探討基于大數(shù)據(jù)的技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

孟 霞

（濟(jì)寧市工業(yè)技師學(xué)院 山東 濟(jì)寧 272000）

1 引言

大數(shù)據(jù)技術(shù)是現(xiàn)代數(shù)據(jù)技術(shù)的總稱，不僅代表巨大的數(shù)據(jù)量?jī)?chǔ)存技術(shù)，又代表從海量數(shù)據(jù)中提取有用數(shù)據(jù)的技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)悄悄融入人們的生活，抖音、快手等短視頻平臺(tái)能通過(guò)用戶觀賞需求精準(zhǔn)推送短視頻內(nèi)容，淘寶能根據(jù)用戶購(gòu)買(mǎi)需求分析出個(gè)人喜好推送指定商品，可以說(shuō)大數(shù)據(jù)已經(jīng)融入生活并改變了生活。同樣，大數(shù)據(jù)對(duì)各個(gè)培養(yǎng)層次的學(xué)校影響也是巨大的，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下，技工學(xué)校能夠完成檔案管理的信息化變革，為信息存儲(chǔ)和信息獲取提供便利條件，節(jié)省技工學(xué)校檔案管理的人力成本[1]。

2 技工學(xué)校檔案管理信息化改革

技工學(xué)校的檔案管理雖然種類較多，但大體上可以分為兩類。一類是技工學(xué)校的人事檔案信息，另一類是技工學(xué)校教學(xué)科研所需要的資料。人事檔案包括教職員工的個(gè)人信息、工作履歷，學(xué)生的信息檔案、學(xué)生階段成長(zhǎng)履歷等信息；教學(xué)科研資料包括各種教材及配套書(shū)籍、報(bào)紙雜志期刊、文獻(xiàn)資料學(xué)術(shù)論文等。技工學(xué)校檔案管理人員針對(duì)檔案管理的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中要認(rèn)真仔細(xì)，本著服務(wù)至上的原則為教師和學(xué)生提供檔案查詢服務(wù)。

鑒于此，技工學(xué)校進(jìn)行檔案管理的信息化改革是順應(yīng)時(shí)代科技發(fā)展的必然要求。檔案工作者需要利用各種掃描軟件將紙質(zhì)版的文字資料轉(zhuǎn)換為電子檔案，轉(zhuǎn)換格式后的電子檔案信息具有便于編輯、易于處理的特點(diǎn)。將文字資料轉(zhuǎn)換為電子檔案之后需要對(duì)各種電子檔案進(jìn)行分類整合，根據(jù)涉密情況對(duì)檔案進(jìn)行分類，進(jìn)而對(duì)各個(gè)學(xué)科、專業(yè)方向進(jìn)行細(xì)分。最后建立詳細(xì)的目錄，便于讀者檢索閱讀。

3 對(duì)檔案管理信息化提出具體要求

技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)一定要有具體的工作流程和操作規(guī)范，檔案的入庫(kù)管理到實(shí)現(xiàn)使用的各個(gè)環(huán)節(jié)都要仔細(xì)研究，進(jìn)行細(xì)化分析。要使技工學(xué)校檔案管理發(fā)揮長(zhǎng)效的作用就要規(guī)范管理制度。首先，技工學(xué)校要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的信息化建設(shè)就要統(tǒng)一電子文件格式，文檔、圖片、課件都應(yīng)采用主流的docx、txt、ppt文檔格式存儲(chǔ)，技工學(xué)校的教職員工在這種標(biāo)準(zhǔn)化的文檔格式下可以順利上傳或下載文檔，方便數(shù)據(jù)傳輸和獲取。其次，技工學(xué)校管理層應(yīng)采取各種方式鼓勵(lì)教職員工整合學(xué)校教學(xué)資源，打包上傳共享，以便于學(xué)生下載閱讀，將有特色的學(xué)習(xí)科目、史料文獻(xiàn)歸納整合，建立特色電子檔案品牌，助力技工學(xué)校的信息化建設(shè)。最后，技工學(xué)校的檔案信息化建設(shè)一定不要忽略網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，如果信息化建設(shè)一味追求建設(shè)速度就很容易出現(xiàn)信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)的安全漏洞，造成較為嚴(yán)重的泄密問(wèn)題。無(wú)論是個(gè)人檔案還是學(xué)術(shù)論文都是嚴(yán)重涉及個(gè)人隱私的檔案，一旦上述核心檔案外流會(huì)造成嚴(yán)重的損失。尤其是技工學(xué)校檔案管理涉及到的人數(shù)眾多，如果出現(xiàn)安全問(wèn)題影響面較廣，很容易涉及到法律問(wèn)題[2-3]。

