芻議光伏發電工程檔案管理的現狀與應對

許 蔓

（華能日照電廠，山東 日照 276826）

市場經濟的發展伴隨著新興技術的誕生，社會的各行各業都需要緊跟時代步伐，改變原有的管理和工作模式，提高工作效率。光伏發電工程檔案管理工作擔負著巨大的社會責任，必須改變傳統的不良做法，用新的管理理念和管理手段創新管理形式，不斷提高檔案管理工作的有效性。

1 光伏發電工程檔案管理工作要求

光伏發電項目檔案管理包括崗位對檔案的日常管理與維護工作，以及項目文件的編排、整理、歸檔，以及驗收等。這類檔案管理工作的專業性更高，管理人員不僅需要具備較高的檔案管理能力，還需要了解光伏發電工程內容的類別和管理規范。在常規檔案管理中，管理人員要明確規范性引用文件的管理方式。規范性引用文件常見于電子文件、歸檔照片、檔案管理、企業檔案規范，以及國家重大建設項目文件歸檔等方面。除此之外，管理人員還要對項目檔案和電子文件進行系統的分類和整理，標注好檔號，以備檔案移交。常見的電子文件，包括光盤、磁盤、計算機移動硬盤等[1]。這些檔案儲存設備需要經過有效的管理，才能夠確保項目工程的正常運行。管理人員在分類整理的時候，要明確檔案的來源、內容、形式，針對實體性檔案更是要進行有效的分類、排列和編號，確保這些檔案能夠被有序的保存起來。檔案管理工作還涉及檔案的移交，各部門及單位的負責人員需要將整理完畢的檔案，在上級監督、審核后移交給檔案部門，進行統一管理。因此，檔案管理必須要實行統一領導，分層監督的形式，以確保檔案文件的安全性和完整性。

2 光伏發電工程檔案管理的崗位職責

為了確保項目檔案管理的安全性和有效性，必須落實嚴格的責任制度，并將這種責任制度與項目工程的常規管理相結合，將檔案管理的具體行為納入項目招標、合同制定、工程監督等各個環節。項目檔案管理必須要在領導的統一監管下合理的劃分職責范圍，各個部門能夠依據相應的崗位要求，對檔案進行歸類和整理，尤其是在檔案入檔和轉移的時候要保障監督機制的運行，確保檔案管理流程的規范化。除此之外，檔案管理部門還要依據相應的單位要求，對檔案的附錄進行歸檔，并移交到相應的部門。根據不同的部門特征，管理人員要對檔案管理職責進行有效的分類，比如在施工、調試部門，檔案管理工作能夠成為合同驗收和項目推進的載體。管理人員在調試文件后，會將相應的檔案提交給監理單位。

3 光伏發電工程檔案管理現存問題

3.1 忽視檔案管理的重要性

在檔案管理工作中，會出現對檔案重視不夠的情況。由于檔案管理工作制度不完善，部分管理人員以及領導干部錯誤地認識檔案的使用價值。大部分人都會認為檔案管理工作只是事務性的，無非關系到文件內容的抄寫和歸檔。因此，大部分檔案管理部門在企業和單位中都是非重要部門，其職能也被大家忽視。其實檔案管理工作內容繁雜，管理人員要處理的信息文件體量龐大[2]。故而，只將檔案管理工作歸納為不丟失文件，不泄露秘密，能在外界查檔的時候給予幫助，是對檔案管理工作的輕視。這種思想嚴重阻礙了檔案管理工作的有效進行。不同于一般的檔案，光伏發電工程檔案涉及更多的專業性內容，管理人員和領導干部必須要對相關檔案的保存和管理予與以高度的重視，以此確保光伏發電工程項目的順利進行。總之，忽視工程檔案管理工作的重要性必然會導致檔案管理工作人員意識淡薄，管理手段落后的問題。對此，檔案管理部門要以嚴格的管理制度和精細的工作方案，促進檔案管理工作的有序進行。

3.2 檔案管理制度不健全

檔案管理工作要求管理人員能夠對檔案進行有效的收集、裝訂、整理和歸類。檔案管理工作的重要性不容小覷。只有通過有效的管理手段才能提高檔案管理工作的系統性和有效性[3]。但是在管理中，很難確保管理人員具備良好的業務素質。針對檔案管理工作存在的具體問題，管理部門并沒有予以高度重視，忽視管理手段的革新，以及對業務人員能力的培訓。這些原因都會導致檔案管理類別混亂，文件歸屬不清的問題。檔案管理工作中常會接觸一些涉密文件，這些涉密文件關系到企業或是單位的機密信息，一定要妥善保管。一旦管理人員業務能力薄弱，就容易出現丟失和泄密的情況。針對這種情況，管理者要從管理制度和管理方式上找原因。造成這一現象的原因，極有可能是管理制度不健全。管理制度是確保檔案管理工作順利進行的基礎，只有明確管理制度的條目和要求，才能確保檔案管理工作的安全穩定。管理人員依據相應的制度也能夠有效避免不良行為的發生，提高自身的責任意識。反之，管理制度的不足和業務能力的薄弱都會導致檔案管理的不良后果。

