醫院檔案信息化管理分析

張潔琳

（福建省福州市臺江區福建中醫藥大學附屬人民醫院紀檢監察處 福建 福州 350001）

1 引言

當前，我國的醫院檔案管理已基本實現了信息化建設，即電子檔案管理，其對醫院發展中有著重要的作用，不僅可以將醫療相關信息準確、快捷、有效地傳播，還可以提高信息的覆蓋率。如今，檔案管理工作應實現融合發展，在此基礎上不斷變革管理模式，通過現代化技術拓寬醫院檔案信息化管理的渠道，避免自身建設存在的局限性，以此實現可持續發展。同時，檔案管理工作必須不斷創新，使其發揮根本價值，醫院管理層應引起重視。

2 醫院檔案管理信息化建設的重要性

醫院檔案管理信息化建設能夠改變傳統管理模式，提高醫院服務質量，為醫院實現可持續發展提供推動力。所謂信息化建設，主要是通過信息化手段提高檔案的應用率，使醫院各科室實現有效溝通，在此過程中創新信息傳輸方式，將醫院的病案、科研、人事等資料數字化，擺脫傳統檔案儲存單一、占空間大、資料應用不足的問題，避免出現檔案數據無從查找或丟失的問題，具體有以下幾點。

（1）完整保存醫院相關資料。醫院紙質檔資料數量繁多，診療資料及相關研究日積月累，體積巨大，實際使用過程中不利于文獻調取及應用，且會占用較大的空間，該情況不符合時代發展需求[1]，開展檔案管理信息化建設則可以有效解決上述問題，且能夠最大化避免檔案原件損壞，顯著提高檔案管理水平與管理質量。

（2）提升醫院檔案管理效率。檔案管理涉及的內容較多，不僅包含醫院患者信息，還包含了人事信息以及行政管理等內容，是醫院發展的重要組成部分。但在傳統的醫院檔案管理中，多數采用人工的方式對患者信息、人事檔案、行政檔案、診療檔案、研究文獻等進行分類整理，這樣的方法速度慢且需要大量的人力，容易出現登記檔案與實際不符的現象。而應用信息化檔案管理則可以減少檔案錄入的工作量，以數字化存檔備份提高檔案管理的精確性，降低管理失誤率，保證檔案管理工作的有效進行。

（3）增強醫院的綜合競爭力。檔案管理信息化建設可以有效增強醫院的綜合競爭力，如可以通過信息技術將醫院的各個部門與科室的檔案信息共享，提高醫院內部信息資源的共享與交流，進而提升整體服務質量[2]。

3 醫院檔案管理的劃分

我國的醫院檔案管理發展于1980年，其中包括醫院各項活動、建設、人員情況及日常管理等[3]。

3.1 醫院檔案的定義

醫院檔案可以將其稱之為一份記錄材料，目的是希望對檔案有效管理、合理利用，以此推動醫院發展。傳統的檔案文字內容為醫院各項資料的記錄，如醫學實例、人事狀況、資源記錄、相關文獻等，有一定的地域意義或歷史意義，但傳統的醫院檔案資料不利于保存，且相關記錄僅可以通過文字進行表述，這樣的情況不符合當前時代需求。信息化檔案則包括了文字、圖片、視頻等多種形式的記錄，相關新載體成為檔案的附加，對醫院的活動、建設等進行更詳細更多方位的記錄，是醫院創新發展的重要記錄，有著一定的目的性、專業性。

3.2 醫院檔案的特點

醫院檔案詳細記錄醫院的各項內容，并將此類內容進行儲存，使得檔案具有時間價值及應用價值。隨著醫院檔案管理水平的不斷提高，對檔案質量的需求也進一步提升，使得傳統檔案管理無法滿足實際需求，因此需要有效結合新興技術手段，使檔案內容和種類更加豐富、具體，以滿足日新月異的時代需求。同時，醫院檔案能夠全面系統地了解醫護、科研、管理等專業人員的業務情況，便于針對后續人才科研發展制定計劃，提升醫院人才隊伍建設水平，以提高診療水平，如根據外科、內科、骨傷科、神經科、內分泌、眼科等詳細的診療記錄，判斷其基礎診療水平，分析醫務人員年度考評檔案,結合醫院實際情況設定下一步工作目標，為醫院管理決策提供可靠的依據。當前更多的醫院管理層意識到醫院檔案管理的重要性，醫院檔案類型、內容也在不斷增加和拓寬。

