信息化環(huán)境下高校電子文件管理制度建設(shè)分析

金子妮

（中國民用航空飛行學(xué)院綿陽分院 四川 綿陽 621000）

1 引言

高校電子文件管理相關(guān)的應(yīng)用被信息化環(huán)境不斷拓展開來，使得高校的電子文件數(shù)量越來越多。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件來說，電子文件具備較為獨特的特點，給高校電子文件管理帶來了一定的要求，信息化的環(huán)境給高校電子文件管理上帶來了制度、方法、機構(gòu)和組織等方面的全新挑戰(zhàn)和要求。這種現(xiàn)象要求高校電子文件管理人員不得不結(jié)合高校電子文件管理的實際情況和管理需求做出創(chuàng)新和改革，轉(zhuǎn)變高校電子文件管理現(xiàn)狀，最大程度上促進(jìn)高校電子文件管理水平和管理質(zhì)量的提升。

2 現(xiàn)階段高校電子文件管理中存在的問題和不足之處

現(xiàn)階段的高效電子文件管理過程中由于各種因素的影響存在著較多的問題，這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響高校電子文件管理質(zhì)量和水平的提高。主要的問題表現(xiàn)為以下幾個方面：（1）當(dāng)前高校電子文件管理規(guī)劃上存在漏洞：現(xiàn)階段的高校檔案信息化的構(gòu)建中，高校電子文件管理未能很好地納入高校校務(wù)的規(guī)劃過程中，使得高校電子文件管理的統(tǒng)籌規(guī)劃系統(tǒng)較為不完善，有時候高校管理部門管理人員在面臨這些電子文件時總顯得能力不足。（2）高校電子文件管理職責(zé)劃分不清晰、機構(gòu)不完善：現(xiàn)階段大部分高校未能很好地形成獨立的機構(gòu)負(fù)責(zé)專門的高校電子文件管理工作，使得高校電子文件管理存在分散、不統(tǒng)一的問題，多數(shù)電子文件相關(guān)業(yè)務(wù)也未能按照明確的分工系統(tǒng)進(jìn)行管理，使得大部分電子文件依舊停留在以往的業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)，如較為常見的財務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)和教學(xué)系統(tǒng)等，給現(xiàn)階段的高校電子文件管理帶來了一定的風(fēng)險和挑戰(zhàn)，一旦出現(xiàn)問題后也經(jīng)常存在各個部門推卸責(zé)任的現(xiàn)象，不利于高校電子文件整體管理水平的提高[1]。（3）管理過程中的法制標(biāo)準(zhǔn)較為缺乏：現(xiàn)階段雖然我國結(jié)合當(dāng)前形勢出臺了幾個相關(guān)的文件如較為熟悉的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，但文件管理過程中缺乏明確的制度、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，影響了高校電子文件管理質(zhì)量的提升。

3 信息化環(huán)境下高校電子文件管理制度的建設(shè)途徑

3.1 為信息化環(huán)境下高校電子文件管理構(gòu)建一批專業(yè)性的人才

在信息化的環(huán)境下，對于高校電子文件的管理為了最大程度上強化管理質(zhì)量、規(guī)劃管理制度，高校應(yīng)將建設(shè)重點放在電子文件管理人員的招聘、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)層面。選擇一些專業(yè)對口或具備豐富電子文件管理經(jīng)驗、信息化專業(yè)技術(shù)的人才后結(jié)合高校電子文件管理的實際情況開展定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，從整體上提高高校電子文件管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)[2]?，F(xiàn)階段各高校電子文件管理人員的綜合素養(yǎng)及專業(yè)水平均較低，大多數(shù)都缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)能力和管理技能，這就要求高校致力于對電子文件管理人員的培訓(xùn)和管理方面，通過外派學(xué)習(xí)、定期培訓(xùn)、定期考核及國外研修等途徑提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平，為高校電子文件管理提供專業(yè)的人才。

3.2 重視建設(shè)信息化環(huán)境下高校電子文件管理的制度和規(guī)范

在信息化環(huán)境下高校電子文件管理的過程中應(yīng)不斷建設(shè)和發(fā)展高校電子文件管理的制度，制度可以反映出一個管理系統(tǒng)中相互聯(lián)系、不可或缺的關(guān)系，在構(gòu)建高校電子文件的管理過程中建立高校電子文件的管理制度能很好地保障高校電子文件管理工作的順利開展與實施，結(jié)合高校電子文件管理中存在的問題制定和學(xué)習(xí)電子文件管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、相關(guān)制度，使得高校電子文件的管理更有保障，進(jìn)一步制定詳細(xì)具體的規(guī)章制度和管理手段，促使各個部門的管理工作更好地銜接和協(xié)調(diào)處理，有效地提升管理成效，讓高校更好地開展各項電子文件的管理業(yè)務(wù)與服務(wù)[3]。

3.3 明確落實好高校電子文件管理機構(gòu)人員的職責(zé)范圍

在信息化的環(huán)境下，為了更好地落實高校電子文件管理制度和措施，相關(guān)部門應(yīng)明確高校電子文件管理機構(gòu)的設(shè)置，對相關(guān)部門管理職責(zé)的分配進(jìn)行明確，為高校電子文件管理工作的開展提供基礎(chǔ)和前提，促進(jìn)高校電子文件管理制度的規(guī)范建設(shè)與發(fā)展。在電子文件管理職責(zé)的劃分過程中應(yīng)明確地對電子文件管理中涉及的各個業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分配和落實，并將責(zé)任落實到個人身上，強化電子文件管理過程中人員的責(zé)任意識及工作積極性，減少問題及問題出現(xiàn)后相互推卸責(zé)任行為的出現(xiàn)，提高高校電子文件管理水平和管理質(zhì)量，更好地保障信息化環(huán)境下高校電子文件管理工作的順利開展[4]。

4 結(jié)語

信息化環(huán)境的發(fā)展雖然給高校電子文件管理帶來了一定的挑戰(zhàn)，但同時也是一個很好的機遇。高校電子文件管理制度的建設(shè)過程中應(yīng)結(jié)合高校的實際情況、電子文件管理過程中存在的問題等通過開展為信息化環(huán)境下高校電子文件管理構(gòu)建一批專業(yè)性的人才、重視建設(shè)信息化環(huán)境下高校電子文件管理的制度和規(guī)范及明確地落實好高校電子文件管理機構(gòu)人員的職責(zé)范圍等多元化的建設(shè)制度措施，更好地落實高校電子文件管理工作，為高校培養(yǎng)一批專業(yè)的電子文件管理人才，有效地落實相應(yīng)的管理制度與規(guī)范，促進(jìn)高校電子文件管理質(zhì)量和水平的提高。