加強人事檔案管理信息化建設探究

江秋峰

（龍巖市永定區城鄉居民社會養老保險管理中心 福建 龍巖 364100）

1 引言

在通信技術、數據庫技術以及計算機網絡技術飛速發展的今天，越來越多的工作依賴于信息化數據所提供的便利。人事檔案管理工作為順應時代發展的要求，正在通過一系列的改革措施不斷加強信息化建設，逐步提高人事檔案管理工作的整體水平。

2 加強人事檔案管理信息化建設的必要性

人事檔案是個人信息的重要載體，它記錄著學習經歷、社會關系、思想品行等重要的個人信息。在互聯網時代，數據信息是企業生存的根本，同時也是提高企業競爭實力的必備要素，而人才是企業發展的第一資源，由此可見，運用信息化管理手段，建立良好的人事檔案管理機制對一個企業而言是非常重要的[1]。首先，信息化管理手段是確保員工個人信息安全的必要措施。以往紙質檔案管理方式雖然能起到一定的人員信息管理作用，但資料安全性較差，一旦發生損毀或丟失，是很難進行補救的。信息化的管理手段可以有效避免此類事情發生。其次，信息化管理可以提高人事檔案管理水平。傳統紙質檔案資料查閱起來非常不方便，而且也不利于信息及時進行更新。經過數據化處理的人事檔案信息，簡化了管理工作流程，減少了檔案管理人員的工作量，為企業節省了許多寶貴資源。人事檔案管理的信息化建設加快了人員信息更新速度，推動檔案管理模式不斷改進、完善[2]。第三，信息化建設是時代發展的要求。隨著社會的發展和進步，信息化技術在人們工作和生活中的應用日漸廣泛。人事檔案管理工作要想與時俱進，更好地服務企業甚至服務社會，就要強化信息化建設，使管理工作更加社會化、開放化。最后，信息化建設可以使人事檔案管理工作充分發揮自身價值。人員信息是企業的重要資源，人事檔案管理工作應當做到信息安全完整、查閱方便、更新及時。這些在傳統紙質檔案管理中是很難實現的，但信息化管理方式可以通過電腦來實現這一切，它讓檔案信息使用起來靈活、方便，為人員考核提供了可靠依據，人事檔案價值也得到了充分體現。

3 人事檔案管理信息化建設應遵循的原則

人事檔案信息化通常是指將人力資源檔案作為主要依據，在確保內容不發生變化的前提下，對其進行信息化處理，改變原有檔案保存方式，使其更加安全、便捷。在對人事檔案管理進行信息化建設時，我們應當遵循如下基本原則：（1）安全性原則，提高人事檔案信息的安全性，是對檔案進行信息化建設的主要目的之一，因此，我們要對保存檔案信息的計算機進行加密處理，同時要利用先進的防火墻技術來管理重要信息的訪問權限，保證信息不會外漏[3]。（2）實用性原則，信息化管理系統的設計要以操作簡單、使用方便為宗旨，也就是說真正應用該系統的工作人員不需要進行專業培訓，便可以根據工作需要進行使用，這也體現了辦公方式自動化的優勢。（3）先進性原則，在確定使用某種計算機軟件技術之前，要充分考慮到它的可伸縮性、可擴展性以及可繼承性，這些因素與其技術含量和生命周期息息相關，與人事檔案內容的安全性、管理系統的實用性也具有緊密聯系。

4 人事檔案管理信息化建設存在的不足

4.1 人事檔案管理人員職業素養有待提升

各企業在安排人事檔案管理工作人員時，很少會考慮到專業知識以及職業素養，有的只是將其作為行政工作的一部分來進行管理。由于缺乏專業性，這勢必會對人事信息安全產生一定威脅。在信息化時代，信息安全是首要問題，隨著計算機技術的迅速發展，很多網絡病毒、黑客會通過各種渠道竊取企業重要信息。如果沒有較強的防范意識和敏銳的洞察力，那么企業人員信息則會輕易被人篡改或盜取，同時也會給企業帶來不小的損失。

4.2 管理方式落后

人事檔案管理在很多企業都仍在沿用傳統管理模式，管理不夠規范，工作效率也較低。目前，我國各企業單位的人員流動較為頻繁，崗位也時常進行調動，需要人事信息及時更新。但傳統管理方式明顯不能滿足檔案管理的需求，人事信息更新延遲，檔案整理、著錄標準、分類方法相對落后，這些都給企業的管理和發展帶來諸多不便。

