淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

趙杰惠

（紅河州彌勒市檔案局 云南 紅河 652399）

1 引言

檔案是用于保存人類在社會生活中主要實踐的一種文件記錄，它完善地保存著人類在社會生產生活中一切真實的信息。同時，檔案工作也是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，檔案就在我們身邊與每個人息息相關。檔案對于人事管理者而言更是一種重要且不可或缺的工具，而且對于后人也有很大的借鑒、回顧意義，也有益于人類的歷史文化傳承。然而，數不勝數的檔案給檔案管理工作者帶來了很大的挑戰，即使在信息化管理的背景下，仍然暴露出不少亟待解決的問題，影響檔案管理的科學性和嚴謹性。因此，本文將立足于信息化檔案管理的概念，深度分析信息化檔案管理中存在的問題，從而挖掘出信息化檔案歸檔整理分類的技巧。

2 信息化檔案管理的概念

由于信息浪潮的沖擊，傳統的紙質管理檔案機構面臨電子文檔、數字文檔的挑戰，順勢過渡轉型為信息化檔案管理。隨著21世紀計算機應用技術的高速發展，信息化檔案管理已經成為檔案管理的主要模式，與傳統的紙質檔案管理并行不悖地發展。信息化檔案管理就是緊密結合網絡、計算機、信息通信等技術工具，在國家部門的規范和要求下，對公民的檔案地進行歸檔、整理、分類、保管、開發、利用的現代化信息管理過程。

3 信息化檔案管理歸檔整理分類中存在的問題

信息化檔案管理的目的是提供高效便捷的檔案服務，并且保障公民的信息安全。然而目前，在歸檔整理分類過程中，仍然有一些不足。首先，很多事業單位檔案工作人員素質、專業技能參差不齊。其次，目前很多單位的信息化檔案管理，并未對電子化檔案的歸檔整理分類制定出統一標準，也沒有針對整個檔案數據庫的內部具體順序形成規范[1-2]。最后，信息化檔案資源是基于大數據時代的網絡進行傳輸，安全問題尤為重要，但是被不少單位的檔案管理者忽視。

4 信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

4.1 提高信息化檔案管理從業者的專業素質

信息化檔案管理建設對檔案管理從業者的素質和專業技能都提出了較高的要求，有的從業者僅憑借基礎的計算機知識來管理檔案網絡系統，出現問題后就束手無策，坐等更高水平的技術人員來解決，這非常影響檔案管理的進程。所以單位應對檔案管理從業者定期開展關于信息化檔案管理新系統、新技術、新思路等方面的專業培訓，提高他們的信息化檔案管理歸檔整理分類能力[3]。其次，要適當吸收高學歷高素質人才，通過人才引進、柔性流動等方式，使其在信息化檔案管理中大放異彩、取得成效。

4.2 實用為主，統一標準

信息化檔案管理中要以實用性為目的，重視檔案資源的質量[4]。因此，對沒有必要的檔案納入信息化檔案管理過程，而是要適當揚棄，實用為主。檔案管理工作者應該實地走訪單位各部門的辦公室，去向各部門負責人及其工作人員了解他們的主要業務活動。檔案管理者在收集到各部門詳細業務信息后，要進行深入分析、探討，從而確定標準化的立卷、歸檔、整理、分類流程報告。再將報告請示領導，協商制定出單位的檔案管理規范。此外，規范還可以借鑒國內外現存的信息化檔案治理技術標準及規范文件。并且從業者還應將檔案管理規范中的立卷流程制成電子文檔，以微信等形式分發給各部門，使他們在工作中重視保存有價值的資料，能在規定時間內及時立卷并且定期向檔案部門歸檔。而在信息化檔案管理中，對于歸檔的電子材料，要在做好區分的同時保持它們之間的邏輯連續性或者時間順承關系。而在歸檔、整理、分類時，要取簡潔明了的標題，使人一目了然，能夠更好地為利用者服務。

4.3 堅持文檔一體化、歸檔雙軌制，重視檔案安全性

文檔一體化是指，將紙質檔案與其對應的電子版檔視為一體進行管理，并且將其一起納入到辦公自動化管理過程中去，使信息化檔案管理與辦公自動化全過程緊密結合，并且結為整體一起運行。其次，紙質檔案雖然向數字檔案、電子檔案過渡，但是這個過程中必須堅持歸檔雙軌制。因為在未來很長一段時間內，電子檔案、數字檔案在法律上的作用仍未能取代紙質檔案。

加強信息化檔案管理的安全性，要從管理上入手。深入探索檔案信息加密手段，多層次的保障檔案數據庫的安全。此外，還要建立多媒體信息檔案、電子檔案、數字檔案等的異地備份庫，要專門設置這些電子數據檔案的安全儲存和備份空間，實行專人管理、專庫管理。

5 結語

檔案可以如實反映公民在過去社會生產生活中的主要活動，其主要特征是真實性、歷史性。從這個意義上來講，檔案在人事管理中具有無可替代的作用。然而，信息化檔案管理建設仍然存在著不少不足，這些不足在一定程度影響了信息化檔案管理建設的科學有效性，尚未能完全滿足公民對檔案資源管理的需求。信息化檔案管理建設是一個系統性、長期性工程，不是只依靠單個人的力量，因此探討信息化檔案管理歸檔整理分類技巧十分必要。