縣級財(cái)政檔案管理存在的問題與對策研究

王文媞

（河南省駐馬店市遂平縣財(cái)政局，河南 駐馬店 463100）

隨著財(cái)稅體制改革的不斷深入，縣級財(cái)政檔案管理在財(cái)稅體制改革中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，能有效推動(dòng)縣級財(cái)政檔案規(guī)范化管理和深入建設(shè)，促使財(cái)政檔案管理不斷趨于制度化，加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作緊迫性日益凸顯。分析縣級財(cái)政檔案管理問題，能夠開展雙基建設(shè)工作、促進(jìn)縣級財(cái)政朝著科學(xué)化、合理化以及嚴(yán)謹(jǐn)化發(fā)展，最大程度發(fā)揮縣級財(cái)政職能的價(jià)值與作用，鞏固基層政權(quán)、提高縣級服務(wù)水平，推動(dòng)縣區(qū)經(jīng)濟(jì)社會統(tǒng)籌發(fā)展，其具有長遠(yuǎn)性。

1 縣級財(cái)政檔案管理的概念和特征

縣級財(cái)政檔案是指在發(fā)展和建設(shè)過程中對其財(cái)政、稅收和經(jīng)濟(jì)的記錄，社會經(jīng)濟(jì)的真實(shí)反映，也是各級領(lǐng)導(dǎo)層和部門在分析歷史經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，制定未來發(fā)展計(jì)劃、開展后續(xù)工作的重要數(shù)據(jù)信息支撐。各級領(lǐng)導(dǎo)層、財(cái)政與檔案部門必須提高對財(cái)政檔案管理工作重視程度，在貫徹落實(shí)相關(guān)政策的基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化管理內(nèi)容[1]。

縣級財(cái)政檔案工作是縣級財(cái)政部門整體管理工作中非常關(guān)鍵的一部分，主要有以下幾個(gè)特征：一是真，在開展縣級財(cái)政檔檔案工作時(shí)，一定要保證其檔案資料具有真實(shí)性，堅(jiān)持實(shí)事求是原則，確保檔案和資料必須是真實(shí)、精準(zhǔn)的，不能虛造也不能作假；二是全，就是在開展縣級檔案工作時(shí)，一定要保證檔案資料具有完備性和全面性，要收集各個(gè)時(shí)間段、各個(gè)領(lǐng)域和方面、各級單位和部門的檔案資料，并且還有要根據(jù)時(shí)間、性質(zhì)和用途的進(jìn)行分類、整理，避免在管理和保存過程中出現(xiàn)丟失和遺漏等問題，如有收集新檔案要及時(shí)補(bǔ)充；三是活，在開展此工作時(shí)，一定要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)調(diào)整原則，靈活改善和優(yōu)化管理策略，如果財(cái)政信息發(fā)生了變動(dòng)，要及時(shí)完善；四是密，檔案管理工作的核心要求之一就是安全性和機(jī)密性，根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定，任何人不能隨時(shí)隨地查閱和泄露檔案資料，如果需要查閱和應(yīng)用，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)程序。

2 縣級財(cái)政檔案管理的現(xiàn)存問題

2.1 主體權(quán)責(zé)不明，工作人員素質(zhì)較差

首先就是縣級財(cái)政檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)和管控模式不具有一致性，財(cái)政檔案管理機(jī)構(gòu)在開展管理工作時(shí)，認(rèn)為檔案工作的實(shí)質(zhì)就是保存縣級財(cái)政歷史的工作，其具有歷史保護(hù)性。如今縣級財(cái)政工作人員比較少，工作量大，在財(cái)力緊張局勢下，不能認(rèn)識到財(cái)政檔案管理工作的重要性[2]。其次就是財(cái)政檔案管理職能規(guī)定不夠明確，在建設(shè)縣級財(cái)政檔案過程中，我國相關(guān)法律政策明確劃分了其職能范圍。但是隨著財(cái)政檔案改革政策推進(jìn)，縣級財(cái)政檔案管理職能發(fā)生了很大的變化，其職責(zé)范圍擴(kuò)大，導(dǎo)致本職工作更加被動(dòng)、敷衍，既不能貫徹落實(shí)相關(guān)政策法規(guī)，也不能充分發(fā)揮財(cái)政檔案管理職能的作用和價(jià)值。最后就是縣級財(cái)政檔案管理的屬性不夠明確，在開展財(cái)政檔案管理工作過程中，常常會忽視會計(jì)檔案。部分人認(rèn)為將財(cái)政檔案保存在縣級政府中就足夠了，自己不需要單獨(dú)存檔。導(dǎo)致關(guān)于財(cái)政的策劃、總結(jié)、報(bào)告、預(yù)算資料以及人員資料非常容易丟失，甚至一些工作人員會單獨(dú)持有資料，在出現(xiàn)工作調(diào)動(dòng)時(shí)將其帶走。并且負(fù)責(zé)財(cái)政檔案管理的人員一般都不具備檔案管理專業(yè)知識，專業(yè)素質(zhì)及技術(shù)能力可能無法滿足工作要求。同時(shí)如今財(cái)政檔案管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展，要求工作人員必須掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，但是如今大部分工作人員只能基礎(chǔ)操控計(jì)算機(jī)，無法滿足現(xiàn)代財(cái)政檔案管理工作的要求[3]。

