芻議檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位

陳福昕

（白城市醫院 吉林 白城 137000）

1 引言

檔案管理是醫院發展的重要環節，同時醫院檔案管理也需跟著社會技術發展形勢進行更新，信息化建設可以提高醫院檔案管理的工作效能，減少傳統檔案的占地空間，在信息檢索方面也更加便捷快速，是未來醫院檔案管理的重要發展方向[1]。

2 醫院檔案管理的發展趨勢

醫院檔案管理就是對檔案信息進行收集、整理以及服務利用，而信息化檔案管理則是通過現有的信息化技術以及互聯網技術等對檔案信息資源進行虛擬化的歸納收集整理，同時信息化建設也需要從多個方面進行考慮。例如信息化基礎設施、信息化人才培養以及信息化設備的維護與更新。醫院檔案管理包含的內容繁雜，隨著當前醫院朝著多元化的方向發展，醫院檔案管理的標準和要求也越來越多，醫院檔案管理的最終目的是服務社會，在信息化技術的加持下檔案管理工作可以有效提高工作效率，同時也能將多元化的檔案信息進行融合，改善原來傳統醫院檔案管理的運作模式，更對檔案查詢、檔案調取、檔案檢索提供了便捷。

傳統的醫院檔案管理模式主要針對紙質材料進行收納歸集和整理，但是隨著當前的科技發展越來越多的檔案呈現出圖片、視頻、音頻模式，如果仍采用傳統檔案管理模式，不僅效率低下而且受到保存時間的限制。因此醫院檔案管理部門必須促進自身的網絡數字化發展，利用互聯網以及信息化技術優勢發揮原始檔案的自身效能[2]。

3 當前醫院檔案管理存在的主要問題

我國的數字化醫院檔案管理仍處于探索階段，在不同地區以及不同單位采取了不同的資料分類方式以及編碼掃碼工作程序，但是由于醫院檔案管理具有流動性，因此各地區各單位必須統一標準才能讓醫院檔案信息實現共享，提高檔案管理效能，如果標準沒有統一，那么可能反而增加工作量。實行數字化的醫院檔案工作管理模式就需要工作人員不僅要具備檔案管理的專業知識，同時還要熟悉數字化的系統操作以及相關的信息設備維護，這樣可以增加醫院檔案管理的安全性和時效性，但是目前很多單位或部門人員還缺乏相關的計算機專業知識，這也給數字化建設提出了難題。在數字化醫院檔案管理的推進過程中，需要對傳統的檔案進行逐一掃描和歸檔，同時對于各單位各部門也需要相應的硬件和軟件進行建設維護。因此可以看出在醫院檔案數字化建設過程中，需要有大量的資金成本和人力成本作為支撐，既包括前期的醫院檔案掃描和數據化轉換，還包括后期的系統和設備維護，因此在數字化工作推進過程中要有明確的規劃，防止后期管理不善造成資金緊張[3]。

4 信息化建設對醫院檔案管理的價值

傳統的醫院檔案管理多以紙質模式為主，不僅需要大量的物理空間進行保存，同時由于不同階段需要進行資料補充和更新，因此對于檔案管理的保密性和真實性也具有一定的隱患。而數字化的醫院檔案管理更多地依托于現代互聯網技術以及相關數字化產業，改變了傳統的醫院檔案資料管理模式可以通過文字、照片、視頻、音頻等多種模式進行多元化管理，不僅豐富了醫院檔案內容，同時還能對存儲信息進行功能檢索，有利于現代化人士管理的工作效率提升，也是醫院管理現代化發展推進的重要技術基礎。傳統醫院檔案管理過程中，如果想要查閱個人的檔案資料需要根據檔案所屬類別逐個尋找，整個工作流程煩瑣且耗費大量人力，同時精準度也無法保證。數字化檔案管理的模式可以將個人檔案資料信息轉化為檔案識別代碼，當有需要時，醫院檔案管理人員可以根據關鍵詞或關鍵信息快速查詢，極大地提高了檔案工作效率，同時兼具精準性，另外由于當前互聯網的快速發展，目前的醫院檔案管理數字化技術也突破了時間與空間的屏障，更大程度上減少了檔案管理的經濟成本，可以在任何條件下進行查詢，對于提升醫院檔案管理的綜合水平具有積極意義。數字化的醫院檔案可以對檔案資料進行多維度、立體化的管理，明確了各層級醫院檔案管理人員的工作職責，同時還能對醫院檔案的優化和完善進行不斷設計規劃，通過建立統一化的數字醫院檔案管理平臺，讓多個部門全程參與，對于檔案管理的系統化發展具有重要意義。另外，建立醫院檔案管理系統還能增強檔案管理的監管效能，對于檔案的收集、檔案的統計以及檔案的在線監控都具有重要意義[4]。

