學術交流檔案管理工作

王艷婕，王艷秋

(1.吉林化工學院 人事處，吉林 吉林 132022；2.吉化第一實驗小學，吉林 吉林 132022)

學術交流是指具有一定學術背景，科研能力或者工作經歷的人前往國內外大學進行專業領域的短期進修和學習。旨在幫助交流訪問學者本人獲取新知識、拓展新視野，從而在相關領域(學術領域或者職業發展領域)取得新突破。近年來，隨著我國開放程度擴大，教育國際化全球化成為必然[1]，教師到國外學術交流的數量不斷增加，依照檔案管理的相關要求，分析學術交流檔案管理的重要性，并提出對此類檔案整理的建議。

一、學術交流檔案的內容

以高校為例，學術交流檔案是高校對學術交流活動的相關管理規范文件和學術交流人員在友好訪問、交流學習、聯合辦學、國際組織履職等因公出國活動中形成的相關資料[1-2]，是專業檔案的重要組成部分。內容包括申報類別、申報條件、審核材料、審核結果、交流學習影音視頻和文檔材料、結業成果、成果價值、交流費用等。我校公派訪學的申報類別有長白山青年骨干教師和國家留學基金委。以長白山青年骨干教師的申報為例，申報所需材料主要有畢業證、學位證，職稱證，英語能力證書，申報業績成果，面簽材料清單，派遣證明，房產資金證明，協議等。公派訪學交流課程，教師教學視頻，專業報告，調研學術報告，交流學校管理制度、管理模式展示，作業，交流學校結業成果，高校主管部門學術成果論文，學術成果匯報等重要學術資料。申報審核流程繁瑣，交流資料的多樣性[3]，不斷增加的交流人員，不斷更新的交流內容和條件都對學術交流檔案整理工作提出新的機遇和挑戰。

二、學術交流檔案管理的重要性

學術交流檔案全面記錄了個案在學術交流全過程中的管理流程、學術交流、參與活動、成果展示等重要環節，具有一定的指導意義。

(一) 學術交流檔案管理是國際化辦學的管理基礎

學術交流檔案管理工作是學術交流管理工作的必要環節。相關檔案資料的管理是因公出國活動管理的重要環節，也是學術交流政策完善改革的依據[3-4]。學術交流活動是高校國際化辦學的重要方式之一，對促進教學交流國際化、促進項目合作、增進師生交流、開拓科研方法、成果交流等具有重要意義。因此，學術交流檔案管理是國際化辦學的管理基礎。

(二) 學術交流檔案是業績成果展示的重要材料、也是評價學術交流效用價值的資料

高校學術交流相關制度文件、交流計劃、審批流程、訪學過程、教學方法交流成果等數據全面反映了高校對國際交流的規范程度和重視程度，是高校主管部門對交流成果考核的依據之一。主管部門對學術交流的管理制度、學術交流申報類別、申報流程管理、訪學成效等管理流程進行過程控制，對出訪情況進行追蹤評估，是制定后續學術交流計劃的依據。

學術交流的個案資料，也是評估主體訪學能力、科研能力、教學方法能力和本人交流能力的學術依據。也是評估個人素質的考核指標。在申報到成果結業全過程中，監控是否存在瞞報虛報的行為。對個人申報審批、學習路線日程、個人行為的監控手段，是否存在違反訪學相關規定和國際法規的行為。

學術交流的學術成果，對于國際化學術交流具有重要意義。學術交流檔案中，對學術成果的反饋，不僅反映了個人在訪學過程中的學術能力提升、成果展示，也反映了交流學校在教學方法、學習管理、課程設置、師生交流、課程效果反饋、教學成果形式等與我校現有方式的差異和優勢。而這些重要的影音文字資料，基本不會存儲在高校主管部門的成果庫中，主管部門一般只存儲文字資料(如學術成果論文)。交流過程影音文字資料，作為學術交流檔案的一部分，是國際交流成果的另一種展示。對教師教學能力提升、個人科研方式方法提升、教師隊伍整體能力的提升，具有重要的指導意義。