3.3 醫院檔案的種類

醫院檔案不僅僅是文字表述，其中包含了多種醫院重要信息，具體可以分為以下三個種類。

（1）資料自身檔案。資料自身檔案可以理解為“身份名牌”，主要是對醫院相關案例、文獻、資料自身的性質及內容進行詳細記錄，記錄中包含案例的時間、研究成果等，是檔案的基礎部分。

（2）資料規劃檔案。該類檔案記錄者醫院發展的“動向”，是醫院在發展建設期間的全過程記錄，其中包括了醫院出現的問題、活動、相關建設等，且信息化檔案中會記錄影像及圖片資料等[4]。

（3）資料信息檔案。信息檔案即電子檔案，與普通檔案存在差異，普通檔案主要是以紙質文件形式為主，電子檔案則是普通檔案的延續，其能夠在檔案中添加圖片、聲音、視頻等，是深入了解醫院的關鍵部分。

4 醫院檔案管理信息化建設的現狀

檔案管理在醫院運行中發揮著不可替代的作用，其囊括了對診療行為、患者、醫護人員、時間、流程、資料等多方面的管理工作。為了保證醫院各科室檔案能夠有效應用，管理需要逐漸向著信息化方向發展，保證檔案管理的各個環節能夠得到有效地監管。但就目前情況來看，醫院檔案管理制度不夠完善，且由于各個環節中對于信息的共享與傳遞有著較高的需求，使得錄入工作較為繁瑣，降低了管理人員的工作積極性[5]。

1961年，我國頒布了《檔案管理暫行條例》，這是我國檔案管理的最早法規，1980年，頒布了《檔案保護法》，要求各地區醫院建立檔案收集庫，2016年，頒布了《國務院辦公廳關于全面推進醫院綜合改革的實施意見》要求醫院對檔案有效利用。當前我國醫院檔案可分為診療檔案、文書檔案、人事檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案等，部分科技檔案、文書檔案、診療檔案都可以進行數據儲存與備份，但互聯網儲存的應用存在安全風險，如2015年新加坡的“醫院檔案資料竊取”一案，不法分子通過互聯網竊取了病患姓名、住址、國籍、性別、種族和出生日期等，近150萬公民的健康數據，在眾多的受害者里新加坡總理赫然在目，為避免此類事情的發生需要以《知識產權法》和《檔案權法》保護檔案，防止侵權問題的發生，在出現違規行為時，可以根據法律追究不法分子的責任。因此，醫院對電子檔案安全管理要加強重視，如結合檔案類型設立加密系統，在醫院的綜合情況錄入到數據庫后設置加密的訪問權限，使檔案數據能夠得到有效保護，避免檔案材料的丟失和盜用。

5 醫院檔案管理信息化的策略

5.1 樹立新型檔案管理觀念

醫院應樹立新型管理理念，提高對檔案管理工作的重視度。首先，應在實際行動中轉變固有觀念，從領導層開始，到每名醫護、行政人員，都需打破固有觀念，深刻意識到檔案管理信息化建設工作的必要意義。其次，醫院管理層需要給予檔案管理部門對應職權，保證管理的有效性，避免出現權責不清的情況。同時，醫院需要結合實際情況完善獎懲制度，不斷提高檔案管理工作質量，充分激勵員工積極性，并在某種程度上約束員工的態度與行為。除此之外，在發展建設過程中，醫院還需定期開展培訓、教育工作，在此過程中滲透思想教育，使員工端正工作態度，積極地參與到檔案工作中[6]。

