公共就業和人才服務檔案規范化管理研究

徐洪濤

（無棣縣公共就業和人才服務中心，山東 濱州 251900）

近年來，我國對公共就業和人才服務檔案管理的重視度與關注度不斷提高，并圍繞公共就業和人才服務檔案管理工作加大了各項投入力度，為公共就業和人才服務檔案規范化管理水平的提升提供了可能性。但是基層如何做好公共就業和人才服務檔案管理工作，仍然需要在國家重要政策及具體要求的指示下，進一步探尋規范化管理的有效對策，才能促進公共就業和人才服務檔案管理工作規范化發展，并發揮出應有作用來助力于基層單位服務事業的進一步發展。鑒于此，基于無棣縣公共就業和人才服務中心視角，深入分析“公共就業和人才服務檔案規范化管理”具有顯著意義和實踐指導價值。

1 公共就業和人才服務檔案規范化管理的重要意義及前提條件

1.1 重要意義

對于無棣縣公共就業和人才服務中心來說，公共就業和人才服務檔案管理是日常工作內容之一，主要是收集各類公共就業和人才服務信息，具體包括文書、電子文件等，并對檔案資料進行歸類和整理，以便在工作有需求時可以及時地調取相關信息。公共就業和人才服務檔案管理工作雖在對單位沒有產生直接性影響，但對于單位新時期的持續發展具有十分重要的作用。公共就業和人才服務檔案管理工作相對復雜，且工作量繁大，其具體特點包括以下幾點：一是檔案種類繁多，隨著無棣縣公共就業和人才服務中心單位的發展，檔案收集范圍不斷擴大，服務工作領域的拓寬，檔案收集范圍也隨之增多，使得檔案種類不斷增多；二是檔案數量多，在無棣縣公共就業和人才服務中心正常提供服務過程中，檔案不斷產生，并在日積月累下保存了大量的檔案；三是檔案管理要求高，公共就業和人才服務檔案管理工作并非簡單的資料信息的收集，而是要對公共就業和人才服務檔案進行歸檔和管理，并據此為公共就業和人才提供優質且便捷的服務，以此促進公共事業的發展[1]。因此，公共就業和人才服務檔案管理應注重規范性水平的提升，才能促進公共就業和人才服務檔案應有價值的開發與利用，助力于無棣縣公共就業和人才服務事業的持續穩定發展。

1.2 規范化管理的前提條件

對于無棣縣公共就業和人才服務中心來說，要實現公共就業和人才服務檔案規范化管理，應在實踐中要求全員重視，并做好標準統一工作，同時要持續優化檔案管理工作，具體如下：

1）全員重視公共就業和人才服務檔案規范化管理。隨著社會的進步與法治，社會對公共就業和人才服務檔案管理要求隨之提高，檔案管理應規范化發展，只有規范化管理的要求，才能確保檔案管理工作有序開展[2]。但在實踐中，要實現公共就業和人才服務檔案規范化管理，無棣縣公共就業和人才服務中心應全體重視并參與其中，才能促進檔案規范化管理水平的提高。首先，領導重視，單位領導的重視程度起到一定的導向作用，可以激勵單位工作人員重視起檔案管理工作，并在實踐中不斷提高責任感和主動性，能夠為規范化管理提供支持。其次，各部門應重視起檔案規范化管理，自覺配合檔案管理人員完善檔案資料，并確保檔案信息的完整、真實可靠性[3]。最后，檔案管理人員提高重視，檔案管理人員應正確理解檔案規范化管理對單位發展的重要作用，在工作自覺自主提升能力，為提高檔案規范性管理水平夯實基礎[4]。

2）統一標準。隨著社會的進步與發展，無棣縣公共就業和人才服務中心在檔案管理中面臨的問題隨之增多，應對檔案管理進行統一集中管理。但由于無棣縣公共就業和人才服務中心的檔案種類繁雜，具體包括有文書、會計、科技、人事代理、電子、特殊載體等種類，且數量較多，這要求在檔案規范化管理和開發利用時，注重科學的統一標準的使用，才能助力于檔案規范化管理水平的提高[5]。

3）公共就業和人才服務檔案管理持續優化。公共就業和人才服務檔案管理工作在單位正常運轉中而時刻存在著，是一項長期且復雜的系統性工作，要提高公共就業和人才服務檔案規范化管理水平，推動單位持續穩定發展，應對公共就業和人才服務檔案管理工作進行持續優化，才能滿足于單位在新時期發展中提出的各類新需求，以此實現檔案事業的長遠發展。

