檔案編碼著錄標準（EAD）及其應用研究

吳詩淼

（湖北省婦幼保健院，湖北 武漢 430070）

1 引言

檔案就是記錄人們的社會實踐活動過程，越來越受到人們的關注和重視，除此以外，它的參考價值比較高。隨著檔案的越來越多，檔案的檢索工作也變得尤為復雜，因此，為了減輕檔案檢索的工作量，各種檢索工具也就隨之而來。隨著時代的不斷發展，傳統的手工檢索的方法已經相對落后，而運用計算機和互聯網進行檢索的方法也越來越普及。基于此，檔案界開始探索適應網絡環境下的檔案檢索工具和檔案著錄標準，以便于進一步實現信息資源共享。EAD是歐美國家制定的一種著錄標準，它解決了網絡傳輸的檔案檢索的適用的問題，目前已經是比較常用的檔案檢索工具之一。

2 EAD的基本概念

EAD是檔案編碼的著錄和描述的一種格式，它是由Encoding Archival Description的首字母組成，這個標準是由國外的檔案協會和國會圖書館聯合制定的，它可以模式化的表達出檢索工具的內容、形式、以及結構等，以此實現在任意計算機上進行檔案信息的檢索、查詢、顯示與交換。EAD標準的研發在檔案著錄標準的發展過程中具有里程碑意義。作為編碼標準，EAD因其對互聯網的良好適應性、對平臺的普遍適配性、對多種類型館藏的適用性、使用的靈活性等特性，在目前全球的檔案著錄標準中都有較大的影響力。

3 EAD的發展歷程

EAD起源于圖書目錄編碼技術，早在上個世紀中期，檔案的工作者們就開始了向標準化著錄和自動化著錄的方向探索了。當時，歐美國家的國家信息工作組織建立了數據元素詞典，該元素詞典建立以后，開展了SPINDEXⅡ項目，該項目成為最早的探索實踐。1978年國外國會圖書館制定了一種新的編碼標準，該標準會對目錄的編碼進行轉換。1983年，發行了第一版的檔案、原稿和個人論文標準，同年，《關于著錄標注：對從事檔案著錄標準的工作組的報告及建議》由加拿大的檔案局發行出版，該報告的發行對于《檔案著錄規則》在1990年被認可奠定了基礎。

1993年，來自加州大學伯克利分校圖書館的名為“伯克利檢索工具工程”的一個小組,向全國推送國際標準通用語言（SGML）的編碼標準。1995年召開了主題為“檢索工具”的會議，該會議由國外文獻保管委員會和加州大學聯合組織，“安艾伯協議”由此誕生，這個協議中的數據模型和進行檢索的工具最后被命名為EAD。在此之后，國外檔案信息交換委員會參與到EAD的開發和研究工作中，并組建了專門的工作組，這使EAD的開發迅速地發展起來，很多世界頂尖的大學例如哈佛大學、耶魯大學以及牛津大學等都對EAD的開發和應用進行了研究。

4 EAD的構成及功能

4.1 EAD的構成

EAD的編碼語言是SGML,EAD的內容以及其相關結構都是用SGML DTD的形式來表達的，EAD文件由四部分構成。

1）EAD文件類型定義（EAD DTD）:EAD的主要內容，即對內容和結構進行分析描述；

2）EAD標簽庫：對于EAD每一個標簽的功能進行簡要描述，同時對標簽名按字母順序進行排序；

3）使用指南：描述EAD具有哪些功能；

4）實施概要：實施概要主要包括標識的組合和層次以及在實際的使用過程中的使用建議。

根據EAD DTD的定義，整個EAD由很多個層次的元素組合而成，這其中的高層元素有EAD頭標、前項、檔案描述等三項。三項高層元素之下又細分有若干分元素，若干子數據項共同組成了這些分元素。EAD文件就是包含在中的所有元素。

4.2 EAD的功能

1）錄入檔案資源。EAD最基本的功能就是對檔案資源進行著錄，根據檔案的名稱、內容、年代以及主題和格式等信息進行著錄，可以使檔案管理者和利用者對于檔案進行更好的了解和利用，這使得檔案管理由形式管理向內容管理方向轉變。

2）提供背景信息。檔案的背景信息由特定的背景和機構產生，EAD的內容包含多個方面，描述檔案的基本信息和案卷之間的結構關系等。使要利用的人不用查閱檔案的情況下，通過EAD記錄的檔案背景判斷檔案的資源價值。

