高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案管理探析

孫瑞娜

(太原師范學(xué)院圖書(shū)館，山西晉中 030600)

1 概述

目前，開(kāi)展閱讀推廣活動(dòng)已經(jīng)成為各個(gè)高校圖書(shū)館重要的服務(wù)內(nèi)容之一，對(duì)于高校圖書(shū)館閱讀推廣的研究也成為高校圖書(shū)館界的熱點(diǎn)，但是對(duì)于閱讀推廣活動(dòng)形成的檔案的管理，并未引起該有的重視和研究。本文以主題為檢索點(diǎn)，檢索時(shí)間為2020年6 月30 日，以“閱讀推廣”+“檔案”為檢索詞，在中國(guó)知網(wǎng)檢索，檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)為46 篇，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行閱讀、整理后，其中真正內(nèi)容相關(guān)的只有5 篇，是以“閱讀推廣檔案”為研究對(duì)象的，其他大部分文章中，都是研究閱讀推廣，只是文中極少一部分提及了閱讀推廣檔案。以題名為檢索點(diǎn)，以“閱讀推廣”+“檔案”為檢索詞，在中國(guó)知網(wǎng)檢索，檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)僅為3 篇，而且這3 篇文獻(xiàn)包含在以主題為檢索點(diǎn)檢索到的文獻(xiàn)中。以關(guān)鍵詞為檢索點(diǎn)，以“閱讀推廣”+“檔案”為檢索詞，在中國(guó)知網(wǎng)檢索，檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)為0 篇。因此，高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)的檔案的研究還有很大的空間。

2 高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案的內(nèi)涵

對(duì)高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)的檔案進(jìn)行研究，首先應(yīng)該明確高校圖書(shū)館閱讀推廣檔案的內(nèi)涵，即高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)中形成的哪些資料應(yīng)該被列為活動(dòng)檔案，從而進(jìn)行進(jìn)一步的整理和保存，以備后續(xù)查考。許天才、楊新涯、徐娟、魏群義、彭曉東在《高校圖書(shū)館閱讀推廣評(píng)價(jià)機(jī)制的研究》一文中提到：閱讀推廣活動(dòng)檔案應(yīng)包括活動(dòng)各細(xì)節(jié)，如參與人員、分工、主題、形式、時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用、活動(dòng)前后圖書(shū)館運(yùn)轉(zhuǎn)指標(biāo)、工作人員自述建議、突發(fā)情況記錄等。每次活動(dòng)后一段時(shí)間內(nèi)可以在圖書(shū)館主頁(yè)、官方微博、相關(guān)論壇等平臺(tái)進(jìn)行活動(dòng)問(wèn)卷調(diào)查，并邀請(qǐng)參與讀者和工作人員一同開(kāi)展討論例會(huì)，而問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果和會(huì)議記錄也應(yīng)該一同并入檔案[1]。而任小行在《用戶檔案在高校圖書(shū)館閱讀推廣中的應(yīng)用價(jià)值》一文中提到：所謂用戶檔案，顧名思義就是指用戶在圖書(shū)館閱讀過(guò)程之中所產(chǎn)生的一切軌跡的總和。不僅涵蓋著相關(guān)用戶對(duì)圖書(shū)館資源和空間的利用，還包括對(duì)用戶閱讀喜好的真實(shí)記錄[2]。

綜上，本文認(rèn)為高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案是指高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)中所產(chǎn)生的一切記錄。從閱讀推廣活動(dòng)檔案的形成者來(lái)分類(lèi)，不僅包括組織者形成的各種記錄，如活動(dòng)策劃案、宣傳報(bào)道資料、活動(dòng)總結(jié)等等，還應(yīng)包括參與者，即讀者形成的各種記錄，如征文、手工藝品、攝影作品、視頻作品等等。從閱讀推廣活動(dòng)檔案的載體來(lái)分類(lèi)，它應(yīng)該包括閱讀推廣過(guò)程中形成的紙質(zhì)文獻(xiàn)、電子文獻(xiàn)，即紙質(zhì)檔案和電子檔案，還包括如重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品、宣傳品以及獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書(shū)等等各種實(shí)物檔案。

