高等學(xué)校票據(jù)管理體系探析

龐九彬 陳秋蕊 荀寶莉

隨著教育體制不斷的深化改革，高校收費形式和范圍也逐步擴大，票據(jù)管理在高校財務(wù)管理中的地位也是越來越重要，票據(jù)管理的規(guī)范與否直接或間接的影響到高校的運行和發(fā)展。本文結(jié)合具體工作實踐，對高校票據(jù)管理現(xiàn)狀及存在的問題進行了闡述和分析，旨在利用信息技術(shù)手段，建立高校票據(jù)管理體系，實現(xiàn)票據(jù)閉環(huán)管理，從而提升高校票據(jù)管理水平，確保財務(wù)管理工作高效有序的運行和健康的發(fā)展。

隨著教育體制不斷的深化改革，高校收費形式和范圍也逐步擴大，票據(jù)管理在高校財務(wù)管理中的地位也是越來越重要，票據(jù)管理的規(guī)范與否直接或間接的影響到高校的運行和發(fā)展。結(jié)合具體工作實踐、高校票據(jù)管理現(xiàn)狀及存在的問題，利用信息技術(shù)手段，建立一個實現(xiàn)票據(jù)閉環(huán)管理的體系，從而提升高校票據(jù)管理水平，確保財務(wù)管理工作高效有序的運行和健康的發(fā)展。

一、高校票據(jù)管理現(xiàn)狀與問題

票據(jù)是高校會計核算的重要原始憑證，是學(xué)校會計監(jiān)督及內(nèi)部控制的重要方面，是上級主管單位、財務(wù)、稅務(wù)、審計等部門進行監(jiān)督檢查的依據(jù)，其使用與管理是高校財務(wù)管理的重要基礎(chǔ)性工作。

（一）高校票據(jù)的種類

當(dāng)前高校票據(jù)按承載的介質(zhì)分紙質(zhì)和電子兩種，按功能和用途分為財政票據(jù)和稅務(wù)發(fā)票，財政票據(jù)和稅務(wù)發(fā)票都存在電子票據(jù)。

財政類票據(jù)，具體包括財政票據(jù)包括中央非稅收入統(tǒng)一票據(jù)、行政事業(yè)單位資金往來票據(jù)、捐贈票據(jù)、中央非稅繳款書。稅務(wù)類發(fā)票，具體包括增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票。

（二）高校票據(jù)管理現(xiàn)狀及存在的問題

高校票據(jù)管理包括票據(jù)的印制、領(lǐng)購、開具、取得和保管等。國家對票據(jù)管理的制度包括財政部制定的《財政票據(jù)管理辦法》，《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》等。由于高校規(guī)模的不斷擴大和經(jīng)濟活動的多樣化，以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，增加了票據(jù)管理的復(fù)雜性和重要性，也出現(xiàn)了一些管理上的困難和缺陷。

1.對票據(jù)管理工作缺乏重視，管理制度不健全

目前很多高校在對財務(wù)管理工作的開展過程中，集中精力并投放資源在會計核算工作中，沒有認識到票據(jù)管理會給整個財務(wù)管理工作帶來的重要影響，票據(jù)管理松散，制度不健全，導(dǎo)致票據(jù)管理工作不夠細化、規(guī)范化，容易出現(xiàn)不相容崗位不分離、票據(jù)使用不規(guī)范等問題。

2.紙質(zhì)票據(jù)管理成本較高，且?guī)熒w驗不佳

大部分高校現(xiàn)在還在使用紙質(zhì)票據(jù)，紙質(zhì)票據(jù)的開具、分發(fā)、核銷、歸檔成本較高，且需要現(xiàn)場領(lǐng)取，如遇到財務(wù)繁忙期還會影響領(lǐng)取效率，占用科研、學(xué)習(xí)時間和精力。

