試論新時代民政檔案綜合管理體制改革與創(chuàng)新

劉燁璇

（衡陽市烈士陵園管理處，湖南 衡陽 421001）

1 引言

民政部門是社會治理體系的重要組成，承擔著重要的社會服務(wù)職能，是經(jīng)濟社會健康發(fā)展的關(guān)鍵主體。民政檔案是對民政工作的全面記錄，通過對民政管理中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)資料進行全面的收集整理，發(fā)揮檔案工作價值，為民間社會事務(wù)管理提供科學(xué)的依據(jù)。而現(xiàn)有的民政檔案管理模式已經(jīng)無法滿足民政事業(yè)發(fā)展需求，推動民政檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升，為民政工作開展提供基礎(chǔ)保障。

2 民政檔案的形成特點

民政工作體系較為繁瑣，涉及的民政工作主體較為豐富，民政檔案具有鮮明的特點，一是內(nèi)容的多元化，為滿足民間事務(wù)管理需求，民政部門結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，管理內(nèi)容較為寬泛，隨著社會治理體系的逐漸完善，民政業(yè)務(wù)范圍不斷拓寬，使得民政檔案內(nèi)容規(guī)模不斷增大，提升了檔案管理難度，需要對檔案資料進行科學(xué)的分類整理。二是檔案形成方式的多樣性，大多數(shù)民政檔案是在民政工作中直接形成，通過整理和歸檔等過程，形成完善的檔案資料。而部分民政檔案的形成具有較強的持續(xù)性，需要對相關(guān)的資料信息進行及時的收集，對相關(guān)資料進行及時的更新，保證檔案資料的時效性，對檔案內(nèi)容進行動態(tài)化調(diào) 整[1]。三是檔案載體形式較為多樣，信息技術(shù)在民政工作中得到廣泛的應(yīng)用，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)資料隨之出現(xiàn)，而紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案載體依然存在，需要對多種載體進行完善的管理，有效保證檔案資料的完整性。

3 新時代民政檔案管理要求

隨著現(xiàn)代化社會治理體系的不斷完善，對民政檔案管理提出了新的要求，特別是為適應(yīng)新常態(tài)下的經(jīng)濟社會發(fā)展形勢，作為社會公共管理服務(wù)體系的基礎(chǔ)構(gòu)成，民政部門要結(jié)合民政工作實際，對民政檔案工作進行科學(xué)優(yōu)化。一是要構(gòu)建完善的管理體制，民政部門管理主體較多，各個單位的檔案管理模式存在著一定的區(qū)別，需要建設(shè)完善的管理體制，充分整合管理資源，對檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，推動管理工作的高效推進。二是要推動管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，現(xiàn)有的檔案管理管理模式已經(jīng)無法滿足民政工作需求，需要檔案部門提升主動意識，優(yōu)化檔案工作思路，實現(xiàn)檔案管理模式的升級，有效提升檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，為民政工作開展提供檔案基礎(chǔ)[2]。三是要強化檔案資源的開發(fā)利用，提升檔案利用效率，優(yōu)化開發(fā)模式，推進檔案編研工作的高效開展，有效體現(xiàn)民主檔案價值。四是需要專業(yè)的檔案工作隊伍，發(fā)揮人才價值，為檔案工作開展提供人才基礎(chǔ)。

4 當前民政檔案管理現(xiàn)狀及其存在的問題分析

民政檔案管理是民政部門的重要工作內(nèi)容，對推動民政單位業(yè)務(wù)工作和管理活動的高質(zhì)量開展提供基礎(chǔ)保障。當前民政單位對檔案工作的重視和支持力度不斷提升，已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化管理體系的構(gòu)建，有效提升了檔案管理效率，為民政在開展提供有效支持。而在實際的檔案工作中依然存在著一些問題，制約著民政檔案工作質(zhì)量的整體提升。

4.1 缺乏完善的管理體制

民政檔案管理體制的科學(xué)構(gòu)建為檔案工作開展提供組織基礎(chǔ)，特別是改革的高效深化，民政治理體系逐漸完善，民政業(yè)務(wù)范圍不斷拓寬，各個管理主體的缺乏有效的協(xié)調(diào)，綜合管理體制建設(shè)較為滯后，各個管理主體職能設(shè)置不夠完善，檔案工作開展較為孤立，無法形成有效的合理，無法實現(xiàn)檔案管理效果的整體提升。同時部分單位對檔案工作的重視和投入力度不足，檔案管理意識較為薄弱，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為滯后，無法形成較好的管理效果[3]。

4.2 管理機制不夠健全

完善的工作機制為檔案工作開展提供制度基礎(chǔ)，而民政檔案的形式和管理具有較強的持續(xù)性，需要根據(jù)實際的工作情況對管理制度進行動態(tài)調(diào)整。而現(xiàn)有的管理機制較為固定，缺乏長效機制，對相關(guān)的規(guī)章制度缺乏及時的優(yōu)化，無法對管理工作形成有效的規(guī)范，不能保證管理制度的高效執(zhí)行。缺乏完善的協(xié)調(diào)機制，各個管理主體間缺乏有效的互動協(xié)作，檔案資源無法形成有效的共享和流通，影響檔案資料的完整性。審核機制不夠完善，對資料數(shù)據(jù)無法做到全面細致的審核，無法保證資料的真實有效[4]。

4.3 信息化水平不足

信息技術(shù)的運用能夠有效提升民政檔案管理效率，推動了檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型。而當前信息化程度相對不足，信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為滯后，對先進的信息設(shè)備和技術(shù)缺乏有效的引進利用，運維工作開展相對不足，對相應(yīng)的信息設(shè)備無法做到及時的更新和維護，制約著管理質(zhì)量的提升。同時紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)化水平相對不足，無法保證民政檔案的完整性，影響信息化管理效果。對信息安全缺乏有效的重視，管理活動中存在一定的安全風(fēng)險和隱患，容易受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的影響，造成檔案資料的破壞或是泄露等問題，無法為檔案管理提供安全的環(huán)境[5]。