3 高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案管理的意義

3.1 研究閱讀推廣活動(dòng)的原始記錄

孫旭霞、李靜在《公共國(guó)書(shū)館讀者活動(dòng)檔案的收集與保管》一文中提到：讀者活動(dòng)中形成的檔案，真實(shí)記錄了公共圖書(shū)館服務(wù)讀者的各種活動(dòng)，從中可以看出圖書(shū)館服務(wù)讀者工作的方向、內(nèi)容、質(zhì)量和特點(diǎn)，其重要性不言而喻[3]。在高校圖書(shū)館做閱讀推廣活動(dòng)工作中，因?yàn)槿狈?jīng)驗(yàn)，想?yún)⒖计渌?lèi)院校的閱讀推廣活動(dòng)情況，因此筆者訪問(wèn)了山西省內(nèi)不少高校的圖書(shū)館網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等，發(fā)現(xiàn)多數(shù)高校并沒(méi)有為閱讀推廣活動(dòng)設(shè)置專門(mén)欄目，需要在網(wǎng)站、微信公眾號(hào)中的大量信息中去查找；同時(shí)時(shí)間比較久遠(yuǎn)的信息，因網(wǎng)站更新等原因查不到，如果高校圖書(shū)館相關(guān)部門(mén)沒(méi)有保留當(dāng)時(shí)的閱讀推廣活動(dòng)檔案的話，那么后人可能就無(wú)從知曉當(dāng)時(shí)的閱讀推廣活動(dòng)的情況了。

3.2 評(píng)價(jià)閱讀推廣活動(dòng)的重要依據(jù)

自2014 年“倡導(dǎo)全民閱讀推廣”被寫(xiě)入政府工作報(bào)告以來(lái)，全國(guó)各圖書(shū)館都紛紛開(kāi)展閱讀推廣活動(dòng)，高校圖書(shū)館也不例外。雖然全國(guó)高校圖書(shū)館的閱讀推廣活動(dòng)不斷創(chuàng)造佳績(jī)，特別是涌現(xiàn)出了很多優(yōu)秀案例，在中國(guó)圖書(shū)館學(xué)會(huì)每年公布的全民閱讀示范基地、全民閱讀優(yōu)秀組織、全民閱讀先進(jìn)單位、閱讀推廣優(yōu)秀項(xiàng)目等名單中，高校圖書(shū)館總是能夠占據(jù)一席之地。但是在讀書(shū)日活動(dòng)結(jié)束后，高校圖書(shū)館普遍都缺乏對(duì)于活動(dòng)的深入反思和準(zhǔn)確測(cè)評(píng)。如陳寶美在《臺(tái)灣高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)研究與啟示——以臺(tái)灣政治大學(xué)圖書(shū)館為例》 一文中提到：閱讀推廣活動(dòng)舉辦的很多，活動(dòng)辦完了就結(jié)束，缺少對(duì)活動(dòng)的評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)，缺少對(duì)活動(dòng)科學(xué)的統(tǒng)計(jì)與評(píng)估，如對(duì)參與者的滿意度調(diào)查，評(píng)估活動(dòng)的成效等[4]。

缺乏評(píng)價(jià)是目前高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)普遍存在的問(wèn)題。究其原因，有缺乏評(píng)價(jià)意識(shí)、缺乏科學(xué)的評(píng)價(jià)系統(tǒng)等因素，但是缺乏評(píng)價(jià)資料也是其中的重要因素之一。因?yàn)闆](méi)有妥善留存、保管閱讀推廣活動(dòng)中形成的各種資料，自我評(píng)價(jià)時(shí)僅僅依靠組織者的大腦記憶去完成年度閱讀推廣活動(dòng)總結(jié)是很難做到既全面又詳細(xì)的，而其他機(jī)構(gòu)、人員對(duì)閱讀推廣活動(dòng)評(píng)價(jià)時(shí)更是缺乏原始資料，因而很難做出科學(xué)、公正的評(píng)價(jià)。檔案一直以來(lái)都是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考資料，閱讀推廣活動(dòng)檔案也不例外，它是評(píng)價(jià)閱讀推廣活動(dòng)的重要依據(jù)。

3.3 提供個(gè)性化閱讀推廣服務(wù)的參考資料

高校圖書(shū)館的閱讀推廣活動(dòng)雖然組織者熱情高漲，特別是每年的4 月23 日—世界讀書(shū)日期間，可以看到各個(gè)高校圖書(shū)館的閱讀推廣活動(dòng)層出不窮，但是據(jù)調(diào)查了解，不少高校圖書(shū)館的閱讀推廣活動(dòng)都存在讀者參與度低的問(wèn)題，反思其中重要原因，就是高校圖書(shū)館的閱讀推廣活動(dòng)不符合讀者的“口味”，對(duì)讀者沒(méi)有吸引力。如何設(shè)計(jì)符合現(xiàn)代年輕一代的大學(xué)生們喜歡的閱讀推廣活動(dòng)，如何知曉他們對(duì)于圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)的需求，本文認(rèn)為，從閱讀推廣活動(dòng)的檔案中尋找“蛛絲馬跡”是一種途徑。

