信息化背景下會計檔案管理工作創新

陳 思

（吉林省職工電化教育中心 吉林 長春 130022）

1 引言

隨著信息化技術的日益成熟，當前企業的信息化建設也步入正軌，其中會計管理已經和當前的信息化技術進行了深度融合并發揮出巨大的作用，作為企業重要的財務運轉崗位，當下的會計管理工作和以往的常規工作方式產生較大的差異，由厚重化轉向輕便化，由紙質化轉向無紙化，其會計管理的范圍和領域都發生較大的變化[1]。作為會計管理的重要環節，會計檔案管理更是顯得尤為重要，對于其中的電子發票、財務票據及其他相關的電子類票據的逐步普及，以及上述電子會計憑證的報銷入賬和歸檔管理工作是當前企業會計管理的重中之重，更是需要當前企業給予足夠重視[2]。在面臨當前的信息化巨大變化背景下，在面臨著機遇的同時，更是需要采用積極有效措施應對挑戰，如何在當前的信息化技術下更加適應且符合信息化背景下企業和社會前進需求，也是當前的會計檔案管理工作需要重點解決的難點。

2 會計檔案管理工作的現狀

為更好地促使當前電子商務發展，各類政策也隨之出臺，例如2020年3月國家出臺了《財政部、國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，標志著會計檔案管理的新方式已經正式實施[3]。國家已經給會計檔案管理指明發展方向，企業需要積極履行和推動上述政策的有效落實。

隨著信息化技術的飛速發展，使得當前的財務管理工作朝著數字化智能化方向前進，且在當前的電腦技術等軟硬件設施上不斷更新，使得在圖像識別、信息分類和儲存等技術得到快速發展，使得當前的電子類票據的信息讀取和判別方式變得便捷快速，使得當前的會計檔案管理工作從“厚重化”向著“信息化-智能化”方向發展。

對于事業單位而言，財務部門的高效運轉能夠有效促使企業良性發展，則事業單位也更加重視財務會計數據的內在價值。在會計管理中，各項會計工作規范化，流程化能夠使財務工作更加有效，從而使本單位在資金使用和管理方面能夠實現有效管控，尤其是當前事業單位較為流行的云會計和云共享等會計工作模式，使得當前的會計管理更為便捷[4]。隨著信息化程度的逐步加深，各個事業單位會計管理的電子化程度也逐步提高，因而與常規傳統的會計管理工作顯得格格不入，尤其是在會計檔案管理方面，紙質的會計檔案管理模式已經很難實現智能搜索和查詢，對于工作量和工作效率帶來極大的不便。因此，事業單位的會計檔案管理需要加深信息化建設，提高會計檔案管理模式水平是當前事業單位在財務管理方面急需解決的問題。

3 信息化背景下會計檔案管理存在的問題

3.1 事業單位對于信息化建設的重視程度不夠

隨著信息化建設的全面展開，各個事業單位或多或少都進行了信息化會計檔案管理，但是對于部分事業單位而言，其會計檔案管理的信息化建設依然不夠重視，大多都是浮于形式，很難從根本上采用實際可行的措施方案來推動并應用好信息化會計檔案管理，從而使得事業單位的會計檔案管理跟不上時代的發展，單位的會計檔案管理和當前最新的信息化格格不入。

3.2 管理制度有待進一步完善

隨著相關政策法規的頒布實施，使得當前的會計檔案管理有規可循，對于當前的會計檔案管理有著根本上的促進和推動，能夠從源頭上促進工作效率，提高工作質量。但是在實際實施過程中，依舊需要有良好的執行力才能有所體現，然而部分事業單位的實際實施過程中，很多工作人員依舊沒有深刻領會并落實會計檔案管理的規范，使得當前的會計檔案管理依舊存在一些漏洞，從而致使會計檔案管理出現誤差，難以保證會計工作的真實性和合理性。

3.3 安全意識有待提升

信息化的會計檔案管理能夠有效提升效率，可以保障工作的合理性，但是由于工作方式和模式的變化，在檔案管理方面依舊存在不少的安全問題，且很大一部分都是由于全新的信息化工作模式導致的，由于信息化網絡中的匿名及大范圍性，使得信息化會計檔案管理容易面對諸如黑客攻擊，電子系統泄密等方面的安全問題，且部分會計檔案管理人員在進行檔案存檔及儲存過程中不能嚴格遵守規定，容易導致人為的泄密，上述情形的存在，都很容易導致事業單位的會計檔案管理在進行信息化建設容易出現安全問題。

4 信息化會計檔案管理工作模式的優化創新

為更好地促進事業單位的會計檔案管理工作，需要緊緊跟進時代的信息化發展，結合事業單位的實際需求和條件，針對性地采用相關科學有效地措施來實現會計檔案管理的工作模式創新。根據相關信息化技術和事業單位信息化建設程度，可以從財務信息共享和在線會計檔案管理兩方面進行優化創新。

對于財務信息共享而言，就是根據當前事業單位的信息化建設技術，結合單位的財務會計工作模式，從根源上優化工作流程，提高會計檔案管理效率，為不同的人群提供切實可行的會計檔案服務。對于在線會計檔案管理而言，是指依托信息化技術，構建一種網絡會計信息服務系統，該系統具有花費少、成本低、限制約束少的優勢，且在當前信息化技術發展的影響下，各類軟件公司紛紛加入網絡會計信息服務系統研發的工作中，使得當前的網絡會計信息服務系統更加先進和智能化，可以使得服務對象不受時間和地域的限制，隨時隨地查詢相關的會計檔案信息。上述改進措施雖然能夠有效促進并完善會計檔案管理，但是依舊存在幾個問題需要積極改善，主要體現在以下幾方面。

（1）從根源上重視并掌握信息化檔案管理理念。相比較傳統的會計檔案管理，信息化背景下的會計檔案管理工作有著很大的差異性，體現在管理對象和工作方式上，因此，對于全新的工作模式，需要工作人員能夠以全新的心態去面對并處理好工作，并同時要有與時俱進的想法，認識到信息化背景下的會計檔案管理工作的重要性，從而為單位的財務信息提供最為有效地保障。

（2）進一步完善信息化建設及管理模式。會計檔案的管理是當前信息化工作的一個方面，體現出一種長期性和不間斷性，需要管理人員做好會計檔案管理的所有任務環節，因此必須要建立好最為完善的會計檔案管理模式，從而保障會計檔案的真實性和完整性。在出現工作間斷時，一定要開展預定方案的預防，確保會計檔案管理的所有環節能夠順利交接，且在平時工作中，一定要處處留心，查缺補漏，及時發現和更正管理方面的問題，從而使事業單位的會計檔案管理制度越加完善。

（3）完善并落實好信息化保密措施。信息化條件下，所有的會計檔案都是電子化，因此一定要做好電子檔案的管理工作，保障電子檔案的安全性。可以培養工作人員的安全意識，提高安全操作技能；在實際工作中落實安全責任，做到人人有責、人人守則，加強監管，不定期檢查，及時將問題解決消滅，從而為信息化會計檔案管理提供一個安全地環境。

5 結論

信息化已經是當前的一個重要發展方向，更是各個事業單位發展的重要衡量標準，作為事業單位的重要財務管理部門，單位的會計檔案管理顯得尤為重要。為更好地促進事業單位的健康有效發展，必須采取切實可行的措施來提高會計檔案管理水平和能力，用以保障信息化背景下會計檔案管理的推進。