高職院校檔案信息化管理的策略分析

李曉霞

（錫林郭勒職業學院 內蒙古 錫林浩特 026000）

1 引言

檔案管理是高職院校整體管理中非常重要的部分。對于提高高職院校領導的各個層次和學校的整體功能而言，檔案管理至關重要。在信息時代，提高檔案管理建設的高職院校質量的最有效方法是將檔案管理建設與信息技術進行更深入的集成。在“互聯網+”思想的指導下，高效的計算機和有效的互聯網訪問創造了檔案管理模式，檔案管理提高了工作效率。因此，高職院校充分理解了信息檔案管理的重要價值和檔案管理信息化以后呈現信息的有效方式，能積極提高并努力改善檔案管理的性能[1]。

2 高職院校檔案管理的重要性

（1）檔案高職院校包含學校發展的完整歷史，學校歷史的存在和學校的良好意圖，是道德教育最標準的模范，這些都被記載在了檔案里。檔案的內容根據管理學校的人數進行完善和編寫。這是每個人都遵循的標準，它使人學習到具有自律和認真履行的責任。每個高職院校文件中都代表著學校的所有教育，科學知識或行政管理，這些都能彰顯學校的優良教學風氣。（2）高職院校檔案包含高職院校教育和研究的最新進展，以及供教師和學生獲取知識的新教材。高職院校是知識傳播的場所，也是科學教育和研究的中心場所。這是大多數教育工作者和學術研究人員在實踐中進行培訓和研究的結果。這些結果每年都會用原始卷宗注釋和新注釋進行更新。在積累過程中，高職院校檔案管理逐漸形成許多內部處理系統和豐富的材料，保護這些知識成果刻不容緩。

3 高職院校檔案信息化管理的策略

3.1 加大資金支持力度，全方位確保信息化建設有序開展

檔案管理也需要花費大量的資金投入來為管理系統提供服務。因此，高職院校的管理層應著重于對檔案管理的投資，并全力支持檔案管理信息的獲取，從而在各個方面提供檔案管理的信息，并保證檔案管理能順利完成。首先，高職院校應該在檔案管理部分保障高質量計算機的供應，以確保計算機的速度和數據處理能力能夠完全滿足更新檔案內容和信息查詢的需求。然后，檔案管理必須在檔案管理部門辦公室中進行工作，能有利促使工作人員改變傳統整理檔案的思維，并改善檔案管理的信息處理方式；第三，高職院校必須著重于建立數字化檔案，防范數據風險的意識以及做好管理系統的防病毒程序防范措施，以應對文件出現意外時能進行及時存檔，提高管理信息化的安全防范意識。最后，針對檔案信息化管理的薪酬待遇還應給予提高，從而吸引高端人才前來應聘工作，能增強管理團隊的能力水平[2]。

3.2 完善硬軟件設施，深入推進檔案管理信息化

高職院校現在必須意識到為開發從檔案管理生成信息的設備和應用程序提供正確的環境條件的重要性。一是需要增加對設備的投資，改善創建信息所需的設備和程序，并確保檔案管理信息的逐步發展；二是有必要加快創建用于收集信息的數字數據庫，創建用于處理要收集的信息的系統，實現在不同學院收集不同的信息并進行資源的交換，并加速利用資源來收集信息；三是根據實際需要改進信息系統檔案管理，并根據對系統功能和授權參數的訪問來確保信息系統檔案管理的安全性。

3.3 轉變高職院校檔案管理理念，大力實施檔案信息化管理

隨著高職院校檔案管理與信息技術的集成加深，高職院校檔案信息化管理的普及度增加。高職院校檔案管理員工應改變檔案管理的概念，根據高職院校校園數字化設計趨勢隨時間演變，更改高職院校檔案管理程序并定義檔案管理信息刻不容緩;同時，高職院校管理部門應提供一個合理的環境來讓工作人員進行創建和管理記錄，創建一個有利于高職院校檔案信息化的建設和管理信息化的計劃和組織的環境。它創建和處理真實文件中的信息和數據，對信息進行合并篩選以后，再使用計算機文件和設備設置來輸入和存儲有關文件的實際信息，然后將檔案信息化傳輸以供以后使用。

3.4 通過建立清晰明確的管理責任領導機制，保證管理的效力

高職院校領導人必須首先認識到檔案管理工作的重要性，加強檔案管理并將其納入整個學校的發展計劃中，并促進檔案建設與其他工作（包括檔案工作）之間的有效協調與合作，綜合管理制度的實際內容和主要功能根據需要的層次規劃了網絡方向的發展，并從上到下營造了和諧的建設性局面。

3.5 提升信息技術水平，加強檔案管理信息化平臺開發工作

檔案管理的信息獲取必須得到檔案管理的計算平臺的支持，在這一階段，高職院校強調了與IT公司緊密合作的重要性，并且根據檔案管理的實際需要著想，必須共同開發具有實際和綜合作用的信息平臺。通過運行該程序可以感受到：頁面布局清晰明了，信息管理成功地完成了存檔數據的數字化，安裝了資料器搜索引擎，快速輕松地為存檔用戶提供所需的數據，從而進一步擴展了檔案管理的功能。同時，高職院校要求檔案管理的員工能熟練使用平臺檔案管理來下載信息，以確保信息管理平臺真正融入到檔案管理中[3]。

4 結語

通常，在創建檔案管理時，高職院校應該關注變化和發展，并以信息為核心指向，而檔案管理應該積極地促進信息化改革。本文的描述著重于創建信息檔案管理，優化內部和外部環境，加速硬件和軟件功能的改進以及開發人才團隊的壯大，增強檔案信息化管理能力，這樣才能適應瞬息萬變的社會發展。