干部人事檔案信息化建設的問題及對策探討

穆亮雷

（山東大學 山東 濟南 250100）

1 引言

干部人事檔案管理作為組織人事部門非常重要的基礎性工作，其能夠為干部的選拔任用提供系統全面的材料支持，對于干部管理工作的順利開展具有十分重要的現實意義。為了進一步提高干部人事檔案管理的工作水平，就需要將信息化技術有效地應用于檔案管理工作中。因此，干部人事檔案的信息化建設已經成為其未來的發展方向，對于干部人事檔案管理工作水平的逐漸提高具有一定的促進作用。通過將信息技術與干部人事檔案管理工作進行有機結合，能夠為干部人事工作的順利進行提供全方位、準確、快捷的服務，進而有助于推進干部人事管理工作的不斷改革創新[1]。

2 干部人事檔案信息化建設的意義

2.1 有助于提高檔案管理效率

傳統的干部人事檔案管理工作方式已經無法滿足當前檔案管理的工作需求，嚴重降低了檔案管理工作效率，不利于檔案管理工作的長遠發展。紙質檔案存儲需要占用大量的空間，在存儲過程中還會受到外界環境中各種不利因素的影響，甚至導致檔案資料的缺失；并且其所能記錄的內容也非常有限，這就不利于干部人事檔案資料價值的充分發揮。通過對干部人事檔案進行信息化建設，將先進的信息技術有效運用于檔案管理過程中，采用電子化的檔案能夠大大減少檔案資料存儲所需要的空間，并且還有助于對檔案資料進行快速的查詢，進而促進了檔案管理效率的不斷提升[2]。

2.2 有利于檔案信息的規范化管理

在傳統的檔案管理過程中，干部人事檔案資料的查詢和處理主要是由檔案管理工作人員進行操作的，往往沒有形成統一的規定，檔案資料的填寫程度完全取決于管理人員，由于部分檔案管理人員對信息填寫工作并不重視，造成部分重要的數據內容填寫潦草或者沒有填寫，這就會造成檔案資料的不完整，給其后續的使用造成一定的阻礙。通過對干部人事檔案進行系統全面的信息化建設，有助于對干部人事檔案進行規范化管理，明確其中填寫的具體格式，進而避免了填寫潦草和模糊問題的出現，確保了干部人事檔案資料的完整性。

2.3 為檔案材料的長期保存創造了可能

傳統的干部人事檔案往往都是以非電子方式進行存儲的，這就從根本上限制了其長期保存，尤其是其中的紙質檔案資料對于存儲環境的要求非常高，需要對環境的溫度和濕度進行科學合理的有效控制，并且還需要占用大量的存儲空間，這些都給檔案資料的長期保存造成了不利影響。通過對干部人事檔案進行信息化處理，利用計算機和云存儲能夠實現檔案資料的數字化管理，其所需要的存儲空間可以忽略不計，并且對于存儲環境具有非常高的適應性，能夠在多種環境中保持自身性質的穩定，有利于對重要的干部人事檔案進行永久存儲。

2.4 提高了檔案材料的安全性

干部人事檔案的價值主要體現在使用價值和公開價值兩個方面，通過采用信息技術能夠最大限度實現檔案資料的兩種價值。在發揮干部人事檔案資料價值的同時，還要確保重要檔案資料的安全性，避免其受到外界各種不利因素的影響。通過采用信息化技術能夠進一步提高干部人事檔案資料的安全性，確保其內容不會被公開、更改以及增減等，始終保持在真實的狀態，能夠對干部個人的實際情況進行客觀真實的反映，為檔案資料價值的充分發揮提供可靠保障。

3 干部人事檔案信息化建設的問題

3.1 檔案信息化管理意識不足

部分單位的管理人員對干部人事檔案的重要性沒有形成準確的認識，導致其對檔案管理工作并不重視，進而阻礙了信息化建設經費的有效投入，嚴重影響了干部人事檔案的信息化進程。同時，由于對檔案信息化建設缺乏足夠的了解，部分管理人員片面地認為只要檔案資料沒有泄漏、更改以及丟失就是做好了檔案管理工作，但是這只是對檔案資料進行了可靠的保存，并沒有充分發揮其價值。實際上檔案管理工作的目的是最大限度發揮檔案資料的價值，通過對檔案資料進行信息化處理，使干部人事檔案發揮最大的作用。

3.2 硬件和軟件設施不夠完善

干部人事檔案的信息化建設離不開各種基礎設施的支持，但是當前不少地區的信息化建設過程中存在硬件和軟件設施不夠完善的問題，這就給信息化建設的全面進行造成了不小的阻礙。因此，在信息化建設過程中，需要結合實際的工作需求配備復印設備、計算機、掃描儀、數碼相機以及配套的干部人事檔案管理系統軟件，但是由于資金不到位，導致相應的基礎設施難以落實，這就放緩了人事檔案的信息化進程。同時，在硬件和軟件設施的運行過程中，由于缺乏有效地維護管理導致其出現各種不同的問題，進而導致硬件和軟件設施無法正常運行。