4.2 人事檔案利用率較低

對人事檔案管理進行信息化建設的目的，是為了使其充分發揮自身價值，被更好地應用到人力資源管理以及企業其他管理中。但許多企業人事檔案都處于“被動使用”狀態，只有需要時才會查閱。人事檔案信息的確具有一定的保密性，但這不等于要降低其使用率，這樣反倒不利于人事檔案管理的信息化建設。

5 加強人事檔案管理信息化建設的措施

5.1 強化人事檔案管理信息化建設的意識

思想意識是改變的原動力，要加強人事檔案管理信息化建設，首先就要提升對信息化管理模式的認識程度。人事檔案管理工作是企業管理工作的一部分，它的先進與否是企業辦公現代化程度的標志。所以，企業要自上而下認識到先進管理技術對人事檔案管理工作的重要性。只有領導、相關從業人員以及人事檔案信息的使用者都認可，才能真正將加強信息化建設落到實處。

5.2 建立信息數據庫

目前，很多單位的計算機設備都相對陳舊，能投入到人事檔案管理方面的也十分有限。然而，科技的快速進步促使新型計算機設備不斷涌現，因此管理者應當具備一定的敏感度，及時引進新設備、新技術，加速人事檔案管理信息化建設的進程。另外，要建立人事檔案信息數據庫。通常情況下，信息化建設是通過網絡服務器進行管理的，將人事基本信息錄入到服務器后，系統會建立一個數據庫，然后利用相關軟件系統對其進行管理。在建立人事檔案數據庫時，要注意數據庫中的信息應當與原始檔案信息一致，確保信息的準確性和原始性。應用于信息化建設中的軟件系統要具備一定的可操作性，這樣可以方便工作人員查閱。網絡信息部門要對系統的使用權限進行設置，按照企業需求對人事檔案查閱權限進行規劃和設計，科學地管理人事檔案信息，使信息管理可以實現多層次、多維度。

5.3 對人事檔案安全性和開放性進行有機融合

在加強人事檔案信息化建設的過程中，一定要重視信息的安全性和開放性。所謂開放性是指人事檔案信息僅對有一定權限的人員進行公開。對人事檔案資料進行數據化處理，一方面是為了可以及時更新人員信息，另一方面也是防止對檔案信息隨意進行涂改或造假。同時，也正是因為企業所有員工的真實信息都存儲于服務器中，人事檔案管理系統的安全性就顯得尤為重要。既要對信息進行保密，又要將信息提供給有需要的人進行使用，將開放性和安全性進行有機融合是加強信息化建設的一項重要內容。

5.4 提高工作人員職業素養

人事檔案管理人員的職業素養，對檔案管理信息化建設成效有著直接的影響作用，甚至還會影響到整個人力資源管理水平。所以，對相關從業人員的選擇和考察要非常慎重，除了要具備扎實的專業理論知識、相關數據信息處理能力、熟悉信息軟件操作系統外，還要具有高度的責任心、安全意識和素質修養。人事檔案管理工作會接觸到個人信息和企業信息，因此職業素養也就成為擔任此項工作的前提保證。只有具備強烈的安全意識和保密意識，才能有效防止信息的外傳和泄漏。

5.5 結合企業實際情況

信息化建設是一種趨勢，它對任何一個企業來說都是發展過程中必須經歷的。但每個企業的實際情況不同，所以人事檔案管理的信息化建設也要結合企業實際情況進行。對于實力較強的大型企業，自然應當加大信息化建設的支持力度和資金投入，重視管理軟件的開發和研究，建立專業的人事檔案管理團隊，及時更新系統軟件，做好信息系統的安全防護工作，使人事檔案管理工作的效率可以滿足企業管理和發展的需要。但對于規模尚小的企業而言，則應當量力而行，雖然也需要緊跟信息時代的發展步伐，但還是要考慮到企業的實際需求逐漸推進，切不可好高騖遠，這樣反倒會為企業帶來負擔，影響企業的發展壯大。

6 結語

綜上所述，人事檔案管理是人力資源管理中的重要環節，信息化建設不僅可以推動人事檔案管理工作的發展，而且還可以促進整個企業人事管理工作更加科學化、規范化。所以，我們要提高信息化管理意識，提升信息化管理水平，使人事檔案管理工作可以在企業發展過程中更好地發揮作用。