高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)分析

周映紅

（江西財經(jīng)職業(yè)學(xué)院 江西 九江 332000）

1 引言

高校的發(fā)展對于人才的培養(yǎng)發(fā)揮著重要作用，在教育體制的改革下，高校也需要積極創(chuàng)新管理模式以適應(yīng)時代的發(fā)展和進步[1]。在檔案管理工作中，數(shù)字化建設(shè)能有效提升工作效率，所以高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)愈發(fā)重要。

2 高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)意義

高校檔案管理是將高等院校在招生、科研、管理過程中所產(chǎn)生的文字、音頻、視頻等信息進行記錄、整理、保存。高校檔案管理工作具有一定的特殊性，對于信息的錄入、儲存、處理和加工各環(huán)節(jié)具有較強的獨立性。其工作模式和文獻管理工作具有相同點，但是又存在不同點。現(xiàn)在信息化發(fā)展較為迅速，對于高校檔案管理工作也提出了較大的挑戰(zhàn)，所以在原基礎(chǔ)上需要進行科學(xué)化的改革和優(yōu)化，充分體現(xiàn)出科學(xué)性、現(xiàn)代性和經(jīng)濟性，以促進高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的開展。

相較于傳統(tǒng)的管理模式，數(shù)字化管理更加的方便、快捷，能夠適應(yīng)多種工作環(huán)境，具有較高的科學(xué)性、靈活性以及高效性，可以針對不同的問題進行有效地調(diào)整優(yōu)化。在數(shù)字化建設(shè)的過程中也存在弊端，因為其技術(shù)性相對較高，需要專業(yè)人員進行相關(guān)的操作，所以在高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)中也需要對相關(guān)技術(shù)人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

3 高校檔案管理工作中存在的問題分析

3.1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中管理人員綜合技能相對缺乏

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作大部分都是由一些年齡相對偏大的人員完成，對于數(shù)字信息化相對較為陌生，缺乏專業(yè)知識和技能，影響高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展。由于工作性質(zhì)的特殊性，大部分管理工作人員在工作中相對比較隨意，自律性不強[2]。這種工作態(tài)度在檔案管理工作中存在著較大的隱患，比如信息的流失、竊取等。所以在實際的管理工作中，需要對相關(guān)管理人員進行一定的培訓(xùn)和監(jiān)督，以保障檔案管理工作有效開展。

3.2 硬件設(shè)施、技術(shù)水平相對落后

首先，高校對于檔案管理數(shù)字化重視程度相對較低，投入的成本也相對較少，這部分原因直接導(dǎo)致了硬件設(shè)施跟不上時代的發(fā)展，整體的硬件設(shè)施相對滯后。硬件方面的改善優(yōu)化需要資金的支持，這是保障高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基本保障。其次，軟件技術(shù)方面也缺少相關(guān)的技術(shù)人員，在操作的過程中遇到的問題也較多，對于這些問題因為缺乏專業(yè)技術(shù)知識不能及時地解決掉，影響整體的檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作效果。

4 高校檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)有效措施

4.1 構(gòu)建數(shù)字化平臺

俗話說“工欲善其事，必先利其器”，軟件技術(shù)運用和硬件設(shè)施完善是保障高校檔案管理數(shù)字化開展工作的基礎(chǔ)。常見的硬件設(shè)施包括計算機、打印機、掃描儀、文字采集儀等設(shè)備，軟件主要是對于計算機的技術(shù)運用方面，比如數(shù)字化平臺的基礎(chǔ)操作、文本的錄入等方面。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國各個行業(yè)在發(fā)展當(dāng)中，要想能夠盡快實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標，積極開展數(shù)字化建設(shè)工作極為關(guān)鍵。像我國高校檔案管理期間，過去沿用的還是人工操作手段，導(dǎo)致檔案信息極易丟失的同時，甚至還會出現(xiàn)一些人為操作失誤等現(xiàn)象，極大制約檔案管理效率與質(zhì)量。新時期，身為高校檔案管理相關(guān)人員，必須緊跟時代發(fā)展步伐，積極調(diào)整傳統(tǒng)管理模式，高效開展數(shù)字化建設(shè)工作，一方面能夠快速完成檔案整理與分析的同時，另一方面也能夠便于后期人員及時調(diào)取檔案。

軟件的重要組成部分為調(diào)度軟件、語言翻譯系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等，在保證高校檔案管理信息安全地前提下對相應(yīng)資源實施分類管理。同時在構(gòu)建數(shù)字化平臺過程中，需要根據(jù)高校自身的實際情況科學(xué)合理地選擇相應(yīng)的軟件配套，只有科學(xué)合理化的軟件才能夠使系統(tǒng)充分地發(fā)揮其作用。

