干部人事檔案管理規(guī)范化探究

馮 旭

（包頭市委組織部干部人事檔案中心，內(nèi)蒙古 包頭 014060）

干部人事檔案管理工作是我國黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位以及軍隊(duì)等集團(tuán)干部人事管理中的重要工作部分，只有將干部人事檔案管理進(jìn)行規(guī)范化改革優(yōu)化才能更好地保障各單位順利開展相關(guān)的人事管理工作。特別是我國的人口特征具有人口分布廣、流動性強(qiáng)的特征，在這種背景下規(guī)范干部人事檔案管理更是刻不容緩。

1 規(guī)范干部人事檔案管理的意義

我們黨在解放前因所處的時(shí)代環(huán)境影響導(dǎo)致認(rèn)識檔案建立并不完善，也未建立專業(yè)的干部人事檔案條規(guī)。隨著時(shí)代發(fā)展和國家需要，出現(xiàn)了“干部”群體身份“干部人事檔案”應(yīng)運(yùn)而生，并相繼出臺了一些管理規(guī)定。新時(shí)期下，黨對干部人事檔案工作達(dá)到了空前重視的程度，中央于2018年11月出臺了《干部人事檔案工作條例》，用以規(guī)范干部人事檔案管理工作。

干部人事檔案是以干部本人姓名為單位的，以個(gè)人成長發(fā)展過程中產(chǎn)生的反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷、思想作風(fēng)、能力業(yè)績、晉升待遇等各種材料的集合體。是我們黨和國家、企事業(yè)單位以及軍隊(duì)等集團(tuán)選拔干部、任用人才的重要依據(jù)。它記錄了個(gè)人在社會活動中的重要經(jīng)歷，任職情況、獎勵、懲罰、組織關(guān)系的變動等等都會反映在每個(gè)人的檔案之中，這份檔案具備著很強(qiáng)的公信力，對于個(gè)人和單位來說都是需要仔細(xì)保存的資料。對于黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)等單位來說，干部人事檔案更是組織進(jìn)行人才培養(yǎng)和選拔調(diào)度的關(guān)鍵依據(jù)。因此一個(gè)規(guī)范的干部人事檔案管理制度是非常有必要的。管理好干部人事檔案是一個(gè)單位應(yīng)該擔(dān)負(fù)的社會責(zé)任，人事檔案的管理效率和規(guī)范與否直接影響著單位的效率。

2 干部人事檔案管理工作的不足之處

干部人事檔案是單位對干部進(jìn)行評價(jià)選拔的一個(gè)重要因素，它反映了一個(gè)人的能力、素質(zhì)等很多方面的問題，因此干部人事檔案關(guān)乎著每個(gè)人的職業(yè)生涯。但是在現(xiàn)階段，我國的一些黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)等單位對于人事檔案管理的重視程度還不夠，很多單位還沒有充分認(rèn)識到人事檔案管理對于員工乃至單位的影響。以下是一些常見的在干部人事檔案管理過程中出現(xiàn)的不足之處。

1）缺乏對干部人事檔案管理工作的重視。缺乏對于干部人事檔案管理的重視是目前在單位檔案管理中最為常見的一個(gè)問題。在一些單位，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和員工過于忽視干部人事檔案的管理，在這一工作方面的資金投入難免就會減少，這就是的一些檔案管理室的設(shè)施條件比較落后，甚至存在著不小的安全問題。比如很多事業(yè)單位用于存儲檔案的辦公室就缺乏相應(yīng)的防盜設(shè)備，檔案柜也是不帶鎖的簡易柜門，更不用說現(xiàn)代化的防盜裝置了。另一方面管理檔案的工作人員的工作負(fù)責(zé)程度還有待加強(qiáng)，如果連管理檔案的直接工作人員都缺乏檔案管理工作的相關(guān)知識和責(zé)任感。檔案是需要進(jìn)行規(guī)范化管理的資料，一旦檔案管理失去秩序就會導(dǎo)致檔案丟失、尋找困難等等情況出現(xiàn)。因此凡是涉及干部人事檔案管理的單位應(yīng)該加強(qiáng)對于單位人員的培訓(xùn)，使得單位管理人員充分理解到干部人事檔案對于每個(gè)人的重要性，只有這樣才能讓工作人員不斷加強(qiáng)在檔案管理工作上的關(guān)注度，加快單位內(nèi)部在現(xiàn)有檔案管理工作流程上的優(yōu)化，才能使得干部人事檔案這一重要資料能夠在人才培養(yǎng)和選拔中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2）歸檔時(shí)資料不夠完整、規(guī)范。在新形勢下，嚴(yán)格干部人事檔案審核，提升干部人事檔案規(guī)范化管理水平，充分發(fā)揮干部人事檔案的作用，是當(dāng)前干部人事檔案工作的重要課題[1]。干部人事檔案的歸檔存儲有自己一套嚴(yán)格的流程，管理人員必須依照流程來確認(rèn)資料是否齊全、有無歸檔價(jià)值，真實(shí)性是否可靠，資料的格式是否正確，是否可以進(jìn)行下一步歸檔處理等等。只有將這些情況都確認(rèn)無誤后才可以進(jìn)行干部人事檔案的歸檔儲存。如果檔案管理人員由于疏忽導(dǎo)致資料在存在問題或者不齊全的情況下就進(jìn)行歸檔，就會導(dǎo)致后續(xù)檢查材料時(shí)發(fā)現(xiàn)資料不齊全、不真實(shí)、不規(guī)范等問題，這樣就使得檔案中資料的完整性、公信力大打折扣，甚至?xí)o檔案本人的工作調(diào)動、職務(wù)升遷、組織考察等造成不全面甚至不好的影響。在接收檔案資料時(shí)還有一個(gè)需要注意的問題就是要檢查檔案材料的來源，目前我國的檔案資料還僅僅只記錄了比較重要的事件節(jié)點(diǎn)，比如升學(xué)、參加工作、職務(wù)調(diào)整等，這些情況記錄往往比較寬泛，所以對于干部檔案管理的相關(guān)人員來說，努力拓展干部信息的收集渠道是做好干部人事檔案管理工作的重要加分項(xiàng)。對于那些檔案中內(nèi)容模糊、格式不對的資料，檔案管理人員要對其進(jìn)行及時(shí)地做出整理鑒別，在最大限度上保證檔案的公信力和真實(shí)度，使得單位和國家能夠根據(jù)檔案充分地了解一個(gè)人的情況。

