基于物聯網技術的智能化檔案管理探討

劉婭琛

（威海市人才創新發展院 山東 威海 264200）

1 引言

物聯網技術在智能檔案管理中發揮著重要作用，讓檔案管理工作更加高效和簡單。物聯網可以提高軟硬配件配備水平，可以實現檔案自動化生成及管理，可以完善檔案存儲環境監控系統，將傳統的檔案管理模式轉化為智能化、數字化的檔案管理模式，全面提升檔案管理的綜合水平，推動檔案管理技術的改革發展[1]。

2 物聯網在檔案管理中應用的必要性及可行性

2.1 物聯網在智能檔案管理的必要性

物聯網是基于信息技術形成的一種綜合性技術模式。物聯網讓互聯網以及實物之間形成了緊密的聯系，基于物聯網技術能夠實現遠程操作控制[2]。檔案管理是機關企事業單位經營管理中的重要內容，特別是面對巨大的檔案資料，能夠做到有效的管理和利用就顯得尤為重要。在檔案管理中積極利用物聯網技術，提高檔案管理智能化水平，是檔案管理發展的必然需求。基于檔案智能化管理，可以完成從檔案資料保管環境到保管方式的重大變革。物聯網讓檔案管理環境更加可控，如基于物聯網技術的支持，可以遠程控制檔案室的溫度、濕度等，也可以檢測檔案室的灰塵量，對于提高檔案管理實效性有著積極作用。在智能檔案管理方面，物聯網可以改變傳統檔案管理工作中對于人工的依賴，工作人員可以不用身處檔案室環境中完成各項工作。物聯網技術支持下，檔案管理只需要利用智能途徑，將參數進行設置，就可以利用物聯網技術完成操作和調控。

2.2 物聯網在智能檔案管理的可行性

物聯網在智能檔案管理中的應用，需要基于可行性目標進行分析。通過對物聯網技術的實踐研究，國家信息產業部門獲得了全面有效的研究數據。通過數據分析可以得到物聯網在檔案管理應用方面的可行性數據報告。物聯網技術在檔案管理的各項具體工作中，都是發揮了行之有效的技術支持優勢。物聯網作為一種新興的信息產業，具有廣闊的應用前景。國家信息產業部門也基于物聯網技術，出臺了相應的技術發展政策，為物聯網在智能檔案管理中的普及運用提供了政策層面的支撐。國家檔案局也積極嘗試利用物聯網來改變檔案管理工作模式，使物聯網檔案管理體系更為健全。

3 智能化管理在物聯網應用中的關鍵技術

物聯網技術一出現就受到了社會廣泛的關注。物聯網的概念最早由比爾·蓋茨提出，這個概念的提出，主要是為了將計算機信息技術更好地運用于社會生活生產層面。物聯網技術依托于傳感器、識別器、掃描器等設施，在互聯網與實物實踐構建關聯渠道，控制指令可以基于這個渠道進行傳遞。物聯網技術的核心是RFID技術，這個技術可以通過電子標簽方式，將普通的電子設備轉化為具有網絡連接功能的智能設備。RFID技術作為物聯網應用的重要基礎，可以利用計算機中央處理器來完成信息數據的交互。隨著物聯網技術的不斷成熟，從外部電子標簽模式逐漸轉化為納米識別模式，也就是基于一個微小的電子元器件來將實物與互聯網連接。電子元器件能夠采集到實物運行的各項數據，通過讀寫裝置和通信傳輸，將信息數據送達到中央處理系統中，基于智能程序來進行自動分析和控制。這種技術在智能化管理中呈現十分顯著的應用優勢和價值，是智能管理發展的必然方向[3]。

4 物聯網技術進行檔案智能化管理的對策分析

4.1 物聯網可以提高軟硬配件配備水平

智能檔案管理工作中，為了更好地支持物聯網技術的應用，需要提高軟件硬件配置水平。物聯網技術運用于檔案管理實踐中，無論是檔案管理信息數據的采集還是傳輸和處理，都離不開計算機軟件、硬件。如檔案室內配備的溫度感應器、煙霧感應器以及門禁等，都屬于硬件設施，而檔案管理系統需要管理軟件的支持，通過數據庫軟件可以儲存大量的檔案數據。軟硬件配置水平，直接關系到物聯網技術的應用效果。在智能檔案管理中，需要加大資源投入力度，確保物聯網智能管理目標的有效實現。在物聯網技術實施中，各種軟、硬件配置要有效兼容，并納入一個統一的體系中來協作完成具體管理任務。如利用物聯網軟、硬件構建一個管控體系，體系中基于不同的管控目標進行層級劃分，如感應層主要是采集檔案管理中的各種信息，網絡層則是控制互聯網環境，并保證網絡交互的穩定性和可靠性等。物聯網軟、硬件方面，要基于實際的檔案管理需求來進行開發和完善，如現有的物聯網識別技術主要是基于射頻和感應模式的。在智能檔案管理中，由于不同單位檔案管理要求程度不同，部分單位檔案具有較高的保密性，因此在利用物聯網進行檔案資源智能管控時，還要注重物聯網識別的加密。因此，物聯網識別技術中結合了身份識別、權限識別，利用計算機硬件和軟件構成的系統，建立安全識別通道，這樣可以大大提高智能檔案管理能力[4]。

