論大數據背景下學校檔案管理的信息化建設

宋維薇

（沈陽音樂學院 遼寧 沈陽 110818）

1 引言

當今，現代計算機技術、互聯網平臺讓大數據成為強化學校檔案管理工作的重要途徑。為有效面對社會現代化的需求，學校的檔案管理工作必須以信息化為主題，運用大數據的功能提取、更新、存儲檔案，檔案信息資源可以結合大數據的海量資源，調整文字性檔案與非文字性檔案的比重，在數據組中加入音頻、圖片、視頻等檔案資料。再通過各種類型的算法，實現采集、預測、存儲、備份一體化的檔案管理系統。

2 大數據時代學校檔案管理信息化建設的必要性

檔案管理的信息化與是指將現代信息技術與管理理念相融[1]。只有充分利用高科技，讓技術成為學校教學、科研宣傳的工具，加強檔案信息之間的交流、共享，才能有效改革和創新學校的教育教學方式、教學管理方式，更好地發揮學校的功能，提升檔案處理、利用效率。大數據擁有海量的數據庫，既可以豐富學校檔案資源，也可以保證檔案存儲的安全性。大數據的唯一弊端是隱私性較差，相關人員需要利用大數據獲得有用的隱藏檔案信息，避免信息資料的泄露。在大數據時代，檔案并不是簡單的信息綜合，而是通過電子文件檢索，在最短的時間內尋找最有用的信息。管理人員可以利用計算機設備連接云技術中心，訪問有關檔案信息的內容，查詢檔案存儲時間、位置，方便人員對重要的信息進行備份，并將備份上傳至云空間。

大數據對檔案管理的重要性可以說是不可替代的，信息化和現代化的管理手段的應用，可以幫助檔案工作人員二次開發信息資源，結合檔案類型，邊沿開發結構化的檔案模板，提供更多的檔案管理空間，這需要管理的信息化設備及時更新，管理軟件及時升級。人工在管理時工作量增加，信息提取和存儲技術落后，容易造成檔案丟失的情況。雖然信息技術在檔案管理中更加方便，但并不可能完全代替人工管理。學校的檔案管理工作包含收集、整理、鑒定、保管四部分內容，大數據的歸類和開發功能可以對各種資料進行歸納與集合，保證檔案管理工作的有序開展。由于部分無用檔案仍存在于學校系統中，大數據系統可以定期清理無用信息，在海量數據中準確尋找有價值的信息之間的聯系，使學校擁有更多的檔案存放空間。大數據的應用可以提升學校的檔案平臺安全性能，部分人員將檔案分散放置，大數據可以運用相應的軟件，依托校園網絡，落實檔案管理工作，對檔案進行定期審查和監督，并依據要求進行傳輸或公開。

3 推進學校檔案管理信息化建設的策略

3.1 建設統一開放的檔案管理平臺

學校可以依托信息技術平臺，為每一份檔案進行統一的編碼，結合各層級的檔案管理專員，逐級授權，分級維護檔案，既要保證檔案私密信息的安全性，又需要將可以公開的檔案信息放置在互聯網中，建立檔案管理、教職工動員、信息發布、學習培訓、在線服務五位一體的檔案管理平臺，通過數據平臺公開教育教學成果，讓社會成員通過網絡了解學校的教育教學等情況，還可以通過設置在線學習、在線服務板塊，讓學校基層的教職工通過手機，電腦等終端服務器及時跟進學校建設，創造新的教學成果。

3.2 實現檔案的可視化管理

學校可以通過統一的檔案管理平臺，讓學生在線查看自己平時的表現，尋找不足之處。針對教職工的個人檔案，學校可以將績效考評、教學貢獻等納入檔案管理中，通過信息系統自動完善和保存檔案資料，管理人員可以通過智能化手段，讓教職工實現異地查詢、在職查詢、打印資料等功能。還可以利用大數據和云技術平臺，實現智能的輸入方式，避免傳統手工輸入出現數據錯誤的現象。學校在保證教職工檔案和學生檔案安全性時，可以加強網絡建設，通過設置防火墻、建立網絡保險柜等方式，防止信息泄露，管理人員在登錄檔案管理平臺時，需要設置動態性的密碼，防止其他人員進入平臺盜取信息。檔案管理人員可以標注不同種類的檔案信息，根據大數據的算法工具，對信息資源的時間、作者、價值等進行統計，建立關聯性數據生成可視化圖表[2]。依托電腦終端或手機終端，用數據模型呈現檔案信息的生成分析報告，讓教職工和學生個人以更加直觀的方式查看有效數據。

3.3 提升檔案管理分析機制

學校需要重視檔案管理工作，科學制定檔案管理步驟，讓每一位管理人員都運用計算機系統，實時更新和調取檔案資料，通過信息通信技術，使檔案管理人員可以及時接收檔案變更信息，通過遠程操控，實現檔案管理工作的創新，更好地服務于學校的發展。大數據背景下，相關人員可以運用關鍵詞搜索自動提取主流信息，或通過限制時間節點、類型范圍等，推送類似資源，利用大數據的智能輔助工具，快速尋找檔案信息的邏輯特征，結合用戶的需求分析學校檔案管理平臺的資源。高校可以購進軟硬件設施，用以連接大數據中心，做好計算機的安全維護與數據備份系統，實時結合大數據中心的數據變化存儲，收發所需資源，按照統一的規范提高檔案信息的收集效率。

4 結束語

綜上，學校檔案管理信息化建設是一個系統工程，首先需要意識，大數據在檔案管理工作中的重要性，與此同時，還需要科學的構架，需要運用數據庫和云技術平臺整理、檔案信息，切實將信息化建設落到實處。