2.2 無法建立健全的管理體制，信息化滯后

縣級政府在財(cái)權(quán)和事權(quán)方面缺乏統(tǒng)一性，在相關(guān)政策法規(guī)的規(guī)定下，部分支出需要當(dāng)?shù)刎?cái)政有明顯的增長變化，但是此種增長變化又超過了縣級財(cái)政現(xiàn)有能力和范圍。同時(shí)為了促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提高人們生活水平，政府需要持續(xù)推出新方案，要求縣級財(cái)政提供與之相適應(yīng)的比例資金，這樣增加了縣級財(cái)政的壓力。預(yù)算編制也缺乏科學(xué)性和合理性，其編制具有粗放性，在執(zhí)行過程中不能被約束，監(jiān)督力度弱、資金配置不夠透明、決策資料缺乏真實(shí)性。并且還存在收支困難等問題，因?yàn)椴煌貐^(qū)擁有不同的發(fā)展資源、基礎(chǔ)并且各縣之間的差異也比較明顯，能夠直接體現(xiàn)在財(cái)政收支上。擁有工業(yè)以及自然資源豐富的縣比以農(nóng)業(yè)為主的縣發(fā)展快、優(yōu)勢強(qiáng)、財(cái)政供養(yǎng)壓力小。但是大部分縣沒有制定科學(xué)、完善的財(cái)政檔案管理制度，也沒有合理的工作程序。其操作缺乏科學(xué)性，不能制作電子檔案，也會出現(xiàn)電子檔案存在環(huán)節(jié)出現(xiàn)遺漏、丟失等問題[5]。

2.3 管理?xiàng)l件差，經(jīng)費(fèi)不足

如今雖然財(cái)政檔案管理活動(dòng)逐漸趨于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，雖然改善了管理?xiàng)l件，但是仍存在辦公環(huán)境差、手段滯后以及能力弱等問題，削弱了管理職能價(jià)值和作用。第一是辦公設(shè)施比較陳舊，縣級財(cái)政檔案管理辦公面積小，甚至一些管理人員沒有固定的辦公場所，辦公設(shè)施陳舊。同時(shí)還缺少管理費(fèi)用，對其投入資金不足、途徑不夠完備，難以提供建設(shè)資源。再加上其投資缺少連續(xù)性，大部分資金都來自一次性補(bǔ)助，不能促進(jìn)財(cái)政檔案建設(shè)和管理朝著規(guī)范化、制度化發(fā)展，不能保證縣級財(cái)政檔案管理工作順利開展。甚至一些檔案還被存放在辦公室內(nèi)中沒有專門的存放庫房，其不僅降低了存放的安全性，還不重視防潮、防火、防塵等工作。

3 縣級財(cái)政檔案管理的優(yōu)化策略

3.1 加強(qiáng)檔案的專人管理

欲加強(qiáng)縣級財(cái)政檔案管理的規(guī)范性，就一定要從管理人員方面入手，應(yīng)充分落實(shí)檔案的專人專崗制度，避免檔案管理工作由兼職人員落實(shí)，從而導(dǎo)致檔案管理工作的混亂現(xiàn)象。強(qiáng)化檔案工作培訓(xùn)，建立高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識，不斷夯實(shí)檔案管理人才基礎(chǔ)。一方面要提高財(cái)政檔案管理部門的準(zhǔn)入要求，提高學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，招納專業(yè)且高素質(zhì)的工作人員。另一方面要對老員工進(jìn)行再培訓(xùn)，要引進(jìn)先進(jìn)的財(cái)政檔案管理理念、提高管理技術(shù)和能力，以此提高此工作的專業(yè)性。并且還要根據(jù)新時(shí)代要求以及現(xiàn)代化縣級財(cái)政檔案管理需求，增加信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，結(jié)合檔案局、檔案館人員，邀請專家或者專業(yè)的技術(shù)人員開展技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)教學(xué)，以此提高員工的熱情和積極性[6]。