3）提高檢索效率。元數據編碼是EAD的本質之一，元數據編碼為信息的檢索奠定基礎。在運用EAD進行著錄時，對于重要的信息要進行組織再定義，從此建立明確的關系，這樣才可以使得檢索更加精準，從而有助于利用者識別檔案資源的價值。

4）促進資源的共享。為了使館際檔案可以進行集成檢索，就要使得各個館之間的交換不涉及格式交換，也就要求檔案編碼著錄時要使用統一的EAD。因此，EAD可以集中分散資源，對于數字檔案的建立起到一定的促進作用。

5 EAD的應用實踐

1）處理檔案資料。這些檔案資料包括由個人、家庭、組織形成，其范圍非常廣泛，例如照片、法律文件和備忘錄、書信以及手稿和其他形式的資料。

2）EAD的使用環境簡單，僅要一臺計算機、一套SGML軟件就可以完成工作，為了能夠將檢索工具放在互聯網和數據庫中進行分享，這臺計算機最好可以鏈接互聯網。

3）國外博物館計算機網絡網站以及加利福尼亞在線檔案館、研究圖書館集團等是EAD在一些機構中廣泛實施應用的有力例證。

6 EAD在我國應用的局限性

EAD在很多方面由巨大的優勢，例如，資料內涵的體現、檔案層次和內容的描述以及研究管理著錄資料等方面都有很大的優勢，然而，我國檔案領域很多因素限制了EAD的應用，這些限制因素說明我國的檔案工作還有很多的問題，具體問題如下：

1）檔案全宗的層級結構缺乏。我國傳統檔案管理的層次分為全宗、案卷和文件三級，這個結構在著錄層級的運用上太過簡單。具體來說，如副全宗、二級分組、系列和二級系列以及類別等很多EAD提供的層級結構在我國沒有對應內容，導致這些描述元素也不能使用。這反映出我國在全宗內檔案的層級劃分上不夠細致，對于檔案之間的結構展示和價值的體現產生了較大的影響，不能清楚的看出案卷和案卷之間、文件和文件之間的聯系，沒有辦法對檔案信息進行深度開發。因此，在我國使用EAD進行檔案著錄的過程中受到了很大的限制，工作的局限性明顯。

2）傳統的著錄項目揭示的檔案內容層次更淺，我國的檔案著錄根據《DA/T 18-1999 檔案著錄規則》進行，適用于傳統的著錄方式，這個規定可以更好地滿足著錄和檢索的要求。但在很多方面也有它的不足之處，就比如不可以為用戶提供比較豐富的信息資源，對于知識產品的開發也顯得不是很優秀。EAD的專業性和元素的完善性是保證EAD描述質量的基礎。但遺憾的是，通過EAD所提供的很多管理性元素在傳統的著錄方式上沒有被記錄，這就使得在使用EAD進行編碼時沒有對應的內容，對于EAD檢索工具的作用產生了很大的影響。

3）各類著錄標準沒有更好的兼容性。EAD著錄的應用，參照了很多相關標準，3項國際標準、2項國家標準以及多種行業標準等。EAD為了使各個國家可以根據自己的需要使用規范標準，沒有規定較多的國際標準，但是在實際的使用過程中，各個國家的標準差異太明顯，在同一國家的不同專業性著錄的標準都存在著很大的差異，因此，對于EAD著錄文件的交流和交換都產生了很大的影響。

4）自然語言的障礙。EAD在進行開發以及研究時，語言環境全部都為英語，因為我國對于EAD的研究處于開始階段，而在國際上對于EAD的研發工作已經取得很大的成果，所以在應用EAD著錄時語言完全是英語，這也就隨之產生了語言障礙。我們在應用時，為了使得著錄項目適應我國的語言，在進行著錄時元素名和釋義要中文化。為了實現EAD能和我國的檔案工作進行更好的結合，需要工作人員對于我國的著錄工作的知識背景和相關經驗有較深入的了解，與此同時，還要對于EAD標準有較高的專業水平，只有這樣，檔案工作者才可以更好的使用EAD進行著錄，這才能克服了語言障礙，使得EAD的可用性在很大程度上得到提高。

7 結語

EAD從發布至今，未停止其發展完善的步伐。就我國而言，EAD有效的補充了我國原有的《檔案著錄規則》，滿足了檔案信息共享的需要。以EAD的編制工具作為基礎，可以進一步促進了檔案信息資源的共享，為用戶帶來更方便高效地利用。我們要合理借鑒國外對于EAD應用的成功案例，突破我國EAD應用的局限性，探索出適合我國的著錄標準，以促進我國檔案事業建設，使檔案信息的作用發揮到最大。