自然資源部門檔案管理現狀分析及其改進策略研究

鄭燕杰

【摘要】在自然資源部門發展中，檔案管理除了對以往和現在的發展情況進行了記錄，同時也為自然資源部門今后的發展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實本質上具有一定的政治性和科學性，同時也是一個自然資源部門長時間發展中必須落到實處的可持續性工作。對從事檔案管理人員自身的專業意識要求較高，其應充分意識到積極革新自然資源部門檔案管理工作有利于提升自然資源部門實力，并在時代發展中始終占據優勢地位。

【關鍵詞】自然資源部門;檔案管理;重要意義

隨著社會和經濟的發展，我國的自然資源部門檔案管理工作重心發生了轉移，從傳統單純進行管理轉變為全面利用檔案，可以為自然資源部門發展提供憑證和參考依據，因此檔案管理工作已經成為自然資源部門管理工作的關鍵環節。隨著我國檔案管理工作現代化程度的深入推進，檔案管理工作的復雜程度不斷提升，因此對檔案管理工作的規范性有了更嚴格的要求。為了滿足新形勢提出的要求，現階段最重要的任務是規范檔案管理工作流程，只有這樣才能提高檔案管理工作的效率和水平，提升自然資源部門的綜合實力，促進自然資源部門更為長足地發展。

1、信息化檔案管理概述

通過現代網絡信息技術在檔案管理工作中的應用，通過兩者的不斷深度融合，借助計算機對各類資料數據進行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發利用，更好地在自然資源部門發展建設中充分發揮作用。因此，在信息時代，傳統的檔案管理模式需要改革和創新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設檔案管理基礎設、信息化建設細則規范化、構建資源管理平臺、開發系統軟件幾方面內容。

2、自然資源部門檔案管理現狀分析

2.1信息化程度較低

目前，仍舊有著不少自然資源部門使用通過人工的形式進行檔案管理工作，在信息化進程不斷加深的過程中，一些落后的檔案管理工作也隨著顯現出來，在實際工作中引發了不少問題。首先，信息化程度較低。在自然資源部門的日常檔案收集的過程中，缺乏信息化意識，仍舊保存大量紙質文件，嚴重降低了檔案的查詢、翻閱、調取等工作，同時還有大量的重復文件，極大地浪費了空間和管理人員的時間。信息化程度低也讓檔案工作和檔案管理體系，都與自然資源部門變革不同步，存在一定的脫節、難適應現象。我國的市場經濟體制自改革開放以來都在不斷完善，如筆者所在的部門也積極探索自身變革，從而發展自身的核心實力。自然資源部門對自身的體制、機制、自然資源部門架構等都在不斷完善，以應對市場環境中風云變幻的條件因素。

2.2檔案管理水平低下

在自然資源部門發展過程中，開始廣泛應用信息技術。傳統的檔案管理模式和方法無法滿足時代發展要求，也與自然資源部門現代化發展相背離。首先，在檔案管理信息化建設期間，軟件開發商沒有深入分析自然資源部門的發展規律、個性需求和管理流程，從而導致軟件開發缺乏針對性，沒有深入考量和分析自然資源部門信息化建設需求。自然資源部門在應用軟件開展信息化管理時，沒有立足于自身實際情況進行二次開發，從而導致檔案信息化管理系統無法發揮出優勢作用。其次，自然資源部門所聘用的檔案管理人員非專業人員，不具備專業的管理能力和水平。當管理人員素質能力較低時，將會影響檔案管理工作的信息化建設，還會導致自然資源部門流失人力資源。

2.3檔案管理人員專業素質不強

目前，不少自然資源部門對于檔案管理工作仍存在著重視度不足的情況，普遍停留在資源保管的層面，缺乏現代化的管理手段和方式，導致各類資料無法在自然資源部門發展中充分發揮作用。另外，由于相關管理制度的缺失，導致資料無法及時地收集和保存，造成資料丟失、損壞等情況，使自然資源部門遭受一定損失。自然資源部門對檔案管理工作缺乏重視，也使檔案管理人員對自身工作的重要性認識度不足，管理人員的專業素質不高，導致資料利用率下降。

3、改進策略

3.1提高檔案管理信息化水平

不管自然資源部門處于哪一階段，檔案管理工作運用哪種模式，“收得齊、管得好、用得活”一直以來都是對自然資源部門檔案管理工作進行衡量的基本標準。自然資源部門檔案管理工作本身具有較強的復雜性，在檔案工作的鑒定、收集、保管、整理、利用、檢索、統計、編研各個業務環節均存在各種各樣的問題，同時每一環關系十分緊密，相互影響。要想更好地掌控整個業務流程，促進檔案管理工作效率提升，必須要運用檔案信息系統展開計算機輔助管理。檔案管理部門在開發檔案資源的時候，應加大檔案數據庫建設力度，不斷豐富檔案資源，促進檔案館原始信息轉換為數字化的進程加快，確?？蓚鬏敂底中畔⒌臄盗?，使自然資源部門運用管理需求得到滿足，確保自然資源部門其他內部管理工作有據可循。同時，文檔管理系統還可以向文件生成領域拓展，確保在編寫文件材料的時候在系統平臺上規范形成，以使文件歸檔的質量、格式規范和完整性得到保證。除此之外，還應在文檔管理信息化系統中接入自然資源部門其他業務中設計的信息化系統，以確保電子信息和文件順利歸檔。

3.2注重建設自然資源部門網絡系統，強化檔案信息化安全管理

在網絡建設完善過程中，注重優化自然資源部門檔案管理信息系統，引入專業管理人才和設備，不斷優化完善網絡建設。采用信息化方式和技術，大力建設檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在自然資源部門檔案管理信息化建設過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發利用率，必須加大檔案信息安全保護等級。通過檔案管理的各項安全要求，基于信息安全要求和分析進行分類，確定不同等級的安全保護要求和標準，科學評估信息管理系統的安全性。

3.3加強檔案信息化建設

當下自然資源部門檔案信息化建設，是滿足信息時代的發展，也是新時代檔案管理的大方向，對挖掘檔案資源的作用有著十分重要的意義。檔案的信息化建設，就是利用現在快速發展的信息技術和互聯網通信技術等，來對原有的檔案管理方式實現優化，例如原來檔案入庫，一般采用手工登記和記載分類存儲位置的方法，在有檔案調度或調出使用時，需要管理員在登記記錄本上仔細查閱記錄，并從存儲庫中翻取，往往會花費大量的時間和精力才能夠找到;而信息化建設的引入，讓檔案登記、檔案調度和調出使用等工作都轉移到了電腦和互聯網上，能夠實現點擊、搜集式的一鍵找尋，大大提高了檔案利用的便利性、便捷性。

結語：

新形勢下檔案管理工作的規范性發展對自然資源部門深入發展起著極為重要的作用，因此在實際工作中，自然資源部門領導應該對檔案管理工作有正確認識，重視開展規范的檔案管理工作，建立健全檔案管理工作的管理制度，明確人員的責任和義務;加強信息化建設力度，加大資金投入力度購置符合自然資源部門發展要求的軟硬件設備;重視引入和培養專業人才，全面提升相關工作人員的整體素質和職業素養，讓檔案管理工作成為自然資源部門健康發展的強大推動力。

參考文獻：

[1]李慧勛.新形勢下檔案管理工作的規范化研究[J].黑龍江科學，2019，10（03）：134-135.

[2]李璟.新形勢下檔案管理工作的規范化研究[J].辦公室業務，2018，296（15）：58.