3.票據(jù)管理信息化水平低，不利于進行統(tǒng)計分析

目前，很多高校票據(jù)管理信息化實現(xiàn)程度較低，尤其是財政票據(jù)的管理，依靠手工 EXCEL 表格實現(xiàn)，只有少數(shù)高校，或者自行研發(fā)票據(jù)管理軟件，或者委托開發(fā)票據(jù)管理模塊。大量的票據(jù)通過人工管理，不利于對所開票據(jù)從不同角度進行統(tǒng)計分析。

4.收入入賬與票據(jù)管理系統(tǒng)未對接，聯(lián)動管理機制缺失

高校開票存在兩種情況，一種是到款開票;另一種是預(yù)借開票。開票人員將票據(jù)遞交經(jīng)辦人后無其他監(jiān)管措施，對經(jīng)辦人是否及時入賬、完成入賬，無從管理。開票與入賬環(huán)節(jié)各自獨立、數(shù)據(jù)未實現(xiàn)對接，容易造成實際開票金額與收入入賬金額不一致的情況發(fā)生，存在內(nèi)控風(fēng)險。

5.預(yù)借票據(jù)快速增長，加大了票據(jù)管理難度

根據(jù)票據(jù)管理規(guī)定，一般是先收款后開票，但實際操作中，有些單位為了規(guī)避自身財務(wù)風(fēng)險，往往要求先開票后付款。高校為了科研事業(yè)發(fā)展，對預(yù)借票據(jù)的需求在一定范圍給予支持。隨著近年來高?？蒲薪?jīng)費的大幅度增加與社會服務(wù)收入的不斷增長，預(yù)開票的金額和頻率增加，容易出現(xiàn)預(yù)借的票據(jù)到款不及時甚至不到位、票據(jù)遺失、開票未確認收入、清理難度加大等問題，增加了財務(wù)管理的風(fēng)險。

6.對報銷票據(jù)的監(jiān)管力度不夠

近幾年科研事業(yè)的繁榮和發(fā)展，高?？蒲薪?jīng)費收入連年增長，相應(yīng)給科研經(jīng)費管理帶來挑戰(zhàn)。財務(wù)報銷人員每天要接觸大量的票據(jù)，而對票據(jù)的真實性和合法性、電子票據(jù)是否重復(fù)提交，缺少有效的監(jiān)管，因此而帶來一定的財務(wù)風(fēng)險。

二、建立票據(jù)管理體系，實現(xiàn)票據(jù)閉環(huán)管理

建立“以數(shù)字化信息化手段控制收入、管理收入”為目標(biāo)的票據(jù)管理體系，提升高校票據(jù)管理水平，充分運用計算機和信息網(wǎng)絡(luò)手段，實現(xiàn)票據(jù)的開具、管理、運輸、查詢、存儲等全流程無紙化電子控制。

（一）建立學(xué)校票據(jù)管理系統(tǒng)

建立票據(jù)管理系，優(yōu)化票據(jù)管理模塊和流程。為解決目前現(xiàn)場預(yù)借票據(jù)跑路、準備較多紙質(zhì)單據(jù)的問題，加強票據(jù)流程化和信息化管理，將票據(jù)流程嵌入模塊中，教職工可在線上辦理票據(jù)業(yè)務(wù);票據(jù)的開具、收回情況可直接通過系統(tǒng)獲取;與財務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，用信息化手段加強對票據(jù)業(yè)務(wù)的監(jiān)管。

（二）建立高校票據(jù)池

高校票據(jù)池是指針對高校稅務(wù)發(fā)票和財政票據(jù)設(shè)立的票據(jù)池。票據(jù)池是對學(xué)校票據(jù)集中管理模式的體現(xiàn)，具體包括行政事業(yè)收據(jù)和稅務(wù)票據(jù)，其中行政事業(yè)收據(jù)又可分為開出的票據(jù)和收到的票據(jù)，稅務(wù)票據(jù)又可分為增值稅銷項票據(jù)和增值稅進行票據(jù)。票據(jù)池的建立可對學(xué)校票據(jù)進行實時動態(tài)管理，有效保障會計原始憑證的真實有效，防范假票、重復(fù)入賬風(fēng)險，也是電子票管理潮流的必然要求。