3.3 管理人員業務水平低

檔案管理部門需要高素質的人才。目前，在部分文件檔案管理部門存在人才資源不足、業務不對口、人員流動性大的問題。從人才資源角度而言，檔案管理工作者需要具備專業的業務素質和技能，能夠明確檔案管理工作的具體流程和方式，在經受過專門的培訓之后，能夠快速的勝任當前的崗位。在日常管理中，管理人員能夠對檔案的分類和保管期限進行系統的記錄，以高度的責任心面對檔案歸檔和分類的具體工作[4]。由于檔案管理人才稀缺，檔案管理工作無法適應單位和企業的要求，時常出現錯誤。許多檔案管理人員身兼數職，并不是檔案管理專業出身，必須承擔自己并不熟悉的業務。這類管理人員明顯力不從心，在工作中往往會由于認識不清，理論基礎不扎實，而難以應對日常的檔案管理工作。再加上基層人數較少，大管理部門人員流動性較大。面對管理隊伍不穩定的情況，負責人也很難有效貫徹和執行檔案管理工作的具體制度，強化對業務人才的培養。種種弊端使得檔案管理專業人員在崗位上無法發揮應有的作用，最終嚴重影響檔案管理工作的進行。

4 提高檔案管理水平的可行性對策

4.1 借助信息化手段提高管理效率

現代檔案管理手段的應用已經成為影響社單位和部門發展的關鍵因素。隨著信息技術的不斷發展，現代檔案管理也要進一步實現信息化。在傳統的檔案管理工作中，常會出現信息查詢服務質量低的問題，不僅檔案管理工作的效率低，而且保密性差，給平時的管理和維護帶來很大的阻礙。信息技術的應用就可以有效彌補這些問題，讓檔案管理部門的工作人員從繁雜的工作中脫離出來，采用電子信息技術的手段，合理的做好平時的歸檔、管理和查閱工作[5]。為了便于檔案管理工作的進行，要構建檔案信息自動化系統，以計算機技術為依托，將檔案的內容錄入到電腦之中。工作人員在對管理系統進行操作的時候就可以快速的查找信息，增補檔案的內容，同時也能更好地確保檔案的安全性。檔案涉及的信息十分龐大，根據不同單位、不同項目類別和不同崗位要求對檔案進行歸類是極為艱難的，但是有了檔案管理信息自動化系統，就可以輕易解決這些問題，最終實現光伏發電項目檔案管理的現代化。

4.2 檔案管理模式的融合發展

面對上述問題，光伏發電項目檔案管理工作的模式亟待改變。為了有效確保光伏發電項目檔案管理工作的正常運行，新時期的檔案管理模式體現出融合性的特點。在傳統模式中，光伏發電項目檔案會受到多個部門的管理，比如單位的檔案部門、領導集團和其他業務單位等[6]。這些部門為了確保工作流暢性，會按照項目的特點轉移檔案。這種管理模式在一定程度上降低了光伏發電項目檔案管理的實效性，也限制了工作的效率。由于這一體制使用的時間較長，無法快速的改變這些弊端，因此傳統的檔案管理模式在一定時間內會堅持使用，并與新的檔案管理模式呈現并行的狀態。現代檔案管理模式是在市場經濟發展要求下所產生的，更具開放性，在人性化的管理手段下，人們能更好地了解光伏發電項目檔案管理的具體工作。因此，二者的有效結合讓新舊光伏發電項目檔案管理模式得以克服自身弊端，互相借鑒。

4.3 提高專業人才的培養水平

人才是行業發展的關鍵。在光伏發電項目檔案管理部門也必須要發揮人才的引導性作用。檔案管理人員必須要來自專業化的隊伍，具備豐富的業務知識，在檔案管理中能夠結合自身的優勢提高檔案管理的品質[7]。為了更好地引進人才企事業單位必須要構筑人才資源庫，對資源庫內的人才進行分級培養。對于那些業務能力較弱的人員要進行集中的培訓，重點突破業務能力不足的問題。而對于業務能力較強，發展后勁足的管理人員，則要進行系統性的培養，根據不同人才的特點和工作能力的強度，制定有效的培訓課程。通過網絡培訓或是實體培訓的形式給光伏發電項目檔案管理人員提供二次學習的機會。通過這種方式搭建人才培養的平臺，讓光伏發電項目檔案管理人員能夠發揮應有的作用，在崗位工作中實現個人的價值。由此可見，人才驅動是促進檔案管理工作開展的必要手段，在新經濟政策推行的背景下，人才必須要占領時代發展的新高地，推動企事業單位的發展和社會的進步[8]。

5 結語

光伏發電項目檔案管理是單位的基礎性工作，關系到項目檔案管理的科學化和現代化。在市場經濟不斷發展的情況下，傳統的光伏發電項目檔案管理辦法已經很難滿足現代工作的要求，也不適應時代發展的趨勢。因此，必須要重新改變管理中的責任歸屬、業務模式等問題。光伏發電項目檔案管理辦法的制定要結合時代發展的因素，改變管理的基本條件和途徑，培養更多的專業化人才。