因此，學術交流檔案是業績成果展示的重要資料、也是評價學術交流效用價值的資料，有助于學術交流的成果交流。

三、學術交流檔案管理的建議

鑒于學術交流檔案管理的重要性，結合檔案管理的相關工作經驗，對此類專業檔案的管理提出如下建議。

(一) 建立并完善學術交流檔案管理體制，保證學術交流檔案歸檔內容的完整性和時效性

隨著教學體系交流化地不斷推進，學術交流帶給高校的國內訪學國外訪學的教師數量大幅度增加。高校教職工學術交流學習、科研合作、國際參會的人次不斷增加，產生的學術交流檔案的數量隨之增加，學術交流人員涉及教師發展中心、國際交流處、人事處、教學院等相關部門。各部門根據分管業務協同進行學術交流的檔案整理。明確各部門和相關負責人員的檔案管理職責，由專業檔案人員進行最后匯總歸檔。明確學術交流檔案的歸檔內容和時效性。

(二) 加強培訓檔案管理專業知識，提高檔案管理水平

借鑒其他企事業單位的交流模式，也是學術交流發展的方式之一。學術交流檔案的管理規范，可以在高校中相互借鑒。多數專業檔案管理都是由相關部門業務負責人員兼職處理。這類人員基本沒有檔案管理的相關經驗[5-6]。致使學術交流檔案整理，只是停留在簡單的文檔規整，便于查找，但是沒有系統性的比較和交流意義。在檔案內容的收集過程，因為只能是兼職處理，往往沒有考慮到學術交流的時效性。高校可以通過集中培訓、檔案專業知識交流、專業課題等方式，對檔案整理規范和方法進行提升。這不僅可以提高檔案工作的效率，也是對業務人員辦公素質和技能的提升。由于學術交流檔案屬于專業檔案，具有一定的特殊性和專業性，檔案工作人員需要通過相關制度的學習，提升政治覺悟和敏感性。

(三) 加強學術交流成果展示，促進學術交流發展

成果展示是評價機制的方式之一。學術交流成果展示可以更好地對學術交流成果進行反饋，將個案學習的過程成果展示給更多的學習者，也是個案是否能夠畢業的重要衡量指標。以長白山青年骨干教師為例，教育廳的結業結果要求是以論文的形式，論文有相應的質量和字數限制，要求答辯。那么結業論文作為學術交流的一部分，在教育廳相關部門存儲。而高校對于成果展示，主要采用交流會的方式，各類學術交流成果在交流會上互相分享成果和經驗，這些交流經驗在高校相關部門存儲。有了學術交流檔案之后，和交流相關的有價值的資料都需要統一存儲。檔案整理的系統性，要求資料的完備性。學術交流檔案可以使學術交流從申報到審批，從交流準備到交流考核，從文件規范到費用審核，從個人資料到主管部門，檔案整理工作可以將整個流程中所涉及的所有內容進行信息整合。系統科學的檔案整理，能夠給所有學術交流的業務部門提供業務檢查數據，方便高層部門對學術交流活動的整體監控，便于各部門的業務溝通，更便于在現有制度基礎上對學術交流的某些環節進行深度改革。檔案整理更加便利于學術成果的交流[7]，交流的方式也從傳統的交流會延伸成信息化交流。

(四) 將信息化建設引入到學術交流檔案管理中，構建高校大數據學術交流管理體系

信息化建設作為高校改革的重要手段之一，在高校發展的各個方面都發揮著舉足輕重的作用。將信息化引入到學術交流檔案建設中，可以極大提高檔案資源的利用率，實現資源共享。多數學術交流申報審批及交流成果為保證其真實有效，都是以紙質存儲，交流基本信息按照電子文檔編寫，便于紙質文件查閱。在學術交流過程中產生的影音文件按一定原則進行存放。但是沒有真正實現信息化[7-8]，電子紙質文件單獨存放，沒有實現系統管理。沒有實現系統管理的弊端很多[9]，比如不便于查找，紙質文件破損[10]，電子資源和紙質資源需要通過相應索引才能結合在一起，最大的弊端是不便于使用和交流學習。大數據條件下的學術交流體系，可以很好保護原始資源，便于資源的調用交流。

四、結 語

高校學術交流檔案整理已經成為高校檔案管理的一部分，在人才培養中發揮著越來越重要的作用。項目的管理工作需要高校各相關部門協同合作，高校和主管部門配合才能完成的復雜工作。高校在完善相關規范制度的同時，做好交流成果展示能夠豐富交流經驗，做好經驗整理，能夠極大促進學術交流的發展。