1.票據(jù)“入池”審核。

教職工在申請票據(jù)報銷和經(jīng)費到賬入賬時，需向財務(wù)提供相關(guān)票據(jù)，并將票據(jù)號輸入財務(wù)系統(tǒng)中，屆時通過財務(wù)系統(tǒng)與票據(jù)系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)的對接，首先對票據(jù)的真?zhèn)芜M行校驗，無誤后再進行票據(jù)查重審核，審核無誤后的票據(jù)進行后續(xù)操作，沒有通過審核的票據(jù)直接退回，并注明退回原因。

2.票據(jù)追蹤管理。

票據(jù)審核通過后，繼續(xù)完成報銷或入賬財務(wù)處理，形成憑證號，將憑證號及“已入賬”標(biāo)識標(biāo)記到相應(yīng)的票據(jù)上，并繼續(xù)存放在“票據(jù)池”中。

3.票據(jù)查詢服務(wù)。

教職工繁忙于科研事務(wù)中，辦理財務(wù)業(yè)務(wù)的時間和精力較少，往往會忘記票據(jù)是否已完成報銷和入賬手續(xù)，存儲在“票據(jù)池”中的票據(jù)在為票據(jù)的真?zhèn)涡院椭貜?fù)性檢驗提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的前提下，向教職工提供查詢服務(wù)，根據(jù)票據(jù)號可直接查詢是否完成財務(wù)處理，并可獲取憑證號。

（三）建立高校票據(jù)認證平臺

1.建立票據(jù)報銷認證平臺，落實對報銷票據(jù)的管理。推進完善票據(jù)驗證管理模塊，與財務(wù)預(yù)約報銷系統(tǒng)對接，增加票據(jù)認證環(huán)節(jié)，確保財務(wù)原始憑證的真實合法，一定程度上規(guī)避財務(wù)風(fēng)險。

2.推進與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)無縫對接。繳費項目、繳費流水、電子票據(jù)和賬務(wù)的無縫對接，做到所有收費項目和電子票據(jù)的閉合管理。到款→開票→入賬一站式線上辦理，不僅可以提高學(xué)校財務(wù)管理水平和財務(wù)工作效率，也可在一定程度上提高師生滿意度。

3.推進與學(xué)校科研系統(tǒng)無縫對接。學(xué)校財務(wù)、科研部門聯(lián)合推進線上辦理科研經(jīng)費入賬。到款、立項審核、開票每個環(huán)節(jié)都形成電子憑單作為入賬原始憑證，師生可在線上完成科研經(jīng)費入賬工作，大大節(jié)約師生時間和精力，同時可推進高校財務(wù)票據(jù)影像化工作。

三、保障措施

（一）健全票據(jù)管理制度

根據(jù)國家及地方有關(guān)要求，高校積極制定相應(yīng)的票據(jù)管理制度，確保票據(jù)管理行為合法合規(guī)，使得票據(jù)管理工作的開展有章可依，嚴格執(zhí)行票款分離，并落實專人負責(zé);梳理票據(jù)管理流程，確保票據(jù)管理制度通過流程控制到位。

（二）充分發(fā)揮對票據(jù)管理工作的審計、監(jiān)察作用

定期對單位的收入項目和票據(jù)進行清理檢查，防止違規(guī)收費、濫開票據(jù)、公款私存和私設(shè)“小金庫”的違紀違規(guī)事件發(fā)生。

（三）落實預(yù)借票據(jù)制約措施

嚴格控制預(yù)借票據(jù)，需要預(yù)借票據(jù)的單位或個人需提交申請，明確到款期限，一旦到期款項無法到賬，可以通過限制借款單位或個人無法再次借票，或者對其課題項目結(jié)題加以限制等措施，保證學(xué)校各項科研項目的順利開展，有效的降低學(xué)校的財務(wù)風(fēng)險。

（作者單位：1.山東大學(xué);2.中國石油大學(xué)（華東））

山東省教育會計學(xué)會2019年度課題項目。