信息時代下檔案管理工作的創新探討

李曉紅

（濱州市公共就業和人才服務中心 山東 濱州 256600）

1 引言

在社會快速發展背景下，我國已經進入到信息化時代，各個行業以及單位在檔案管理工作中面臨一定壓力。檔案管理工作對于單位發展與行業發展會產生直接影響。信息化時代使得傳統檔案管理工作方式無法跟上社會發展步伐，而且會在一定程度上影響后續行業、單位的更好發展。為避免這一情況的出現，需要及時對檔案管理工作進行創新與完善，提升檔案資料利用率的同時，不斷提高檔案管理水平。

2 信息時代檔案管理工作創新必要性分析

在信息技術快速發展的當下，社會對于檔案管理工作提出很多要求，使得檔案管理工作已經不是以往對信息的簡單收集與整理，更多的是需要對信息進行全面審核與分析。檔案管理工作人員也需要從根本上意識到，傳統紙質檔案管理工作方式以及信息存儲方式存在一定局限性，會影響檔案管理工作的更好落實，在此背景下，要將電子檔案應用在檔案管理工作中。在檔案信息分類以及存儲期間，加強對先進軟件系統的應用，減輕檔案管理人員的工作壓力，同時可以節約更多空間與時間。檔案管理部門可以對檔案設置更為專業的查詢系統，群眾想要了解某項內容，直接到系統中查詢，節約更多的信息查詢時間，而且信息傳輸效率得到提升，并保證信息準確性。信息化的檔案管理工作，促使檔案管理工作能夠朝著規范化的方向發展。在這一過程中，可以順應時代發展，使得人們對檔案的需求得到滿足，為人們工作提供更多便利。在信息時代中，檔案管理工作也可以實現自身的自動化發展與智能化發展，利用計算機軟件對檔案信息進行管理與收集，提升工作質量。先進的互聯網技術，為檔案收集工作以及管理工作提供更多便利，進一步實現檔案信息共享，檔案數據信息實用性與時效性得到保障。由此可以看出，信息化時代背景下，檔案管理工作必須進行創新與完善，這樣才能為社會更好發展打下良好基礎。

3 信息時代檔案管理工作創新具體要求分析

信息時代下，人們對于檔案管理工作創新提出更高要求，本文主要從以下幾點進行闡述與分析。

3.1 高效性要求

在對以往檔案管理工作的分析中可以了解到，存在工作量較多的問題，在實際管理工作開展中會出現檔案積壓情況，檔案管理工作效率與工作質量無法有效提升等一系列問題。針對此類問題，在檔案管理工作創新期間，要確保該項工作的高效性，在面對復雜、繁多的檔案信息資料時，要進行有效且及時的處理，這樣才能防止積壓情況產生[1]。為實現這一目的，在檔案管理工作中要合理應用先進技術，這樣不僅可以減少人員工作量，而且整個管理工作也將會得到簡化。

3.2 全面性要求

現如今檔案管理工作需要面臨更多對象與內容，因此，在檔案信息獲取中，會產生大量信息素材，怎樣更好地實現對信息素材的收集與應用，這對于檔案管理工作而言是一項嚴峻的挑戰。為使得檔案管理工作價值得到凸顯，針對檔案管理工作全面性要求要給予更多重視，通俗來說就是要保證檔案資料的全面性、完善性，實現對檔案資料的有效應用，從而凸顯檔案資料價值，防止檔案資料缺失，對相應工作造成的影響。在此背景下，不僅要從技術層面上做好檔案管理工作創新，同時還要對規章制度進行完善與優化，使得檔案管理工作的全面性與有序性得到保障。對不同資料信息進行全面搜集與全面整理，提升資料信息利用率。

3.3 及時性要求

信息時代下社會的快速發展，在檔案管理工作中也能夠體現出來，為確保檔案管理工作能夠跟上時代發展步伐，要保證檔案管理工作的及時性。基于此，在未來時代發展中，要做好檔案管理工作的全面優化與完善，在最短時間內完成檔案信息資料收集工作，并對收集到的檔案信息進行有效保存與管理[2]。除此之外，對于即時獲取到的檔案資料要做好歸檔工作，為后續檔案查閱以及資料分析提供保障。