3）檔案功效存在局限性。干部人事檔案對于一個(gè)黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)以及軍隊(duì)等單位來說，它發(fā)揮的功能就是根據(jù)干部的“三齡兩歷一身份”進(jìn)行篩查或者考核，但是檔案中的記錄只有關(guān)鍵環(huán)節(jié)的升學(xué)、工作、入黨等節(jié)點(diǎn)，而缺乏對于檔案所反映人物的性格、素質(zhì)等的記錄，這一點(diǎn)容易導(dǎo)致從檔案中篩選的人物在實(shí)際工作中可能并不符合工作的要求。一個(gè)規(guī)范的干部人事檔案管理應(yīng)該追求更加多元化的檔案使用價(jià)值，做到把工作中的德能勤績廉、生活中的興趣愛好性格等都在檔案中有所體現(xiàn)并在使用時(shí)有所借鑒，比如一些崗位需要優(yōu)秀體能素質(zhì)、細(xì)心沉穩(wěn)的干部，單位根據(jù)檔案進(jìn)行篩查時(shí)就能知道哪一些人的體能素質(zhì)比較優(yōu)秀、性格穩(wěn)健，是否合適這個(gè)崗位，這時(shí)如果檔案中具備這樣一些比較典型的能夠反映方方面面的記錄就能讓檔案發(fā)揮更大的作用。但事實(shí)上是有局限性的，很難做到全面真實(shí)地為干部準(zhǔn)確畫像。

3 加強(qiáng)干部人事檔案管理規(guī)范化的策略

1）更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今，干部人事檔案實(shí)施檔案數(shù)字化管理是一個(gè)非常好的方式，不僅可以提升管理人員的工作效率，更可以利用電子設(shè)備來使整個(gè)檔案管理過程趨向規(guī)范化。因此檔案管理人員首先要認(rèn)識到科技所帶來的先進(jìn)管理手段能夠大大提升以往的工作效率并主動樹立緊跟時(shí)代的檔案意識，改革優(yōu)化以往人工管理干部人事檔案的方式，利用數(shù)字方式將干部人事的檔案加工為可見的數(shù)字資源，而不像以往只是簡單的進(jìn)行紙質(zhì)存檔。每一個(gè)人的檔案都是國家寶貴的人才財(cái)富，如果管理人員采取先進(jìn)的數(shù)字化管理方式，則會起到事半功倍的效果。在規(guī)范化上，數(shù)字化管理使得管理人員在存檔時(shí)只需要輸入對應(yīng)的信息，如果信息錯誤或者有缺失，管理系統(tǒng)則會及時(shí)提醒管理人員核對信息。

2）加強(qiáng)制度建設(shè)。在國家已有的法律、條例的框架下，根據(jù)日常管理工作需要，應(yīng)該不斷制定、完善各種有利于工作的規(guī)章制度，用制度來規(guī)范干部人事檔案管理工作行為是最有效、最捷徑的辦法。需要制定的規(guī)章制度有很多，比如日常查借閱制度、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度、資料收集歸檔制度、保密制度、檢查統(tǒng)計(jì)制度、鑒別整理審查規(guī)定、歸屬流向規(guī)定、工作流程、檔案管理人員職責(zé)等等。這些制度、規(guī)定都是日常管理必須用到的，沒有規(guī)矩不成方圓。尤其是比較大的管檔單位，要想做到規(guī)范化管理，沒有規(guī)章制度的約束是不可想象的。