3.2 建立科學(xué)的檔案管理制度

如今現(xiàn)代化縣級財(cái)政檔案管理已經(jīng)是必然趨勢，相關(guān)部門必須及時(shí)制定和完善符合現(xiàn)代化需求的檔案管理制度。第一要提高計(jì)算機(jī)的安全性，做好保護(hù)工作，通過電子檔案管理提高財(cái)政檔案管理的效率和質(zhì)量，讓財(cái)政檔案更加安全。第二要嚴(yán)格落實(shí)檔案管理的程序與環(huán)節(jié)，要制定科學(xué)性、合理性以及嚴(yán)謹(jǐn)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，以免縣級財(cái)政檔案出現(xiàn)遺落或者篡改等問題。在管理上一定要分門別類，不同檔案應(yīng)在歸檔上作出區(qū)別，統(tǒng)一落實(shí)檔案的規(guī)劃和管理工作，在最終完成電子檔案接收之前，由工作人員基于歸檔標(biāo)準(zhǔn)體系要求，對檔案進(jìn)行分類，防止出現(xiàn)亂歸檔的工作亂象。

3.3 推進(jìn)電子檔案管理

財(cái)政檔案管理方式，同樣也需要本著與時(shí)俱進(jìn)的思想，加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和利用，從而提高財(cái)政檔案管理服務(wù)質(zhì)量。縣級財(cái)政部門要強(qiáng)化信息化管理意識，應(yīng)積極開發(fā)電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過掃描將檔案錄入到數(shù)據(jù)庫中，簡化管理手續(xù)，提高管理安全。著力提升辦公電子化水平，重視各具有管理參考價(jià)值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數(shù)字化搜集、存儲、管理、維護(hù)，實(shí)現(xiàn)文件收發(fā)管理電子化登記工作，為進(jìn)一步提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量奠定根基。

需要注意的是，提高財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化水平，不代表將傳統(tǒng)工作方式徹底拋棄，而是要在利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，完善財(cái)政檔案資料的收集、整理、歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)，并加強(qiáng)歷史檔案的保密和保管，實(shí)現(xiàn)管理工作規(guī)范水平的提升。財(cái)政檔案管理工作應(yīng)重視人員主觀能動(dòng)性的發(fā)揮，為不同檔案文件分門別類，提高整理工作的規(guī)范性，保證檔案管理工作效率達(dá)到要求[4]。

為保證電子檔案的安全性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的身份驗(yàn)證，或利用防火墻技術(shù)或入侵檢測技術(shù)，防止系統(tǒng)被外界病毒入侵。平時(shí)工作人員應(yīng)重點(diǎn)對用到的電子檔案加強(qiáng)檢查，并對載體做維護(hù)。在保養(yǎng)載體的同時(shí)，還需要對檔案可靠性進(jìn)行監(jiān)測，避免發(fā)生檔案信息丟失或被篡改的現(xiàn)象。

3.4 規(guī)范檔案查閱

縣級財(cái)政各項(xiàng)基礎(chǔ)工作中，檔案管理工作是不容忽視的關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)際工作中，檔案查閱可以為工作中的問題，提供解決思路。在檔案查閱時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)按照制度要求和規(guī)范的流程，正確調(diào)閱有關(guān)檔案。具體來說，主要有以下幾項(xiàng)：首先，須出示個(gè)人證件和單位憑證，完成《檔案查閱登記表》的填寫，檔案摘錄部分應(yīng)當(dāng)和原文保持一致，不能在其中加入個(gè)人意見。另外，應(yīng)重視對檔案的愛護(hù)，不能出現(xiàn)污損、折疊、撕裂等情況。最后，檔案查閱應(yīng)全程在閱覽室進(jìn)行，不能擅自將檔案帶走。

3.5 推進(jìn)檔案管理精細(xì)化

嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)配備滅火器、消防栓等設(shè)施，滿足防蟲、防濕、防火、防盜、防光等要求。完善《檔案分類方案》、《檔案保管制度》、《檔案查閱制度》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度，從文件的收集、整理、歸檔、保管期限、查閱規(guī)定等方面明確要求,以制度落實(shí)推動(dòng)檔案安全規(guī)范管理。將檔案工作納入崗位目標(biāo)責(zé)任制，與獎(jiǎng)懲掛鉤，促使檔案管理人員在具體操作中堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，檔案資料收集齊全，按分類方案規(guī)范整理組卷，確保檔案完整規(guī)范。

4 結(jié)束語

如今，想要讓縣級財(cái)政發(fā)揮最大的價(jià)值和作用，為縣發(fā)展提供更具有優(yōu)勢的前景，一定要做好縣級財(cái)政檔案管理工作。現(xiàn)代化縣級檔案管理工作發(fā)展晚、制度不完善，因此財(cái)政檔案管理工作仍有很多需要解決問題。只有不斷提高工作人員的專業(yè)性和素質(zhì)、增加投入、制定新制度才能促進(jìn)縣級財(cái)政檔案管理工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。