4 信息時代檔案管理工作創新措施

4.1 加強管理人員意識創新

在檔案管理工作創新中，檔案管理人員在其中發揮著不可替代的作用，如果管理人員具備較強的創新意識，同時對于自身檔案管理工作重要性能夠有正確認識，那么檔案管理創新工作也將會順利展開。反之，如果工作人員不具備創新意識與較為先進工作理念，那么會制約檔案管理創新工作的全面落實。在此背景下，要將創新管理人員意識作為一項重點工作，保證每一位檔案管理工作人員都能夠對檔案管理創新工作有正確認識，在后續工作開展中，能主動對自身工作行為進行約束與規范。在管理人員意識創新中，要注意以下幾點問題：（1）從管理人員意識創新角度出發，對于管理人員的專業能力與綜合素質要有全面把握，促使管理人員能夠認識到，檔案管理工作并不是簡單的對檔案文件資料進行整理。在信息時代下檔案管理工作有著更高要求，需要做好檔案資料審核與分析。要做好管理人員的資質審查工作，了解檔案管理人員的專業能力與素養，是否能夠與檔案管理工作相匹配。在招聘檔案管理工作人員過程中，要將認知水平審核、專業技能審核等作為重點內容，確保招聘到的工作人員能夠更好勝任崗位工作，具備一定創新意識，推動檔案管理工作的更好落實。（2）在意識創新期間，還要對新時代發展背景下新技術、新模式有正確的認識與了解[3]。在檔案管理工作中，要合理應用先進信息化技術，意識到信息技術應用在檔案管理工作中，與傳統檔案管理方式存在的不同，這樣才能提高管理人員的思想認知，在根本上轉變工作理念，將先進理念以及先進技術更好地應用在檔案管理工作中。（3）檔案管理人員還要具備一定的職業道德素質，在工作中能夠認真對待各環節工作，主動學習不同專業知識以及相關政策等。在工作期間樹立終身學習理念，不斷提高自身綜合素質。

4.2 拓展檔案管理范圍

如今人們對于檔案管理工作的要求正在不斷提升，也只有這樣才能保證檔案管理工作能夠跟上社會發展的腳步。在實際檔案管理工作創新中，為使得檔案管理工作能夠為相關決策等工作提供更為有效的參考依據，要對檔案管理范圍進行拓展。在以往檔案管理工作中，存在一定局限性問題，管理人員通常情況下都是圍繞檔案資料收集開展相應工作，過于注重不同業務資料、數據相關問題，對關聯信息收集與應用造成忽視。這一情況的出現，使得檔案資料信息無法將自身價值全面發揮出來。基于此，在未來檔案管理工作中，需要對檔案管理工作范圍作出進一步明確與完善，使得檔案信息資料收集完善性可以得到保證。管理人員能夠具備大數據管理理念，將全部有關聯的數據信息進行收集，針對收集到的數據信息要做好分類保存工作[4]。如果人們想要了解某項信息，那么可以直接到平臺或者系統中進行查詢應用，提高數據信息利用率，將檔案信息價值發揮到最大。

4.3 強化檔案管理服務創新

在檔案管理工作創新期間，針對檔案管理服務也需要相關工作人員能夠給予更多關注與重視，將檔案資料服務功能發揮出來，體現其價值，這也是目前檔案管理工作創新中面臨的一個重要問題。在這一過程中，檔案管理工作創新，要保證檔案資料信息的豐富性，這樣才能為更多人員提供服務，滿足不同行業以及人員的需求。從單位內部信息進行分析，在檔案資料管理期間，往往需要應用數據中心以及管理平臺，針對不同級別員工設置檔案信息訪問權限，通過該種方式提升檔案資料價值，而且能夠防止檔案資料浪費，以及檔案資料被濫用情況出現[5]。除此之外，在服務創新期間，還要對單位外部服務創新給予更多重視，為更多不同人群提供服務。除此之外，在管理服務創新過程中，還需要各個部門之間能夠相互配合。實際上檔案管理工作，與不同部門之間的工作存在交叉，因此，檔案管理工作想要實現更好落實，那么需要更多部門參與到其中，給予檔案管理工作更多支持。在這一過程中，領導層人員要協助管理部門管理工作，當涉及到需要其他部門參與的工作時，領導方面要下達工作任務或者命令，促使檔案管理服務能夠得到提升。一旦在工作中出現沖突等其他問題，領導人員要做好協調工作，這樣檔案管理工作的順利展開也會得到保障。比如，單位在人事檔案的核實中，需要人事部門、檔案管理部門工作人員參與其中，彼此之間相互配合，針對檔案管理工作中存在的不足之處進行補充，使得上交檔案信息的真實性、可靠性得到保障。

5 結語

綜上所述，在信息時代發展中，檔案管理人員對于檔案管理工作創新要有正確認識，加強對先進技術應用。提升檔案信息收集效率，為檔案事業更好發展提供保障。