3）合理制定工作目標(biāo)。當(dāng)下社會要求我國人事管理對干部人事檔案的管理工作，應(yīng)當(dāng)結(jié)合干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)，對干部檔案管理工作適當(dāng)規(guī)劃，保證干部人事檔案的規(guī)范化管理[2]。干部人事檔案的規(guī)范化管理是一個(gè)長期的過程，因此在這個(gè)過程中就需要設(shè)立一些合理的短期以及中長期目標(biāo)。中長期目標(biāo)的設(shè)立需要基于總體情況來考慮，盡量做到為以后的管理留下發(fā)展和擴(kuò)充的地方，最重要的是長期目標(biāo)需要遵循減少無用資源的原則。而短目標(biāo)則需要考慮可實(shí)施性，管理人員需要按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求來對干部人事檔案進(jìn)行歸類和整理，然后進(jìn)行規(guī)范化的編號收錄。這份工作非常需要工作人員的耐心和細(xì)心，對于不同時(shí)期檔案的數(shù)據(jù)處理也要根據(jù)實(shí)際情況來開展工作。另外對于已有的紙質(zhì)干部人事檔案，可以采取分級別劃時(shí)代、先重點(diǎn)后一般的做法對比較有價(jià)值的干部人事檔案先轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案；由于經(jīng)費(fèi)不足等原因,還可以采用先在職后退休的順序?qū)Ω刹咳耸聶n案進(jìn)行數(shù)字化處理。對于一些人員調(diào)動但是人事檔案沒有遷移的情況要及時(shí)做出處理以避免資源冗余或者浪費(fèi)。

4）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。一個(gè)規(guī)范化的干部人事檔案管理流程中需要進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作就是建設(shè)一個(gè)良好的儲存設(shè)施。例如配有合理有序標(biāo)記的密集架檔案柜、具有防盜效果的保險(xiǎn)文件柜等，隨著時(shí)代的發(fā)展必要時(shí)還要為電子檔案配備防磁柜、數(shù)據(jù)庫等設(shè)施，這些設(shè)施在儲存檔案的過程中是必不可少的。在這些基礎(chǔ)設(shè)施的配置上可以采取重要設(shè)施先添置、后續(xù)設(shè)施慢慢更新?lián)Q代的策略。在設(shè)施的選擇上也要按照所存放檔案的具體情況來進(jìn)行考慮，對一些具有重要意義和價(jià)值的干部人事檔案應(yīng)該配置帶有保險(xiǎn)措施的儲存設(shè)施，對于一些普通的干部人事檔案則可以選擇普通的設(shè)施來儲存。此外對于檔案室也要進(jìn)行相關(guān)的維護(hù)，比如安裝防盜窗、消防設(shè)施等，做好溫度、濕度的日常監(jiān)控、調(diào)節(jié)，認(rèn)真落實(shí)干部人事檔案管理的“八防”設(shè)施要求，這些設(shè)施不僅僅是為了規(guī)范化檔案室的管理，更是對干部人事檔案安全和人員健康的必要保障措施。

5）重視人員培訓(xùn)。干部人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)的工作，它需要管理人員具備扎實(shí)的檔案管理能力，檔案管理不僅僅是對干部人事檔案進(jìn)行歸檔收納，更重要的是對檔案進(jìn)行歸類、整理，讓檔案在擺放時(shí)井然有序，在查詢的時(shí)候能夠最快時(shí)間內(nèi)找到對應(yīng)的檔案。除此之外還需要管理人員具備自主學(xué)習(xí)的能力，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下能夠迅速采用新的數(shù)字化管理來規(guī)范檔案管理工作。單位要對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，不僅要幫助他們深入了解各種有關(guān)于檔案數(shù)字化存儲和管理的操作知識并展開相應(yīng)培訓(xùn)，確保操作人員在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)不會對檔案或者設(shè)施有所損壞，更重要的是在平時(shí)要組織一些檔案管理人員的思想和工作方式培訓(xùn)，讓檔案管理人員在培訓(xùn)中逐漸加深對于干部人事檔案管理的重視程度并更好地掌握檔案管理的工作方法，以便更好地勝任工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，干部人事檔案的管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，它不僅僅能幫助各單位充分了解單位人才的信息從而能夠更好地對人員進(jìn)行管理和任用，也可以讓這些信息更加充分地被國家所掌握并更好地為社會服務(wù)。我國干部人事檔案的工作當(dāng)前急需擺脫以往管理方式的弊端并轉(zhuǎn)而進(jìn)行規(guī)范化管理，所以這也給干部人事管理工作帶來了新的機(jī)會，只有干部人事檔案管理人員和部門充分認(rèn)識到干部人事檔案管理的規(guī)范性，才能讓我國的人事檔案管理工作越來越規(guī)范。