校本講義印刷費用的EXCEL結算模型

王成杰，范 冰

（常州紡織服裝職業技術學院教務處 江蘇 常州 213164）

1 引言

教材管理是高校日常教學管理中的一項基本業務，一般由教務處或圖書館等職能部門的教材管理人員完成。教材管理的主要業務流程包括：（1）教材采購招標；（2）教材選用與征訂；（3）書商采購、配送教材；（4）學校發放教材；（5）學校教材盤庫，完成教材結算；（6）公布對賬單給學生簽字確認；（7）教材書款經財務報銷給書商。

在日益精細化管理的今天，教材管理工作既要遵循“現代職業理念”的要求，又要樹立主動服務的意識[1]。教材管理的每個環節，不容許有任何差錯發生。因而，教材管理人員在日常管理中應發揚工匠精神，認真對待教材管理的每個環節，以有效的教材供給及精準的教材結算[2]服務來確保教學平穩運行，保障和維護正常的教學秩序，高效服務師生。

在教材管理的7個主要環節中教材結算涉及資金管理，顯得尤為重要，需要精準到位。因此，明折明扣進行教材結算，及時將結算的單據公示給廣大同學，讓學生明明白白消費，成為教材管理人員必需的管理技能，值得深入研究[3]。

2 任務描述

學校采購的教材一般由正式出版的書籍及印刷廠印刷的講義、簿本組成。正式出版的書籍按招標的統一折扣，將原價乘以折扣后按打折后價格進行結算，相對比較簡單。印刷廠印刷的講義簿本包括：作業本、方格本、信箋本、實訓周歷、實習日記、畢業工作指導手冊等定額材料都是一個價格，只有校本講義的結算比較復雜。

一般學校的校本講義有60多個品種，包括針對具體課程的實驗實訓指導用書、專業課的輔導資料、特色校本教材等。因校本講義的品種不一，內容的多少不一，每個品種印刷的數量不一。印刷紙張的品質、規格不一，印刷廠的設備、工藝、能力不一，因此，文章將系統考慮校本講義的結算問題。

經過多年實踐，我校的校本講義的成品一般確定為16K的開本，封面材料用皮紋紙和銅版紙兩種材料，內芯規定用60g的雙膠紙，裝訂一般為膠印，也允許較薄的講義用訂書針裝訂。

無論印刷廠用什么設備、如何設計排版、使用怎樣的工藝都要滿足采購招標的要求并制成學校成品，且印刷的質量只能高于或等于我校要求，學校驗收物品時，有瑕疵或印刷錯誤的物品印刷廠負責全部重新印刷。這些附加產生的費用不能對學校二次收費，均應核算至一本講義的報價中。

表1是學校校本講義的真實報價表格，因論文討論的需要，以模擬數值報價填入。

表1 教材結算報價單

單本講義的結算價格，需要根據實際條件進行組合，在印刷校本講義總數量確定的條件下，通過查表找到對應封面和內芯進行結算：公式為：價格單價=封面價格+內芯張數*內芯單價。例如《早教基礎實務》的目錄及內容共126頁，使用彩色銅版紙印刷，共印刷280本，經查表該校本講義的單價是11.45元，計算公式為=2+(126/2)×0.15。

一般印刷廠印刷完成后，會根據實際印刷數據按系部統計上報教務處一個匯總表，見表2。

表2 印刷廠提供的印刷匯總

一般情況下實際結算的校本講義的總數量是小于印刷廠的印刷總數量。印刷廠多印的講義余量、贈送講義，一律按零值處理。教務處在做教材結算時，需要復核每部講義的頁數，師生實際使用講義的數量這兩個關鍵數據，以確保精準結算。

總頁數的復核比較簡單，因教材庫建設的需要，每學期開學時，印刷廠都會提供1份全套的校本講義供教務處上教材架。因此，通過翻閱每本講義，實際復核“講義的目錄頁數、內容頁數、少量留白的頁數之和”，就能方便地復核出印刷廠排版設計軟件中統計的頁數正確性，輕松完成復核工作。

講義總數量的復核應該在學校師生教材發放完畢、學生復學申請教材完成后，利用EXCEL的統計函數、透視等工具完成。按教材品種匯總分析教材發放單、零星增補單中出庫數據，復核發放數據與印刷數據差異。

表3為透視分析發放單及零星增補教材后的實際出庫數據。

表3 實際出庫數據

3 結算模型搭建

將上述的出庫數據表，錄入Excel中，形成以下結算表格：利用結算公式：（1）總數量合計G2=E2+ F2、講義單價J2=H2+I2×(D2/2)、總計碼洋K2=J2×G2進行結算；（2）封面H2=IF(C2="皮紋",0.4,IF(C2="彩色",IF(AND(G2＜=199,G2＞0),2.8,IF(AND( G2＞=200,G2＜499 ),2,IF( G2＞ =500,1.8，0 ))))) ；（3）內芯I2=IF (G2＞=300,0.12,IF ( AND ( G2＞0,G2＜300),0.15,0))，經計算得到結果見圖1。

圖1 雙約束條件下結算模型

但仔細思考結算條件后發現：封面有3個條件區間、內芯有2個條件區間均與總數量有關聯，將其列表后共有8種情況見表4。

表4 雙約束條件下的講義結算

表4 （續）

結合周以真教授提出的“計算思維”[4]，應思考將與封面、講義內芯的結算都息息相關的總數量這個約束條件約減或優化。仔細分析情況3至情況8的彩色封面講義發現：情況4總數量同時滿足封面、內芯2個約束條件的只有200～299數據段，情況7中總數量同時滿足封面、內芯2個約束條件的只有300～499。因此，合并整理后，得到四條數據段見圖2。

圖2 約束條件優化

進而皮紋、彩封轉換成新的約束條件見表5。

表5 優化后單條件約束結算表

至此，第一種計算模型的雙條件約束，被簡約優化成單條件約束，即：原來總數量需分別控制封面、內芯的操作已經融合在一起，使得約束條件的分割更加清晰。若再以總數量300為分解線，將彩色封面四段分支，分解成雙分支結構，能有效控制結算公式代碼的長度，以下是結算過程的程序控制流程見圖3。

圖3 結算流程

因此，結合數據I/O異常處理，新的結算模型，見圖4。

圖4 計算結果

最終講義單價的計算公式為：H2=IF(C2="彩色",IF(G2＜300,IF(G2＜199,2.8+D2/2×0.15,2+D2/2×0.15 ),IF(G2＞500,1.8+D2/2×0.12 ,2+D2/2×0.12)),IF(C2="皮",IF(AND (G2＞0,G2＜=299),D2/2×0.15 +0.4,IF(G2＜0,“數量出錯”,D2/2×0.12)),“封面出錯”))；I2=H2×G2。

將現有的結算模型與原有的結算模型對比，發現新的結算表格，達到綜合應用Excel函數的解決問題的目的。

4 總結

文中基于Excel函數、計算思維優化校本講義的結算模型是教材管理工作的一次實踐，該結算模型能充分運用信息化工具及計算思維的邏輯[5]，實現了校本講義結算路徑的全覆蓋，將原本需要考慮二次 “總數量”的約束條件通過分析及轉化，簡約成考慮一次，節省了計算開銷，是一次有意義的計算實踐[6]。

另外，在管理工作中融合“工匠精神”，讓工作人員在繁瑣的日常管理中保持良好的職業態度，追求精益求精的職業精神，也將成為管理實踐的基本要求[7]，借鑒先進信息化管理工具、巧用計算思維，能方便地尋找管理技巧、創新改進工作方法。