信息化背景下的高?？蒲袡n案歸檔問題研究

吳哈娜

（百色學(xué)院 廣西 百色 533000）

1 引言

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)，高校科研工作作為重要的技術(shù)來源，對社會發(fā)展起到關(guān)鍵作用，科研檔案管理能夠有效實現(xiàn)對科員成果、研究過程等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的收集，進(jìn)行完善的歸檔，為高?？蒲泄ぷ骱徒虒W(xué)工作開展提供可靠的參考和依據(jù)。但是檔案歸檔工作中存在著一些問題，需要檔案管理部門和科研人員結(jié)合實際科研工作情況，建設(shè)完善的管理體系，推動檔案管理水平的提升。

2 高校科研檔案信息化建設(shè)的重要意義

信息技術(shù)在科研檔案管理中的科學(xué)運用，能夠有效提升檔案管理效率，利用專業(yè)信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)對管理流程的高效整合，建設(shè)完善的信息化管理平臺，推動管理效率的提升。同時利用技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案存儲形式的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有效降低成本投入，并能夠通過對數(shù)字化檔案的深入分析，對資料進(jìn)行科學(xué)管理，對資料的利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，有效提升科研檔案資源的利用效率[1]。

3 高校科研檔案歸檔工作問題分析

歸檔工作作為高?？蒲袡n案管理的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案資料真實有效的重要基礎(chǔ)，但是在實際的歸檔過程中存在著一些問題，制約著檔案管理效果的提升。首先是對歸檔工作的重視程度相對不足，當(dāng)前高?？蒲袎毫^大，學(xué)校管理部門和科研人員對歸檔工作缺乏有效的重視，不能按照相關(guān)的檔案管理規(guī)范對資料數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的整理，無法對相關(guān)資料進(jìn)行全面的收集，影響檔案完整性。其次是歸檔規(guī)范不夠完善，對歸檔流程缺乏有效的規(guī)范，對歸檔工作中存在的問題不能做到及時發(fā)現(xiàn)和解決[2]。特別是隨著信息技術(shù)的運用，歸檔工作內(nèi)容和形式發(fā)生了很大的變化，使得現(xiàn)有的檔案規(guī)章制度和過程管理體系已經(jīng)不能滿足實際的管理需求，檔案管理部門缺乏主動意識，不能對相關(guān)的管理制度進(jìn)行針對性的調(diào)整。再次是信息化程度較低，不能充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢對歸檔工作進(jìn)行優(yōu)化，增大了歸檔工作量。相關(guān)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后，無法實現(xiàn)對歸檔流程的科學(xué)優(yōu)化。最后是檔案管理人員的專業(yè)能力不足，科研檔案具有較強的專業(yè)性，需要管理人員在具備相應(yīng)的檔案專業(yè)素養(yǎng)的同時，對科研項目形成有效的了解，保證檔案真實有效。而現(xiàn)有的檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平相對不足，無法保證歸檔工作的高效執(zhí)行[3]。

4 信息化背景下高效科研檔案歸檔問題解決措施

4.1 完善歸檔工作制度

科研檔案歸檔工作中存在的問題是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素，管理部門應(yīng)加強對歸檔工作的重視，充分結(jié)合高?？蒲泄ぷ餍枨?，加強對歸檔工作的重視，有效提升科研人員的歸檔意識，保障管理制度的高效落實。要制定長效管理機制，結(jié)合檔案工作實際情況，對管理制度進(jìn)行動態(tài)化調(diào)整，對歸檔工作流程進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，有效適應(yīng)科研工作實際，提升管理工作的科學(xué)性。

4.2 建設(shè)信息化管理體系

信息技術(shù)的運用對提升歸檔工作水平起到積極作用，要合理利用信息技術(shù)手段，對歸檔流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，建設(shè)完善的信息化管理平臺，實現(xiàn)對檔案管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，并利用信息設(shè)備和技術(shù)，對歸檔工作進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的數(shù)字形式轉(zhuǎn)化，有效提升管理效率。利用先進(jìn)技術(shù)對科研資料進(jìn)行深入分析，對資料進(jìn)行科學(xué)的整理、分類、排序和保存，建設(shè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫，推動歸檔工作高效開展。

4.3 強化歸檔意識

高校科研人員作為歸檔工作的重要主體，歸檔意識的提升是強化歸檔水平的重要基礎(chǔ)，在管理工作中，要加強宣傳教育，引導(dǎo)科研人員充分認(rèn)識科研歸檔工作的重要作用，在日常科研工作中對自身工作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確保資料信息的完整和真實有效，并嚴(yán)格按照歸檔制度進(jìn)行資料的整理和提交，提升檔案管理質(zhì)量。高校要完善監(jiān)管機制，對歸檔工作中存在的問題做到及時發(fā)現(xiàn)和解決，落實責(zé)任機制，對科研人員形成有效的督促作用。

4.4 加強人才隊伍建設(shè)

科研檔案具有較強的專業(yè)性，管理人員的專業(yè)水平是影響歸檔質(zhì)量的重要因素，檔案管理部門要加強人才隊伍建設(shè)，積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才，充實管理隊伍。要完善培訓(xùn)機制，結(jié)合歸檔工作實際情況，制定針對性的培訓(xùn)策略，有效提升管理人員的素質(zhì)能力。要完善考核機制，將歸檔工作成效作為重要的考核依據(jù)，將考核結(jié)果與激勵政策進(jìn)行有效結(jié)合，激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

5 結(jié)語

科研檔案歸檔工作的高效落實是推動科研項目科學(xué)推進(jìn)的重要基礎(chǔ)，為科研工作開展提供基礎(chǔ)保障。管理部門要提升主動意識，充分結(jié)合歸檔工作中存在的具體問題，堅持以問題為導(dǎo)向，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，構(gòu)建完善的歸檔體系，合理利用信息技術(shù)優(yōu)勢，對歸檔流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，提升檔案歸檔水平。