4.4 檔案利用形式較為單一

民政檔案具有較強的利用價值，為民政管理和服務(wù)工作開展提供科學(xué)依據(jù)，民政檔案資源的科學(xué)開發(fā)利用是推動民政事業(yè)發(fā)展起到積極作用。而當前民政部門對檔案開發(fā)利用的重視相對不足，缺乏有效的資源和資金投入，檔案編研工作開展較為滯后，編研工作思路較為固定，無法結(jié)合實際的民政工作需求制定科學(xué)的編研主題，對檔案資源缺乏深入地挖掘。檔案利用形式較為固定，檢索機制不夠完善，影響服務(wù)效率和質(zhì)量，無法有效滿足使用需求。

4.5 管理隊伍建設(shè)較為滯后

檔案工作具有較強的專業(yè)性，需要管理人員具備較強的管理能力，而當前管理隊伍建設(shè)較為滯后，基層民政單位缺乏專職檔案工作人員，大多由其他崗位工作人員兼任，無法保證較好的管理效果。同時管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力存在不足，服務(wù)意識較為薄弱，培訓(xùn)教育活動開展不夠到位，無法保證管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。

5 新時代改革與創(chuàng)新民政檔案綜合管理體制的有效策略

5.1 構(gòu)建綜合管理體制

綜合管理體制的科學(xué)構(gòu)建對推動民政檔案管理質(zhì)量的提升起到積極作用，民政工作體系較為復(fù)雜，管理主體較為豐富，民政部門要強化主體責(zé)任，結(jié)合自身業(yè)務(wù)工作和管理運行情況，科學(xué)設(shè)置檔案管理部門，構(gòu)建完善的協(xié)調(diào)管理機制，形成各個檔案管理主體間的高效互動協(xié)作，形成有效的合力，推動管理資源的高效整合，準確把握民政的檔案工作情況，制定針對性的管理策略，對管理活動進行統(tǒng)籌規(guī)劃，提升民政檔案管理體制的科學(xué)性。要強化管理隊伍建設(shè)，科學(xué)配置專職管理崗位，積極引進專業(yè)人才，對管理人員進行全面的培訓(xùn)教育，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源和渠道優(yōu)勢，積極開展的線上培訓(xùn)活動，形成對各個單位檔案工作人員的全面覆蓋，推動管理人員素質(zhì)能力的整體提升，為民政檔案管理體制建設(shè)提供人才基礎(chǔ)。

5.2 健全管理機制

民政檔案部門要強化主體責(zé)任意識，構(gòu)建長效管理機制，對相關(guān)的規(guī)章制度進行動態(tài)化調(diào)整，構(gòu)建檔案運行機制，為管理體制建設(shè)提供制度基礎(chǔ)，對各個管理環(huán)節(jié)形成科學(xué)的規(guī)范，保證檔案法律法規(guī)和政策方針的高效落實，保證檔案工作的依法依規(guī)開展。要落實責(zé)任機制，對各個管理崗位的檔案職能進行科學(xué)設(shè)置，強化管理人員的責(zé)任心，保證管理機制的貫徹執(zhí)行。要完善審核機制，對民政資料信息進行全面審核，保證資料的真實性。要完善保密機制，制定科學(xué)的保密標準，對工作人員的權(quán)限進行合理設(shè)定，做好保密和解密工作，有效防止檔案資料的外泄，切實保證檔案安全。

5.3 強化信息化建設(shè)

統(tǒng)一的信息化管理平臺的科學(xué)構(gòu)建是完善民政檔案管理體制的構(gòu)建環(huán)節(jié)，大多數(shù)管理主體已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理模式的建設(shè)，管理部門要結(jié)合檔案工作需求，進一步推進信息化建設(shè)，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)對各個管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，為綜合管理體制建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。要強化信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化信息設(shè)備配置，搭建高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案資源共享和管理活動的協(xié)調(diào)開展提供基礎(chǔ)保障。要推進傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，保證檔案資料的完整性，有效提升管理效率，降低成本投入。要保證運維工作的高效開展，積極引進先進設(shè)備和技術(shù)，保證設(shè)備的正常運行，利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，提升系統(tǒng)運行效率。要強化信息安全管理，合理利用網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和技術(shù)，如利用防火墻技術(shù)對數(shù)據(jù)交互和訪問活動進行全面監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全威脅和風(fēng)險，有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅。

5.4 豐富檔案利用模式

完善的綜合檔案管理體制的構(gòu)建為檔案資源的開發(fā)利用提供了有效的條件，管理部門要借助體制優(yōu)勢，加強與各個管理主體的溝通協(xié)調(diào)，實現(xiàn)檔案資源和開發(fā)成果的高效共享，推動檔案價值的高效實現(xiàn)，為民政工作開展提供有效支持。要利用信息技術(shù)手段，建設(shè)數(shù)字化的檔案資料數(shù)據(jù)庫，對資料中的價值信息進行科學(xué)地提取，實現(xiàn)對資料的科學(xué)分類排序，有效提升檔案管理的科學(xué)性。

6 結(jié)語

民政檔案管理體制的科學(xué)構(gòu)建對推動民政工作高質(zhì)量開展起到積極作用，檔案部門要提升主動意識，結(jié)合民政工作需求，優(yōu)化檔案工作思路，推進信息化建設(shè)，拓寬檔案利用形式，推動檔案價值的高效實現(xiàn)。