我國科技檔案管理體制機制建設的政策建議

馬秋萍

（哈爾濱石油化工設計院，黑龍江 哈爾濱 150020）

隨著社會的發展與經濟的進步，科技在社會生活與生產中發揮著越來越重要的作用。其中，國民經濟的發展方向和社會各方面的建設都離不開基礎科技檔案的支持。我國科技檔案管理體制機制既要加強管理效率和質量，又要注重管理制度的建設和監督等，從而進一步使科技檔案可持續發展，不斷為社會發展提供動力。

1 科技檔案的重要價值

從宏觀的層次來分析，科技檔案有以下價值：

1）開發利用價值。開發利用價值是指科研人員可通過開發檔案資源和研究檔案內容來充分挖掘檔案資料的潛在價值。在科技檔案開發利用過程中，工作人員可參照原有科技檔案內容進行再次學習，并加以重復開發利用，為后期科研工作提供參考方案。

2）直接性復用價值。直接性復用價值特指科研工作者在工作中可直接參考科技檔案文獻，全面了解檔案內容，利用有價值的數據信息，避免重復性查找、核算與操作，以提高工作效率，從而簡化了很多工作流程，節約時間資金成本。

2 科技檔案管理體制概述

科技檔案管理是對資源進行深度整合排列，通過對利用者提供有價值的檔案實體及信息產品來為其工作服務。科技檔案管理工作的最終目的是開發科技檔案信息資源，為各行各業的發展提供服務，這決定了科技檔案管理具有重要的作用。當前，科技檔案管理主要分為兩個模式。一是傳統的科技檔案服務模式，二是網絡環境下的科技檔案信息服務模式。而科技檔案管理體制是對其進行管理整合，使其在使用中提高效率和服務能力。

3 應用科技檔案的意義

與其他檔案資料相比，科技檔案具有較高專業性，涉及范圍廣、信息種類豐富，有著極強的現實性和成套性。科技檔案通常由不同專業信息資料構成，為提高管理效率，需對具體資料進行分類整理；因專業類型較多，種類具有多樣性，檔案科技型特點突出；科技檔案圍繞單個科研項目進行，且形成一系列成套、有規律、相應的科技文件資料；科技檔案還具有較強的實用性，即使在歸檔后，也有很高的利用價值。在生產、科研、工程設計、基礎建設及企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占比例逐漸提高，地位也愈加重要。

4 科技檔案管理體制機制的問題

1）科技檔案管理思想意識落后。隨著當前市場競爭水平的不斷加劇，越來越多的單位管理者意識到了信息資源及科技的重要性，加強了對科技檔案的管理工作，但仍有部分領導對科技檔案的管理意識相對薄弱，在行動和觀念上難以轉變。主要表現在：首先對科技檔案管理工作缺乏正確的認識，將主要的工作精力集中于檔案的收集與保管，忽視了其真正的開發與利用價值。其次，重視紙質檔案的管理，忽略了對電子檔案的開發與利用。最后，科技檔案的管理方面重視科研項目的結項資料等結果性文件，忽視了對科研階段報告等過程性文件的收集與保護，管理工作過于片面化。

2）運行機制缺少科學性。檔案管理運行管理機制缺少科學性，對相關的制度落實也不是非常充分。這一點極大的阻礙了檔案管理工作的進行，從目前情況上來看還缺少相對合理的科學運行機制，例如：在一些項目的檔案管理過程中，負責人歸檔工作不夠及時，每一類科研項目的相應管理人員也未能按自己的歸檔義務進行信息化歸檔。這樣在后續的工作中勢必存在信息查找困難的問題，并且以上現象并未在管理體制中體現出來，項目負責人的檔案義務也就形同虛設，無法起到任何重要作用。

3）科技檔案具有較高的歸檔難度。科研工作本身具有較大的難度，所以很多科研人員經常出于保護自身知識產權的考慮，并不配合科研檔案的相關收集工作，并且也有將職務據為己有的私利想法。部分科研人員在科研項目進行完畢后，把很多重要內容留在自己手中，其中包括該科研項目的試驗方法以及相關數據，還有關的圖紙和關鍵技術等等，很多人普遍存在著不愿將這些技術公布出來的情況，甚至有可能提供虛假數據。對于檔案管理工作人員來說，這些專業的知識很少有所涉及，所以在歸檔工作中存在一些困難，并且也無法保證檔案的真實性。

4）科技檔案工作缺乏監督管理。當前，在新經濟市場體制與企業發展制度背景下，國家檔案局將原來對中國疾病預防控制中心等重要企業的直接監督、管理、檢查權轉交給了國務院國資委，這就使國家檔案局對科技檔案管理工作的監督管理監管力度大幅減弱，得不到企業單位及國家相關部門的重視，忽視了科技檔案管理這項工作所起到的重要作用，這便給科技發展帶來了較為不利的影響，從而使科技檔案管理工作的投資力度不斷減小，檔案管理工作的工作效率及公眾透明度逐漸降低等，這些都對科技檔案管理體制的改革創新起到了阻礙作用。

