新時代背景下事業單位檔案數字化管理方法分析

張 輝

（泰安市醫療保險事業處 山東 泰安 271000）

1 引言

檔案是對個人行為、組織應用、機關活動的一種記錄保存，往往會體現出良好的價值意義，對于信息資源能夠做到充分的保護，對于事業單位的全面發展將會產生積極的影響。而現代化電子技術在不斷地深入與應用，傳統的檔案管理模式已無法滿足基本工作需求，需要我們進行全面的升級改造來進一步提高管理效率。而在這樣的情形之下數字化管理模式應運而生，對于整個的資源利用率能夠做到進一步提升，這樣才能夠進一步彰顯出事業單位應用價值。

2 對當下的管理現狀作出充分的分析

2.1 沒有對檔案管理給予足夠的重視

很多事業單位對于檔案管理工作的重要性沒有做到充分認識，每個員工的思想意識也過于落后，相關的管理措施也不能夠得到有效落實，使得整個的檔案管理效率偏低，甚至還會經常出現一些工作偏差[1]。

2.2 管理水平低下

很多事業單位都不能夠表現出全面的檔案管理水平能力，甚至有一些事業單位都沒有按照相關的規定程序建立完善的管理應用程序，導致檔案鑒定不夠全面。同時在進行檔案銷毀方面也不夠完善，對于一些有保存價值的檔案，也不能夠進行全面的建立與保存，導致相關的檔案管理制度過于混亂，根本達不到預期的目標。同時即使一些事業單位建立了相關的管理應用制度，但是這些規章制度只是一種表面形式沒有落實具體的應用與執行，根本無法達到預期的管理效果。

2.3 檔案管理模式還不夠先進

當前的檔案管理模式過于落后，只要是相應的管理人員，只是對檔案進行了保存整理，沒有對檔案的真實價值進行全面激發，導致檔案利用效率極低，無法發揮出檔案資料共享利用的真正意義。

3 進行數字化管理體現出重要意義

3.1 有助于辦公效率的提升

針對檔案進行數字化的管理應用，能夠保證檔案信息利用，更加準確實現快速歸檔管理，在任何時間段都可以進行提取。我國事業單位往往要進行大量的人員調動、人員退休和人員離職，所以說每項工作都比較煩瑣，通過數字化的管理能夠保證信息上傳更加準確，同時完成相關的共享與保存。同時檔案信息化管理有利于查找效率的提升，傳統的檔案查找需要浪費大量的人力資源和物力資源。而在數字化管理平臺模式之下，可以對各種檔案信息進行充分查找，以此提高辦公應用效率。

3.2 有助于提升自身的經濟價值

各大事業單位規模都在不斷擴大，產生了各種各樣的檔案資料，傳統的檔案管理不僅需要配備相關的管理人員，同時還要提供管理檔案室和其他管理保護設備，無形當中會增加運行成本。而數字化管理應用是采用計算機數字平臺進行檔案信息管理，這樣將會對整個管理空間進行充分利用，同時還會更好地減少無謂紙張的浪費，更好地節省開支，對于整體經濟價值能夠做到進一步的提高[2]。

4 進一步提高檔案數字化管理采取的主要辦法

4.1 對于人員的管理意識進行提高

當今我們已經進入到信息化應用時代，檔案管理人員一定要緊跟時代的發展步伐，針對當下工作模式，對于自身的知識體系架構進行不斷完善，以此能夠掌握更加強大的應用技能。對于傳統的檔案管理理念做出改變，對于自身的管理意識做到進一步強化，充分發揮出數字化管理應用優勢，更好地提高自身的管理應用技能，進一步地滿足檔案管理需求。同時不斷地強化自身的數字化應用技能，對于各種計算機數據庫都能夠進行全面的掌握，以此提升自身的專業技能，提高檔案管理應用水平。

4.2 提出更加完善的管理制度

為了進一步加強檔案數字化信息建設，事業單位一定要根據自身的檔案管理特點，提出相關的管理制度并下發到各個工作室，并嚴格執行。所以說我們要提出科學合理的檔案管理制度，并針對實際情況進行不斷完善，保證檔案儲存更加安全，進一步加強檔案保密管理，從而更好地提高人員管理意識，在日常工作當中能夠遵循相關的制度完成管理工作。

4.3 對于檔案和文書能夠做到數字化的梳理和管理

事業單位當中的檔案梳理和文書管理是一項非常重要的工作內容，檔案管理要同文書管理質量息息相關，對檔案和文書進行數字化的管理應用，能夠保證電子文件進行個性化的處理。利用計算機網絡平臺能夠對各種檔案進行發送和接收，將傳統的紙質文件進行改變，并將聲像傳輸技術和光盤打印技術進行充分的利用，使得文書處理更加高效。同時我們還要根據事業單位的日常工作內容，建立相關的網絡信息數據庫，對于檔案信息和文案信息都能夠進行及時的輸入，通過數據庫就可以對各種信息進行充分的查找，以此完成相關的工作，這樣將會對信息歸檔效率進行提高，從而更好地節約各種資源，保證日常工作更加科學化和合理化。

5 結語

雖然我們在檔案數字化管理方面取得了良好的成效，對于當下的事業單位發展需求做到了進一步滿足。但是在整個信息化時代發展背景下，我們同發達國家相比較，檔案的數字化管理還存在著明顯的缺陷，需要我們同發達國家進行不斷學習與交流。通過全面的學習，更好地彌補自身存在的不足，將數字化檔案管理發揮出應有的作用，保證事業單位工作更加高效，從而為人民做出更加全面的服務。