2 公共就業和人才服務檔案規范化管理策略分析

2.1 完善規范化管理設施和管理制度

規范化管理設施和管理制度是公共就業和人才服務檔案規范化管理工作順利開展的前提，也是提高檔案規范化管理水平的重要保障。因此，單位應根據國家現行《檔案法》及相關規定來編制嚴格且完善的檔案規范化管理制度，如《文件材料檔案歸檔制度》、《檔案借閱管理制度》、《檔案保管期限表》等具體的檔案規范化管理制度。不僅如此，單位還要圍繞公共就業和人才服務檔案保管工作，建立公共就業和人才服務檔案存儲的庫房、閱覽室、檔案管理辦公室等，并完善相關的基礎設施，如檔案放置架、消防設施、防磁柜等[6]。除此之外，為確保公共就業和人才服務檔案安全，在檔案保管室應根據各類檔案安全管理要求，落實相應的安全保管措施，如電子檔案應做好備份、權限劃分等工作，確保電子檔案的完整性和安全性；而對于紙質檔案應做好防蟲、遮光等保護工作。通過這些方法，確保公共就業和人才服務檔案防護達到安全標準，進而為檔案規范化管理工作的落實提供支持[7]。

2.2 加強檔案常規管理，充分挖掘檔案利用價值

公共就業和人才服務檔案規范化管理目的在于充分挖掘檔案利用價值，滿足于單位新時期的各類新需求，以此助力于單位新時期的進一步發展。而檔案利用價值的充分挖掘，關鍵在于確保檔案的完整性和真實可靠性。因此，檔案管理工作人員應在日常工作中，嚴格按照《檔案法》及單位檔案管理制度的具體要求，及時規范地做好各類檔案的收集、整理與歸檔工作，確保檔案的完整性[8]。不僅如此，檔案管理人員應根據檔案發展歷史、檔案管理部門的新要求，建立檔案的全宗卷，并安排專職人員專職負責庫房管理工作，并落實日常巡查制度，嚴格控制庫房溫濕度，確保各類全卷宗的安全。另外，基于檔案規范化管理目標，應以便捷查詢為基礎，充分利用現代網絡信息工具編制各類檔案檢索工具，以此實現檔案關鍵詞或者全息輸入的搜索，為檔案開發利用工作效率的提升提供支持。不僅如此，單位在發展中，應正確認識信息技術發展與應用所帶來的積極作用，積極推動檔案開發利用和信息技術的相結合，對各類公共就業和人才服務檔案進行數字化處理，并加快數字化成果的應用，為公共就業和人才服務檔案規范化管理提供支持，從而為最大限度開發利用公共就業和人才服務檔案的價值夯實基礎。

2.3 加強檔案管理監督和指導工作，提高檔案規范化管理水平

在公共就業和人才服務檔案管理工作過程中，由于人員素質、人員能力等主客觀因素的制約，可能出現不嚴格按照檔案管理要求落實具體的檔案收集整理歸檔工作，導致檔案缺乏完整性，使得檔案利用價值的開發受阻。針對這種情況，單位要向提高公共就業和人才服務檔案規范化管理水平，并充分開發利用檔案價值，應落實好檔案管理監督和指導工作，及時地發現公共就業和人才服務檔案管理工作中的具體問題，以便及時地提出相應意見進行優化和完善。同時，為了更好地落實檔案規范化管理工作，單位可以邀請專家對檔案管理人員進行針對性指導，以確保各項檔案管理工作可以規范化展開，以此提高檔案管理的規范化水平。具體來說，單位在實踐中，應從以下方面加強檔案管理監督和指導工作，提高檔案管理規范化水平。首先，單位應組織檔案管理人員定期學習《檔案法》、單位內部的檔案管理制度、上級相關部門的檔案管理規定等，在條件允許的情況下，可以邀請檔案行政管理部門的相關專家來為單位檔案管理人員進行針對性地系統培訓和指導，不斷地完善檔案管理人員的業務能力體系，使得具備能力做好檔案規范化管理工作。同時，在檔案知識培訓學習中，還要派遣專人負責一對一指導，對檔案管理人員的各類問題進行現場答疑，確保檔案管理工作得以規范化展開。其次，單位應建立專職檔案管理工作組，對不同科室的檔案資料技能型收集保管，若在具體工作中出現問題，則要及時組織專職人員通過研討方式來探尋解決措施，確保檔案工作規范化開展的同時，保障各類檔案的完整性和真實可靠性，為更好地開發利用檔案提供支持。

3 結語

綜上所述，在新時期背景下，公共就業和人才服務檔案管理工作面臨巨大的挑戰，在此背景下，提高檔案規范化管理水平，不僅是檔案事業健康長遠發展的重要保障，還是無棣縣公共就業和人才服務中心持續提高社會公共服務水平的重要舉措。同時，公共就業和人才服務檔案管理水平直接影響市場就業率，因此，無棣縣公共就業和人才服務中心在檔案管理實踐中，應提高公共就業和人才服務檔案規范化管理重要性的認識，并在實踐中，加強檔案常規管理，并注重檔案管理監督和指導工作的落實，同時要完善規范化管理設施和管理制度，才能有效提高公共就業和人才服務檔案規范化管理水平，促進檔案管理事業健康、規范化發展。