4.2 物聯網可以實現檔案自動化生成及管理

檔案管理工作的核心目的，就是對檔案信息內容進行規范化的管理，從而使檔案資料歸檔、調取和使用更加便捷有序。每個單位在持續發展的過程中，必然會導致檔案資料的不斷增加，因此對于檔案管理工作而言，提高管理效率成為非常關鍵的目標。物聯網技術是基于信息技術發展的，具備了信息技術批量處理信息的優勢。在目前檔案管理中，大部分原始檔案仍然以紙質媒介為主要記錄載體，在智能化檔案管理實踐中，需要將這些紙質檔案信息轉化為數字檔案，才能夠有效地存儲在計算機數據庫當中，便于利用信息途徑進行檔案資料分類、整合和使用。在檔案信息的數字化生成方面，物聯網技術有著積極的應用價值。物聯網能夠在實物與網絡媒介之間建立聯系，也就為檔案資料的數字轉化提供了方便。機關企事業單位，可以在最初收集和整理原始檔案時，就為數字檔案轉化預留出相應的便捷途徑。紙質檔案的管理，要從資料整理和歸檔開始，這項工作中，檔案管理人員可以一邊進行整理，一邊利用計算機制作檔案數字標簽，從而為后續的物聯網技術運用奠定基礎。物聯網技術中的核心技術，即RFID技術，具備感應掃描識別功能。在檔案管理工作中，對于大量的檔案信息內容，可以智能讀寫設備，將紙質內容批量掃描，并讀出具體的信息，轉化為數字格式的檔案資料。在物聯網技術運用中，可以在此基礎上進行深入的加工處理，如將掃描讀寫出的檔案信息，通過電子標簽方式進行整合。電子標簽已經逐漸縮小，只需要一個較小體積的電子器件，就可以表達出大量的信息數據。電子標簽可以貼在檔案盒上，在具體的智能檔案管理工作中，工作人員想要了解檔案盒中所有檔案內容，無需打開檔案盒取出檔案進行查閱，只需要利用物聯網技術，通過讀出設備去識別電子標簽，該標簽記錄的所有信息都可以被直接看到。

隨著物聯網技術在智能檔案管理中的普及，該項技術也不斷成熟。將物聯網技術與智能技術進行結合，將智能機器人作為檔案管理的重要角色，可以讓檔案生成和管理更加高效和準確。智能機器人作為物聯網控制的媒介和終端，可以通過遠程控制和指令方式，讓檔案管理智能機器人模仿人工管理行為，在接到檔案管理指令后，會通過物聯網信息予以分析和判斷，從而快速準確找到檔案資料的位置。智能機器人可以智能讀取到電子標簽上的信息，并通過物聯網媒介傳遞到檔案管理系統平臺，檔案管理人員可以直接完成一系列的檔案工作[5]。

4.3 物聯網可以完善檔案存儲環境監控系統

物聯網技術的管理功能還表現在對檔案管理環境的監控方面。物聯網是一種先進的技術手段，也就具備了智能操控的基礎條件。將物聯網技術融入信息檔案管理系統中，可以借助信息手段來實現智能控制[6]，如在檔案管理中需要對檔案管理環境的各種情況進行掌控。信息設備具有較好的物聯網特性，如監控攝像頭能夠連接互聯網，能夠具備自動控制功能，這就為物聯網技術實施提供了可能。物聯網應用中，只需要將這些電子設備與互聯網相連接，并借助信息技術，將監控設備進行遠程操作，如控制監控攝像頭的拍攝角度和范圍等。檔案資料中的大部分原始資料都是以紙質形式存在的，一旦發生火災或者浸水情況，將會嚴重威脅檔案安全，因此防火防水也是檔案管理工作的重中之重。物聯網技術能夠基于在檔案室中的感應設備，隨時收集檔案室內的煙霧數據，為了能夠提高智能檔案應急反應能力，可以同時加裝電子報警器，當感應到超過指標的煙霧后，報警器就可以及時報警。檔案管理人員可以快速進行處理，提高檔案管理水平。除了上述電子設備可以用于物聯網控制，現代門禁設施也可以接入到互聯網中，在智能系統控制下，門禁設施可以識別進入到檔案室人員的面部、指紋或者通行卡信息等，這樣可以最大程度保證檔案安全。

5 結語

物聯網技術的智能化檔案管理，對于檔案管理工作而言是一種巨大的突破。物聯網技術實現了檔案實物與網絡、計算機等信息媒介的關聯，使檔案管理出現了質的飛躍，彌補了過去檔案管理中存在的不足，有助于對檔案資源的深度開發。利用物聯網技術，檔案管理過程可以更為完善，讓檔案管理工作更為智能和便捷。