淺談新時期基層事業單位檔案管理工作優化

王 偉

（濟南市城肥清運管理一處，山東 濟南 250023）

當今，信息化的發展使得檔案管理的工作方式、方法逐漸發生改變，檔案管理的理念、管理制度等也受到現實發展的挑戰，作為提供公共服務的基層事業單位更需要順應新時期的發展，改變傳統的工作方式以滿足人民群眾日益增長的對美好生活的需要。目前，一些基層事業單位的檔案管理工作，因重視程度不平衡、管理制度不規范、基礎設置不完善、專業檔案人才短缺等因素制約檔案管理工作的長足發展，無法跟上時代發展的步伐，因而創新優化檔案管理工作勢在必行。本文以濟南市城管局城肥清運管理一處的檔案管理工作為實例進行探討。

1 新時代檔案管理的特點和要求

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息[1]。檔案材料形成于日常社會實踐活動中，是對過去工作情況的真實記錄，能夠為當前工作順利開展提供可靠依據，同時也是回顧事業單位發展中缺點與不足的一條重要的途徑。檔案工作為促進基層單位事業發展，提升人民群眾對單位的滿意度提供了有力支持。

目前，我國檔案管理工作在互聯網的背景下出現了翻天覆地的變化，檔案資源數據越來越豐富、檔案信息更加的多元化、檔案的征集存儲方式電子化，檔案的開發利用也更加充分。數字化的發展也提升了檔案的資源的統計、鑒定、收集、整理、利用等工作的效率，檔案資源搭乘數字化發展的快車得以高效地整合利用，大幅度節約了人力成本，也提高了檔案服務中心工作的能力。隨著時代的發展，檔案工作逐漸從過去的側重保存的單一功能逐漸轉移到更加注重檔案的重新利用和開發的綜合服務上，檔案服務社會的價值得到大大的提升，檔案工作的作用和價值越來越凸顯，也越來越得到各個單位的重視。

2 目前基層事業單位檔案管理存在的問題和不足

1）重視程度不平衡。基層事業單位對檔案工作的重視程度不平衡主要表現在兩方面，一方面表現為領導重業務輕檔案管理，認為作為基層單位，提供完善的公共服務滿足群眾需求是主要任務，檔案管理工作是錦上添花的事情，沒有放眼長遠認識到檔案工作對中心工作的輔助和促進作用；另一方面表現為重人事檔案輕其他檔案。以城肥清運管理一處為例：主要業務工作是為市民提供城肥清疏服務和管理工作，可入檔的除了業務工作還有人事、文秘、黨務、業務、財務等各個方面的內容，檔案資料數量龐大，門類不一。因人事檔案有相應的規定和要求，管理相對較為規范，而其他文書、黨務方面的檔案，沒有明確的規定和要求便相對沒有那么規范。

2）管理制度不規范。檔案管理工作是一項復雜繁瑣的工作，且需長期搜集整理。而基層檔案管理工作往往缺乏明確具體有效的操作規范，導致基層檔案管理人員缺乏有效指導，檔案收集、管理較為隨意，從而影響檔案管理的質量和效率。另外，基層事業單位檔案管理大多不列入單位年度績效考核范圍，檔案管理缺乏有效的考核和監督機制，導致檔案工作不受重視、檔案管理散漫隨意。

3）專業人員不滿足。一方面基層事業單位缺乏具有專業檔案知識的管理人員，管理檔案的人員往往是兼職人員，甚至有些單位將臨退休老同志派在檔案管理崗位，有些單位管理檔案的人員不固定，隨意變動，在很大程度上阻礙了檔案管理的長足有效發展。另一方面數字化的發展要求檔案管理人員對現代化設施設備要有良好的應用能力，實際上事業單位很多檔案工作人員沒有接受過專業系統培訓，在信息化背景下仍沿用傳統工作方式，檔案知識以及理念更新的速度滯后于現實發展的要求，掌握的專業素質無法滿足現代檔案管理需求，致使工作囿于傳統模式無法突破，難以提升檔案管理工作質量。

4）配套設施不完善。具體表現在：一是部分基層事業單位沒有意識到數字化檔案管理的重要性，即使信息化技術已經滲透到檔案管理工作中，但使用范圍并不廣泛，只將計算機用于日常業務工作，檔案管理局限于傳統的手工紙質材料收集整理。二是有些單位逐漸開始實施信息化檔案管理，雖然配有計算機、打印機等設備，但是相關硬件及軟件系統并未得到及時有效更新，無法推動檔案管理真正向數字化轉變。三是缺乏行之有效的管理維護措施，檔案的管理和保存較為隨意，沒有定時進行整理和清潔，沒有防霉、防火、防蟲等措施，造成檔案的損毀和丟失。