5 科技檔案管理體制機制建設策略

1）樹立新型的科技檔案觀。做好科技檔案工作的前提就是增強檔案意識，國家與各部門可通過不同方式來加強宣傳教育，不僅要從思想上重視科技檔案，同時還要將科技檔案歸入到實際日程中，讓各部門與員工共同進步，真正從行動上重視科技檔案工作。在過去，人們提到檔案首先想到的是一種憑證，該憑證是具有一定的法律價值，由于不同檔案應用的場合不同，所以應形成一套嚴格的制度，科技檔案有著很強的技術性，其中包含了大量的知識，是國家相關部門最重要的資產。我國科技領域及檔案領域正在努力樹立起檔案資產觀念，將此檔案納入國家資源管理中便于以后檔案的登記、查找等。科技檔案可通過開發來實現其價值，而科技檔案管理的最終目標也是為了更好地服務于科技生產、管理方面。在管理中要以用戶為中心將全部精力都投入到科技檔案開發中，充分滿足不同工作者需求程度，也使科技檔案得到更好的開發與利用。目前已將科技檔案開發利用率作為科技成果評價最主要的標準之一。對電子檔案的信任可通過宣傳教育讓人們意識到信息的易變性與識讀性，電子檔案也可與紙質檔案一樣作為證據被保存下來，因此我國應進一步修改完善檔案管理的相關法律制度，最終驗收其成果。

2）完善科技檔案管理制度。檔案室要制定并落實科技檔案管理制度，規范科技檔案管理流程，將其作為本單位的重要工作事項。（1）健全崗位責任制度。單位要明確檔案室及相關部門人員的檔案責任，落實崗位責任制和責任追究制度，強化單位全體人員的檔案意識。（2）健全檔案資料收集整理制度。檔案管理人員要積極參加各項科技活動，從源頭處做好檔案資料收集工作，如參加科研項目課題審定、科研成果鑒定、先進設備驗收等工作，以保證科技文件收集齊全完整。（3）健全檔案歸檔制度。檔案室要嚴格執行檔案工作法律法規，及時歸檔科技檔案資料，保證科技檔案歸檔與科技項目計劃進度、項目成果鑒定等各項工作相同步，提高檔案資料歸檔工作效率。（4）健全檔案驗收制度。檔案室要重視科技項目驗收中各項資料的歸檔，包括中期檢查表、結項申請表等，要求相關責任部門簽字蓋章，移交到檔案室，由檔案室按既定程序進行驗收，不斷提升科技項目檔案管理水平。

3）完善科技檔案管理監督體系。科技檔案工作管理必須要接受監督與管理。從國務院開始，各所屬的主管機關和省市自治區都要建立起相應的科技檔案機構，強化對企事業單位的科技檔案管理領導，這樣才能更好地接受上級部門的監督，如國家食品藥品監督管理總局、國家地震局、國家氣象局等的監督。每一種科技檔案管理工作可實施統一的管理，加強對所屬事業單位檔案管理工作的領導，從科技項目產品的產生、運行使用及最后的成果都要落實到監督檢查范圍內，禁止出現公有科技項目檔案被認定為私人知識產權不報、瞞報的情況。

4）明確權責關系。科技檔案管理過程中所涉及的人員和部門繁多，其中包含科技主管部門，還有檔案主管部門及科技項目承擔單位等。在眾多利益主體間，還需明確權利和職責關系。按我國當前現有的答案管理規定，科技管理方法與制度等，國家和地方檔案局科技項目承擔單位管理機構等可提出相應的科技檔案管理要求，并對下級單位進行監督、指導和檢查，接收相應的科技檔案移交工作。科技生產部門可按科技管理的相關要求進行檔案管理，并向科技管理部門移交檔案，理清檔案部門和科技管理部門及科技生產部門間的關系，更有利于進行科技檔案管理。另外，加強對科技檔案的信息化管理，針對不同的檔案資源要進行不同的電子檔案匹配工作，在這一過程中涉及紙質信息和電子信息的轉換，這必然會耗費一定的人力物力，若每一類檔案都進行電子化信息化存儲，就需建立起對應的電子檔案，分類做好歸檔，從而為日后的工作提供更大便捷，豐富資源的存儲目錄，在實際工作過程中也可強化查詢效率，緩解人工查詢所帶來的困難和工作壓力。

5）建立科技檔案管理的納入機制。科技檔案是重要的科技資源，應將科技檔案事業建設納入整個國家創新體系、國家知識創新工程建設中。同時加快健全共享服務管理模式，制定出相應的評價標準與獎懲方法，構建起國家財政與資金配置方法，利用這些資金可購置更多更好的科研儀器設備，防止出現重復購置及閑置浪費的現象發生，對加快建立統一管理數據庫與科技報告制度有很大幫助。在國家創新體系中，將科技檔案列入科技資源范圍內，從而實現科技檔案的科學配置與高效利用。21世紀是信息化、經濟化的時代，信息與知識的價值逐漸顯現出來，各個行業都在加快推進信息資源的利用與管理，檔案管理自完成以來經歷了從信息管理到知識管理，再從知識管理到知識服務的相應過渡，將科技檔案庫逐漸打造成本單位的知識庫與思想庫。

6）建立科技檔案資源共享機制。檔案室要積極推進科技檔案管理標準化建設，對科技檔案實施統一、規范、集中的管理模式。在網絡信息時代，檔案室還要積極引入先進的科技，加快檔案管理信息化建設，搭建起檔案資源共享平臺，加大對科技檔案的開發利用力度。檔案室要執行國家標準和行業標準，加強科技檔案元數據、電子檔案的標準化管理，確定電子檔案的保存要求及時限。單位要給予科技檔案管理標準化建設充分的支持，建設檔案知識庫，用以收集本單位產生的所有學術成果，規范檔案資源的分類與索引，允許單位內部員工通過互聯網查閱檔案。科技檔案知識庫要遵循共享知識資源的原則進行建設，單位可與本地區其他機構單位共同建立科技檔案知識庫，提高建設資源利用效率。此外，在信息化管理背景下，檔案室還要針對單位計算機系統中產生的大量科技檔案實施專門管理，實現計算機系統與檔案管理系統的對接，及時接收檔案信息，確保已接收檔案信息具備可讀性，使這些電子檔案分別由科研部門和檔案室共同保管。