3.3 系統應用檔案管理開展得不平衡

不少地區已經建立了干部人事檔案管理信息系統，并且其中已經錄入了干部的個人信息，但是對于信息系統的應用仍舊停留在初級水平，導致信息化建設無法得到進一步提升。例如，通過信息系統對干部的年齡結構、知識結構以及專業結構等情況進行統計分析時，很多情況下只是進行了簡單的查詢和報表之類的工作，這就導致對人員篩查和統計分析等方面進行的不夠全面，所配備的系統功能也就無法充分運用。

3.4 系統管理維護水平較低

干部人事檔案管理系統沒有得到及時的維護，導致其在信息化過程中，存在不少的問題。當前在基礎信息的收集和利用方面還存在不小的問題，導致信息更新不及時，也不全面。例如，學歷、表彰以及入黨等重要材料沒有進行有效地錄入，這就導致檔案信息不完整，給其使用價值的充分發揮造成了不利影響。

3.5 管理人員的專業技能尚需提高

干部人事檔案的信息化建設對檔案管理人員的專業水平要求較高，其不僅需要具備專業的檔案管理知識，還需要具有一定的信息和網絡知識。但是當前不少單位的檔案管理人員并沒有進行系統性的信息化專業培訓，其對于計算機信息技術的認識仍舊停留在表面，只能進行一些簡單的操作，也就無法將信息技術與檔案管理工作進行有機結合，這就從一定程度上制約了干部人事檔案管理的信息化建設。

4 干部人事檔案信息化建設對策

4.1 完善干部人事檔案管理信息平臺，實現資源共享

加強網絡建設工作，結合當地的人事檔案管理工作特點，構建相應的干部信息管理平臺。將信息中心作為樞紐，進一步實現網絡化管理，結合檔案管理工作的需求，進行有針對性地授權開放和資源共享，進而實現信息服務的良性循環。對當前的信息化資源進行充分的利用，進一步推動干部認識檔案管理的信息化和網絡化進程。注重軟硬件設施的不斷完善，加大基礎設施、信息收集以及利用等方面的資金投入，確保各項工作能夠落到實處。將信息技術有效地運用于干部選拔任用的整個過程，通過干部人事檔案的信息化推動干部管理工作朝著民主化、科學化以及規范化的方向發展[3]。

4.2 遵循安全性原則，加強干部信息化建設

安全性對于干部人事檔案信息化建設工作具有十分重要的現實意義，在其建設過程中要予以充分的關注，確保檔案信息的安全。因此，需要高度重視建設過程中的安全保密工作，樹立正確的安全保密意識，并且還要嚴格按照國家相關法律規范的要求開展信息化建設工作。在技術安全管理過程中，要將檔案局域網與外部的網絡之間進行完全的隔離，避免外網連接到檔案內網，而對檔案管理工作造成不利影響。同時，還要結合干部人事檔案信息化建設工作的要求，制定科學合理的信息錄入、信息維護、設備管理以及網絡維護等一系列的安全制度。

4.3 強化培訓，提高管理人員專業水平

為了滿足人事檔案的信息化建設需求，需要通過強化培訓，提高檔案管理人員的專業水平，為信息化進程的順利實施建立良好的基礎。作為干部人事檔案的管理人員，不僅需要掌握專業的檔案管理知識，還需要具備信息化建設的相關知識。通過對當前管理人員的隊伍的整體水平進行系統全面的調查，明確其中存在的知識漏洞，進而能夠有針對性地開展專業性的培訓，并采取有效地考核機制，促進檔案管理隊伍整體專業水平的不斷提高。

4.4 注重對系統管理與維護，提升使用價值

由于干部人事檔案不是一成不變的，而是處于一個不斷變化的過程，這就需要對檔案信息進行及時的更新維護。在干部人事檔案信息的日常維護管理過程中，需要嚴格按照方便、快捷、有效以及實用的原則進行，在其信息化建設過程中設置相應的干部任免、調動審批表以及干部名冊的自動生成功能，對干部在工作過程中發生的信息變動情況進行及時的錄入更新，進而確保信息庫能夠對干部的實際情況進行客觀真實的反映，為干部人事檔案價值的實現建立良好的基礎[4]。

5 結語

綜上所述，隨著信息技術的不斷發展，其被廣泛應用于多個領域，在一定程度上促進了工作效率的不斷提升。通過將其與干部人事檔案管理工作進行有機結合，有助于促進檔案管理工作水平的不斷提高。但是在干部人事檔案的信息化建設過程中往往會受到多種不利因素的影響，進而造成各種問題頻發，嚴重阻礙了干部人事檔案的信息化進程，這就需要采取有針對性地對策，為干部人事檔案的信息化建設創造有利條件，確保信息化建設工作的順利實施。