5 提升醫院檔案信息化管理水平的具體策略

5.1 加強檔案數字化資源建設

加強醫院檔案信息化管理需要從軟件和硬件兩方面入手。首先，在硬件方面需要注重檔案管理、設備更新以及原有設備的外接拓展，未來的數字化發展具有較大潛力，因此醫院檔案管理在設計之初，硬件就不能匡定在具體范圍內，而是要注重技術的革新以及拓展，同時由于當前檔案信息的多元化，因此要注重多樣性多媒體信息技術與3D技術的結合，這樣有利于將傳統的答案信息進行轉換，同時也能豐富檔案管理的綜合效能。其次在軟件方面應該注重相應檔案管理的應用程序開發，根據實際需求結合智能化技術將查詢方式、調檔方式以及存儲方式以更加多元化的形式開展，促進醫院數字化檔案建設快速發展[5]。

5.2 提高醫院檔案管理人員的綜合能力

隨著當前互聯網技術不斷發展，在醫院相關部門中的檔案管理工作必須提升相關人員的綜合素養，以適應現代技術的快速發展。首先，建議醫院要注重自身新鮮血液的引進，例如與各大高校的計算機專業簽訂就業協議，以專項培養的方式為部門做好人才儲備，對于檔案管理的未來發展具有重要意義。其次，醫院檔案管理部門要注重原有職工的綜合能力提升，可以采用定期培訓的方式促進業務能力成長，學習有關信息化的技術，尤其在設備維修應用檢查等方面要結合工作實際進行自我能力提升[6]。

5.3 建立信息化的醫院檔案數據庫

由于醫院檔案具有很強的時效性，因此必須注重檔案的及時更新和糾錯，并逐步將傳統的紙質檔案向數字化進行轉換，讓檔案管理具有更好的便捷性和流通性，因此建議建立相關的信息化醫院檔案數據庫，通過大數據技術進行檔案信息收集整理以及導入通過平臺內的分類和數據集成，加強對醫院檔案的管控和存儲。在數字化醫院檔案管理過程中，必然會遇到各種問題，只有在實踐中不斷探索，才能找到其優化路徑，因此應注重數字化管理系統的優化以及更新，在實踐中不斷地探索和創新，同時也要加強使用系統、維護系統以及管理系統的有效分類，讓系統按照不同標準進行最大效能發揮。

5.4 注重數字化醫院檔案管理的安全性建設

互聯網是一個開放性的平臺，其中不免魚龍混雜，由于醫院檔案管理是一個極具保密性的工作，因此必須強化信息安全管理職能，注重平臺系統的可靠性。首先，數字化的醫院檔案管理需要有數字加密，對于任何進入系統的賬號都需驗證身份，同時對于賬號的使用過程進行全程記錄，為防范今后出現的任何問題，做好數據儲備。其次，要充分利用大數據以及云計算等技術對醫院檔案資料進行有效備份，防止因任何意外情況造成的原始資料丟失。最后，要注重保護關聯方的個人信息，防止個人隱私被泄露，要有相應的防火墻、網絡隔離對木馬或黑客攻擊進行有效防范[7]。

6 結語

綜上所述，數字化產業技術是未來社會的重要發展方向，醫院檔案本身具有自身的特點，因此信息化管理對醫院檔案管理有著重要的價值，醫院相關工作人員應充分認識到信息化技術的積極效能，結合數字化醫院檔案管理方面所面臨的問題進行分析，探索未來的信息化管理方向，為我國的信息化醫院檔案工作推進做好準備。