檔案信息化管理的權責落實到具體的人員身上，建立責任制度，嚴防出現(xiàn)“無人管”和“多人管”的問題。在監(jiān)督制度健全方面，要對檔案管理人員的工作成效開展全過程和動態(tài)化的監(jiān)督，不斷增強檔案管理人員的責任意識和專業(yè)能力。一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在責任意識不強、工作頻頻出錯的情況時，要及時給予處理，以此強化干部人事檔案信息化管理的重要性。在獎懲制度健全方面，對日常工作負責、認真的檔案管理人員及時給予表揚和獎勵，樹立學習榜樣，營造良好的工作環(huán)境。3）機關事業(yè)單位要不斷去完善電子檔案管理制度，提升干部人事檔案信息化管理的規(guī)范化與有效化[4]。比如要建設好干部人事檔案的查閱權限制度，與查閱人員簽訂保密協(xié)議，在干部人事檔案的出入庫管理中要做好核查登記工作，以此來杜絕干部人事檔案信息泄露問題，始終確保干部人事檔案信息的安全。

3.2 做好干部人事檔案信息化管理基礎條件的完善工作

在干部人事檔案信息化管理基礎條件的完善工作中，要重點做好以下工作：1）機關事業(yè)單位要積極做好資金的規(guī)劃工作，結合實際情況積極爭取經費，應用于服務器、電腦、掃描儀、打印機、采編儀、刻錄機、移動硬盤等設備的采購中，確保干部人事檔案的信息化建設與管理工作可以有效開展。2）在干部人事檔案信息化管理工作中，機關事業(yè)單位要結合實際情況來配備專職檔案工作人員，細化分解好干部人事檔案信息化管理的權責，并做好定期的教育培訓工作，確保檔案管理人員可以認清楚干部人事檔案管理工作的重要性與必要性，繼而積極參與到干部人事檔案的信息化管理工作。另外，機關事業(yè)單位要與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，嚴守干部人事檔案信息化管理的“安全”紅線，充分確保干部人事檔案信息的安全[5]。3）干部人事檔案信息化管理是機關事業(yè)單位的一項重要工作，在機關事業(yè)單位后續(xù)的發(fā)展中起著十分重要的作用，但考慮到干部人事檔案信息化管理工作有著長期性和復雜性的特點。因此，機關事業(yè)單位要始終為干部人事檔案信息化管理工作配備足夠的資金，做好資金的規(guī)劃工作，并對資金的使用情況做好全過程和動態(tài)監(jiān)督，確保資金真正應用到了干部人事檔案信息化管理中。

3.3 提升干部人事檔案安全管理能力

為有效提升干部人事檔案安全管理能力，機關事業(yè)單位需要重點做好以下工作：1）建立數(shù)字檔案加密及身份認證等安全保密機制，對干部人事檔案的查閱、外借等設置嚴格有效的權限，限制開放內容，牢牢筑好干部人事檔案信息化管理的“防火墻”和“安全網”，始終確保干部人事檔案信息數(shù)據(jù)的安全。2）在干部人事檔案信息審核過程中要做到認真、細心和負責，正確認定干部職工的“三齡兩歷一民族一身份”信息，干部職工的入口材料、調轉材料等重要材料務必要做好全方位的審核，確保檔案信息完整、全面、真實，在此基礎上有力的去提升人事檔案信息化管理的安全能力[6]。3）在干部人事檔案信息化管理中，機關事業(yè)單位要為干部職工檔案建立數(shù)字化“副本”，嚴格執(zhí)行“雙檔管理”，以此有力的杜絕干部人事檔案信息涂改造假現(xiàn)象，確保干部人事檔案管理的安全性。

4 結語

干部人事檔案信息化建設與管理對機關事業(yè)單位的長遠發(fā)展意義重大，機關事業(yè)單位務必給予高度的重視，將其作為一項硬指標和死任務來完成。針對當前階段機關事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理工作中所存在的問題，機關事業(yè)單位要重點做好干部人事檔案信息化管理制度健全、完善干部人事檔案信息化管理基礎條件、提升干部人事檔案安全管理能力這三個方面的工作，不斷去提升干部人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化水平，助于機關事業(yè)單位的更好發(fā)展。