4.2 構(gòu)建溝通渠道

通過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國大多數(shù)地區(qū)高校檔案管理工作，已經(jīng)慢慢走上了自動化的辦公方向，然而在檔案管理期間，也能夠依靠強大的計算機技術(shù)，整合高校內(nèi)部各個部門人員之間的關(guān)系，共同加入到檔案管理細節(jié)當(dāng)中。當(dāng)高校構(gòu)建數(shù)字化檔案溝通渠道以后，能夠保證相關(guān)人員及時查找到所需要的部分，拉近各個部門人員之前的關(guān)系，為自身管理效率以及質(zhì)量提升奠定堅實的基礎(chǔ)[3]。最為關(guān)鍵的是，之前高校檔案管理過程中，只是單純地將所有數(shù)據(jù)信息進行匯總，并沒有按照類型加以劃分與存放，一定程度上降低了檔案價值。而數(shù)字化時代的到來，通過溝通渠道，能夠確保人員按照類型存放檔案的同時，也能夠做好檔案信息收集與分析工作。

在這個過程中雖然側(cè)重構(gòu)建數(shù)字化平臺，將文本以電子文件的方式存儲，但是對于文本的保管工作同樣需要看重，文本是保證電子文件準確性的基本保障，兩者同時保存是目前較為科學(xué)的方法，從而保證檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中的科學(xué)性、準確性以及權(quán)威性。

4.3 重視軟件技術(shù)運用及相關(guān)人才的儲備和培養(yǎng)

要想在提高檔案管理效率下，獲取到預(yù)期理想的管理結(jié)果，那么就要求高校進行檔案管理期間，在加快數(shù)字化建設(shè)步伐的同時，也應(yīng)該全面應(yīng)用軟件技術(shù)，高校積極培養(yǎng)現(xiàn)代化的專業(yè)人員，為自身檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作做出重要貢獻。不單單要求人員掌握一些先進操作手段，而且也要求達到靈活應(yīng)用的效果。

對于人才培養(yǎng)方面著重從責(zé)任心和檔案管理專業(yè)技能兩個方面進行培養(yǎng)。首先，責(zé)任心是保障其專業(yè)技能充分發(fā)揮的基礎(chǔ)，缺乏責(zé)任心其工作態(tài)度也是相對的比較懶散隨意，對于高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程帶來負面影響，所以責(zé)任心的培養(yǎng)需要放在第一步。其次，對于檔案管理專業(yè)技術(shù)培養(yǎng)主要是對于硬件和軟件的使用方面，兩者緊密關(guān)聯(lián)，定期組織人員參加專業(yè)的技能教育活動。

同時還可以引進高素養(yǎng)專業(yè)人才，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中注入新鮮血液，不僅在工作方面能有較大的提升，同時對于一些工作態(tài)度不端正者也能給予一定鞭策。

4.4 構(gòu)建標準化系統(tǒng)

高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的順利實施，必須要借助完善的體系作為支撐力量，標準化和規(guī)范化是檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作順利開展的前提保障[4]。在國家相關(guān)法律法規(guī)的背景下，根據(jù)高校自身的實際情況來制定相關(guān)的標準以及規(guī)范，從而使其有章可循，有據(jù)可依。

通過較長時間觀察可以看出，因為標準化數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠確保人員在高效管理過程中，獲取到高質(zhì)量的監(jiān)管效果，進一步凸顯科學(xué)性和權(quán)威性，同時也能促進高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作健康、科學(xué)、持續(xù)發(fā)展和完善。

4.5 構(gòu)建新型服務(wù)中心

高校作為教育機構(gòu)還具有一定的社會公益性。這就需要高校承擔(dān)相關(guān)社會責(zé)任，檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的服務(wù)中心能夠很好地將“橋梁”作用體現(xiàn)出來，將高校和社會緊密地聯(lián)系在一起。檔案管理服務(wù)中心是高校檔案管理工作社會公益性的一種表現(xiàn)形式，可以充分體現(xiàn)工作中的生機與活力。針對高校檔案管理服務(wù)中心，最根本的就是對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進行匯總與分析等，面對有需要的人群，及時提供所需要的信息。服務(wù)中心的構(gòu)建對高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有重要意義，其重點在于挖掘檔案信息所具備的潛在價值，使其價值能夠在學(xué)校以及社會當(dāng)中充分地發(fā)揮其作用，在給師生提供便利的同時，也能夠為社會人群提供更好地服務(wù)，滿足人們的需求。

5 結(jié)論

在整體科技發(fā)展進步的背景下，我們需要充分利用科技帶給我們的便捷，對檔案管理數(shù)字化建設(shè)具備的特點和問題具有一個充分認知，并且針對問題不斷地解決完善，以促進高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。