5）開發利用不合理。一是檔案使用效率低下。基層事業單位所涉及的檔案眾多，部分檔案的使用次數較少，所以，長時間束之高閣，沒有得到有效利用。二是檔案的重新開發利用程度不夠。局限于傳統的工作模式，檔案的價值僅限于用來查閱，沒有結合當前工作需求，重新整合檔案的亮點和價值。三是檔案“共享”能力不足。目前各事業單位“信息孤島”特點明顯[2]。一是單位內部各部門的信息缺乏有效溝通，二是事業單位之間缺乏信息的實時有效溝通，沒有系統化的資源共享平臺，檔案信息的保存存在重復、零碎不系統，甚至出現誤差的現象，阻礙公共服務的提升。在查詢利用檔案資料時，也會導致查詢人員多頭跑、資料不齊全、誤差難以分辨等現象，這與現代社會發展的方向不相符合、與政府提供更加優質高效的服務要求不相符合，與檔案管理工作更加高效方便的發展不相符合。

3 新要求下加強檔案管理的對策建議

1）加強學習培訓，轉變傳統的觀念意識。事業單位檔案管理工作想要進一步創新發展，就需要各級領導加強對檔案管理的關注和投入，意識到檔案管理對于機構穩定運行、單位正常發展以及社會快速進步等方面的積極作用，把檔案管理納入重點工作范疇。在當前互聯網蓬勃發展的態勢下，事業單位檔案管理需要轉變以往傳統的管理觀念，需要進一步加強學習培訓，從思想上轉變，真正認識到數字化檔案管理對于提升事業單位檔案管理工作效率有著十分重要的作用和意義。

2）完善管理制度，引入數字化管理。目前，數字化檔案管理技術已滲透到各個行業，但在基層事業單位因種種原因還未被廣泛深入地運用和完善。檔案管理制度的完善需要和檔案管理制度的信息化工作同步進行，只有采用了適應于信息化的檔案管理模式，才能充分發揮出檔案管理制度的功能和價值。首先，制定科學的檔案管理工作的制度與操作標準，借助已有的成功經驗來完善和修訂原有檔案管理體系，構建出與現代化發展模式相融合的新體系，明確基本的檔案管理操作方法、步驟和要求。其次，明確檔案管理崗位職責，注重發揮各部門的積極性，事業單位各科室與職能部門之間需要堅持管理需求的融合性發展[3]。同時需明確檔案信息安全責任，確保數字化管理的安全性。再次要將檔案管理工作列入單位考核體系，強化檔案工作考核監督管理。最后，配備功能完善、效率高、安全保障強的檔案管理現代化軟硬件設備設施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實提供基礎條件。

3）加大培養力度，配備專業人才隊伍。一是要配備專門檔案管理人員。檔案管理人員不僅要嚴守單位各項規章制度、忠于職守，還要具有適應現代社會發展的專業知識。基層事業單位在招聘人員設置中應該考慮配備專業檔案管理人員，為檔案管理工作注入創新活力。二是要加強培訓力度。目前，很多基層的檔案管理人員缺乏計算機操作的能力，所以，在基層事業單位要重視檔案管理員對現代信息技術的使用能力，更新與時代發展要求相符合的專業知識，更好地發揮數字化檔案管理系統的作用。可以通過外出學習、邀請專家專題講座、網上授課等方式提升檔案管理人員對計算機的使用能力。三是要暢通人員晉升渠道。檔案管理工作是一項長期的工作，要調動檔案管理人員對本職工作的積極性與主動性，需要暢通人員晉升渠道，通過職稱評定聘用等方式提升檔案管理人員待遇，增強工作人員對本職工作的歸屬感和認同感，進而促進檔案管理事業蓬勃發展。

4）重視開發利用，煥發檔案生機活力。一是運用數字化的方式提高檔案的利用率和共享率。利用數字化有效整合檔案資源，注意檔案的完整性和“去偽”性，最大限度確保檔案的完整性，挖掘出檔案的豐富價值[4]。提供個性化檔案服務需求出發，利用大數據技術建設數字檔案館等，滿足工作開展的需要。二是要結合當前時代發展需求，重新挖掘檔案資料的亮點，將檔案資源中的有價值信息提取出來，服務于目前工作。近些年，各地事業單位檔案部門與時俱進，將檔案工作重點從過去的單一保存檔案逐漸轉移到開發和利用檔案資源的綜合服務上，目前重新開發利用檔案的主要形式有：主題展覽陳列，包括現場展覽和網上展覽；文獻片或者紀錄片；制作光盤和網絡視頻；網絡直播等。可以通過這些方式甚至利用新技術創新其他方式煥發出檔案新的生機，以此促進精神文明建設。

4 結語

數字化的管理技術日趨成熟，在檔案管理工作中的應用越發普及和重要。基層事業單位要根據自身情況以及發展狀況，高度重視，利用多種途徑提升檔案管理質量，推動檔案管理向現代化、信息化、數字化發展，為行政事業單位各項工作的開展提供有效支撐。