4 加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展使技工學(xué)校的檔案管理呈現(xiàn)出各種新特點(diǎn)，例如數(shù)據(jù)信息的多元化、數(shù)據(jù)類別的瑣碎化以及檢索方式的復(fù)雜化特點(diǎn)。技工學(xué)校檔案管理功能正在從簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)管理豐富為復(fù)雜的存儲(chǔ)檢索一體化管理模式，這種技術(shù)更替需要管理人員進(jìn)行大量的基礎(chǔ)性錄入工作、裝配適用于技工學(xué)校的信息化管理軟件，對(duì)檔案管理工作人員的能力提出較高要求。

首先，檔案管理工作人員要熟練掌握基礎(chǔ)檔案管理技能以外，還要了解并跟蹤前沿信息化檔案管理技術(shù)，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段完善技工學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，學(xué)校應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)急需的各種技術(shù)開(kāi)設(shè)講座和培訓(xùn)，例如辦公軟件培訓(xùn)、數(shù)據(jù)庫(kù)檢索技術(shù)培訓(xùn)、光盤(pán)刻錄專項(xiàng)培訓(xùn)以及掃描復(fù)印技術(shù)培訓(xùn)等，上述技術(shù)雖然是一些基礎(chǔ)性的技術(shù)項(xiàng)目，但通過(guò)培訓(xùn)能大大提高工作人員的工作效率，能夠降低檔案管理人員的工作量，縮短檔案錄入時(shí)間，降低檔案檢索的工作量。其次，信息化水平的提高也需要檔案工作者多涉獵一些相關(guān)知識(shí)，如統(tǒng)計(jì)學(xué)、目錄學(xué)、傳播學(xué)、心理學(xué)、社科情報(bào)、文史知識(shí)等學(xué)科知識(shí)，像在設(shè)計(jì)編制計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，一定要注意著錄項(xiàng)目要統(tǒng)一，且每一個(gè)著錄項(xiàng)目的字節(jié)長(zhǎng)度要統(tǒng)一。再次，檔案管理人員應(yīng)切實(shí)提高主觀能動(dòng)性。通常檔案管理系統(tǒng)在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)無(wú)法將全部可能出現(xiàn)的應(yīng)用場(chǎng)景和使用問(wèn)題都考慮全面，因此對(duì)于技工學(xué)校檔案管理而言一定會(huì)在使用檔案管理系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)各類不匹配的問(wèn)題，這就需要檔案管理工作者充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，遇到問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修改調(diào)整，遇到解決不了的管理系統(tǒng)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與廠家取得聯(lián)系，合力解決技術(shù)問(wèn)題，為教職員工、廣大學(xué)生提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，技工學(xué)校在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)已經(jīng)是必須要面對(duì)的課題，各技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)程度不同，但都需要經(jīng)歷管理系統(tǒng)的軟硬件技術(shù)發(fā)展，管理制度逐步完善這兩個(gè)過(guò)程，不能否定以往檔案管理工作取得的成績(jī)，也不能固步自封，停滯不前。在繼承檔案工作“存”的傳統(tǒng)的同時(shí)，擴(kuò)大對(duì)檔案工作“用”的開(kāi)發(fā)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。