5.2 檔案管理規范化

在當前信息環境下，電子檔案管理工作必須規范化，以真實性、安全性、完整性為基本原則，從而提高管理效率，具體如以下幾點。

（1）需要從制度方面著手，通過建章立制，以醫院各類檔案原始記錄為基礎，成立檔案管理領導小組，明確檔案管理主體，保障檔案存儲及傳輸的安全性。

（2）從技術方面著手建立醫院檔案管理信息平臺，例如構建切合實際的數字化管理平臺，各部門通過統一平臺進行檔案的存儲利用，使檔案管理協同化標準化。

（3）在電子檔案管理過程中，需要定期進行安全性檢查，借助現代化手段提高檔案管理安全性能，定期進行保密設置，防止檔案數據被惡意竊取或丟失。在此基礎上構建責任風險體制，制定完善緊急安全預案，最大化避免風險問題的出現，使檔案管理更加安全。

5.3 創新廉政檔案管理方式

廉政檔案是紀檢監察機關在對黨員干部加強管理和監督過程中，形成的反映黨員干部基本情況和廉潔自律狀況的歷史記錄，通過信息化手段建立健全紀檢監察干部廉政檔案，能夠加強黨員干部自我監督，是有助于醫院形成風清氣正的良好政治生態，實現可持續發展的有效舉措。在醫院干部廉政檔案審核管理中，將醫院中層干部實際家庭收入情況、廉潔情況納入審核，上級紀檢監察機關通過廉政檔案進行精準“畫像”、動態更新、摸清底數，也為做細自我監督夯實基礎。通過信息化手段對干部提拔任用等重要時間節點進行明確，即以關鍵詞檢索的信息化管理方式對干部廉政檔案信息進行篩查，既提高人事部門事前廉政把關的工作效率，也通過審核使醫院管理層在了解干部情況的同時達到抓準關鍵人、關鍵事的效果。

5.4 檔案管理隊伍建設

醫院檔案管理要實現信息化、數字化，急需加強檔案管理隊伍建設，從而實現高質量管理。首先應提高檔案工作人員綜合素質，通過專業化培訓與教育，樹立檔案管理安全意識，提高管理技能。同時，檔案管理工作人員必須不斷學習新理論、新技術，在此基礎上加大知識儲備量，轉變服務理念，不斷開拓視野，進而全面提高自身綜合素養。

5.5 電子檔案管理體系建設

醫院要想真正實現檔案管理信息化，應加強電子檔案管理工作，必須建立一套完善的電子檔案管理體系。首先,必須建立符合醫院發展實際的電子檔案管理制度,不同科室的制度應具有針對性,使管理過程更加規范，在此基礎上實現信息化檔案資源的共享。其次，為使管理體系的優勢充分發揮，必須要求電子檔案管理標準化執行，以此約束醫院電子檔案管理人員的自身行為，通過電子檔案標準化管理體系提高工作效率，調動管理人員的積極性，保證電子檔案管理能發揮出實際作用。

5.6 配齊配強檔案信息化管理設備

在當前信息化時代，醫院若想加快檔案管理信息化建設，必須配置相應的信息化設備，加強醫院數字化建設，為創新管理提供有效地支持。在實際執行過程中依據自身實際發展狀況與社會發展趨勢，主動引進信息化設備，明確設備管理制度，提升醫院信息化管理技術內涵。在此基礎上，加大對檔案管理信息化的經費投入，從物質與技術上雙重支持檔案管理信息化工作順利開展。同時，醫院應該以部門協調為基礎，根據各部門實際情況配置先進的檔案管理設備與管理軟件，并做好設備維護，細化設備的維護時間、維護事項以及安全防護措施，節省醫院運營管理成本。

6 結語

隨著我國經濟的不斷發展，各類現代化信息技術日益成熟，將此類技術應用在醫院檔案管理信息化建設中，轉變傳統的管理理念，使檔案管理能夠與時俱進，以更好適應當下的發展趨勢。同時，不斷加強檔案管理人員的綜合素質，使其能夠在工作中總結經驗，發現當前信息化建設過程中的不足，并有效整改，通過學習和應用新型技術，確保醫院檔案管理信息化建設的有效落實，推動醫院管理精細化、可持續化和現代化。