閱讀推廣活動(dòng)檔案記錄了各個(gè)閱讀推廣活動(dòng)過(guò)程中讀者的參與情況，如果我們持續(xù)對(duì)這些檔案進(jìn)行跟蹤和挖掘，從中提煉讀者參與度好的一些活動(dòng)，或者是從中發(fā)現(xiàn)讀者的興趣點(diǎn)，或者是發(fā)現(xiàn)某一類(lèi)型的讀者的個(gè)性化需求，那么我們就可以有針對(duì)性地為不同讀者設(shè)計(jì)不同的閱讀推廣活動(dòng)，提供個(gè)性化的閱讀推廣服務(wù)，從而提高讀者參與度。

4 高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案管理體系構(gòu)建

4.1 加強(qiáng)高校圖書(shū)館閱讀推廣人的檔案意識(shí)

高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案的管理第一步是能夠被及時(shí)留存，而目前狀況不容樂(lè)觀，其中重要的原因是負(fù)責(zé)閱讀推廣的工作人員沒(méi)有意識(shí)到保存閱讀推廣活動(dòng)檔案的意義，因此也沒(méi)有留存這些檔案的意識(shí)，導(dǎo)致很多閱讀推廣活動(dòng)檔案無(wú)法被留存。所以，構(gòu)建高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案的管理體系的第一步，就是要加強(qiáng)閱讀推廣人的檔案意識(shí)，從思想層面深刻認(rèn)識(shí)閱讀推廣活動(dòng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義和重要作用，從而提高對(duì)閱讀推廣過(guò)程中產(chǎn)生的檔案的重視，保證它們能夠及時(shí)進(jìn)入負(fù)責(zé)閱讀推廣的工作人員的“視線”中，從而及時(shí)被留存下來(lái)。

4.2 建立高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案的工作制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓。任何一項(xiàng)工作要得以順利開(kāi)展，都需要有制度可循。檔案工作制度一般包括檔案的形成、歸檔、整理、統(tǒng)計(jì)與利用等各方面的具體措施。那么高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案的工作制度，就是要把閱讀推廣活動(dòng)檔案哪些需要?dú)w檔、按哪種分類(lèi)方案進(jìn)行整理、如何統(tǒng)計(jì)分析等等相關(guān)內(nèi)容形成管理辦法，以便此項(xiàng)工作能夠有章可循。

檔案整理是檔案管理中最為關(guān)鍵的一環(huán)，它直接關(guān)系到留存下來(lái)的檔案能否被方便地利用，具體到高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案也不例外。檔案整理包括檔案分類(lèi)、排序、裝訂加工、編制目錄等。其中分類(lèi)方法常用的有年度分類(lèi)和主題分類(lèi)。具體到高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案，因?yàn)槠鋾r(shí)間特征明顯，一般高校圖書(shū)館在不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)有不同主題的閱讀推廣活動(dòng)，因此高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案一般情況下，首先是按照年代來(lái)分卷宗，然后每個(gè)年度下再按主題來(lái)分類(lèi)。但是，有許多高校圖書(shū)館的某一主題的閱讀推廣活動(dòng)連續(xù)開(kāi)展很多年，已經(jīng)成為該校圖書(shū)館的閱讀推廣活動(dòng)的招牌，本文認(rèn)為應(yīng)該在常規(guī)方法整理之后另外單獨(dú)形成卷宗，以形成本館閱讀推廣活動(dòng)的特色紀(jì)錄。因此，各個(gè)高校圖書(shū)館應(yīng)該根據(jù)本館、本校的情況和特點(diǎn)，制定符合本單位實(shí)際的閱讀推廣活動(dòng)檔案的工作制度。

4.3 提高高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

保存的檔案的目的就是為了利用檔案，如果將檔案雜亂無(wú)章地堆放在一起，那么查找檔案就像大海撈針一樣費(fèi)時(shí)費(fèi)力了。因此為了方便后人能夠很好的利用檔案，必須對(duì)檔案進(jìn)行管理。如何對(duì)檔案進(jìn)行管理，由誰(shuí)來(lái)管理，這些都是影響檔案利用率的重要因素，也就是說(shuō)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是影響檔案管理工作現(xiàn)狀的重要因素之一，因此要改善高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案的現(xiàn)狀必須提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

提高高校圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，最主要的方法之一是有意識(shí)地定期參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)水平，除此之外，在實(shí)際中遇到問(wèn)題，可以向?qū)W校檔案館的專業(yè)人士請(qǐng)教，有問(wèn)題隨時(shí)解決，及時(shí)留存各種閱讀推廣活動(dòng)中形成的各種資料。