信息化背景下文書網上檔案數據管理工作分析

劉 丹

（昆明市呈貢區食品藥品檢驗檢測中心 云南 昆明 650500）

1 引言

基于互聯網技術的文書檔案信息化是“互聯網+”思維在文書檔案管理領域的具體應用，是信息化社會的必然發展趨勢。只有抓好文書檔案信息化建設的各個環節，才能真正提升管理質量，實現數字化、信息化轉型的目標。故此，有必要立足于信息化背景，重點探討文書檔案管理工作的現實意義，尋找文書檔案信息化管理的新思路，為相關單位提供可供參考的路徑。

2 信息化背景下文書網上檔案數據管理工作的現實意義

2.1 有利于增強管理質量，推動檔案數據庫的形成

傳統紙質化管理模式中，文書檔案主要以紙質文件的形式呈現，難以實現一站式處理，進而導致系統性、全面性不足。為了降低文書檔案管理難度、檢索難度和利用難度，增強管理質量，必須要將信息技術應用其中[1]。一方面，借助互聯網或者物聯網終端的文書檔案管理系統，可以更為快速便捷地對文書檔案進行分類，直接瀏覽相應的文書檔案目錄，進而推動檔案數據庫的形成。同時，從信息化的角度對文書檔案進行管理，可以提升文書檔案在編目、鑒定、保管過程中效率，實現一站式處理，節省人力資源成本，降低工作人員的工作壓力。總而言之，文書檔案信息化管理是提升管理、檢索、利用效率的必然要求，是未來文書檔案管理工作的發展方向。

2.2 有利于節約管理成本，實現規范化管理的目標

文書檔案管理的最終目標是服務于單位決策，切實滿足不同主體的信息查閱需求。文書檔案信息化管理，可以有效節約管理成本，縮短工作流程以及工作時間。例如，從互聯網終端對文書檔案進行管理，可以有效避免占用檔案室過多的物理空間，解決傳統紙質化管理在檔案保管、檔案環境維護領域的問題。除此之外，文書檔案信息化使得文書檔案能夠在互聯網環境中進行傳輸，打破時間、空間層面的傳輸壁壘的同時，留存相應的記錄，提升安全管理的實效[2]。

3 信息化背景下文書網上檔案數據管理工作中存在的問題

3.1 文書檔案數字化進程緩慢，管理利用基礎薄弱

由于信息技術在文書檔案領域的應用較晚，導致部分單位文書檔案數字化進程滯后，更談不上應用相關的軟件和技術對文書檔案進行管理與利用。一是缺乏可利用的高效設備和軟件，難以朝著信息化、現代化的方向轉型[3]。部分單位尚未采購并配備高速掃描儀、文件格式轉化軟件，紙質類文書檔案轉化為數字類文書檔案的效率不高。二是人手不足問題突出。近年來，各個單位文書檔案資料的數量激增，如何在處理存量的基礎上，對增加的文書檔案進行處理，困擾著文書檔案管理人員。

3.2 文書檔案信息化管理體系不完善，缺乏工作思路

當前，部分單位文書檔案信息化管理體系不完善，導致工作流程、工作內容、工作職責較為模糊，難以推進文書檔案信息化管理工作有序開展。一是規章制度不健全，缺乏信息化建設的思路以及規劃，導致文書檔案管理人員對文書檔案信息化工作的認識較為模糊，不知道從何入手。例如，圖片、影像、聲像等不同類型的文書檔案應當采用何種格式；文書檔案信息化建設各個環節的職責應如何劃分；文書檔案信息化應達到何種標準等等，都沒有在規章制度上予以體現。二是存在安全管理漏洞，影響正常管理。當前，部分單位過于強調對文書檔案的利用，忽視從安全角度對文書檔案進行管理，導致安全保障工作滯后[4]。一方面，技術手段以及管理措施不科學，既沒有對文書檔案數據庫進行加密管理，也沒有采用數字水印、數字密鑰技術對文書檔案本身進行加密。另一方面，文書檔案備份工作滯后，文書檔案被非法加密后難以恢復正常工作。

3.3 文書檔案立卷歸檔工作不科學，歸檔不及時問題突出

文書檔案具有重要的價值，其是否具備全面性、系統性、準確性、完整性以及真實性，將會直接影響后期的利用。然而，當前部分單位文書檔案立卷歸檔工作不科學，嚴重影響信息化建設的質量。一是OA辦公系統、公文處理系統與文書檔案系統之間仍未實現數據關聯，部分信息無法自動生成與同步，導致文書檔案中的信息更新不及時。同時，系統與系統之間的壁壘也使得文書檔案管理人員或者其他工作人員難以及時補錄、上傳相應的信息材料。二是部分單位文書檔案流轉不及時，相關部門的人員沒有及時送交資料至檔案室。一方面，部分文件擬辦、批示以及傳閱后沒有及時立卷歸檔，進而導致文件發生丟失、損毀的現象。另一方面，部分單位尚未明確各個階段的流轉期限、歸檔期限，責任落實度不高，導致歸檔效率和質量低下。

4 信息化背景下文書網上檔案數據管理工作的有效對策

4.1 深入推進文書檔案數字化建設，進一步減少紙質檔案

未來，隨著信息技術的進一步發展，文書檔案勢必會朝著全面數字化、網絡化的方向發展。為此，單位必須要深入推進文書檔案數字化建設，為后續的管理和利用提供條件。一是要配備和更新可供利用的高效設備和軟件，優化管理環境。具體而言，可以結合單位文書檔案管理難度、管理量以及管理需求來采購相應大型掃描儀器、文件格式轉化軟件以及檔案管理軟件，科學高效地對紙質類文書檔案進行數字化轉化。二是可以通過招聘專業兼職人員來緩解文書檔案管理壓力，推進文書檔案數字化轉化工作的進程。同時，單位也可以探索通過業務外包的方式，進一步集中對文書檔案進行數字化處理，實現資源高效調配與利用。

4.2 完善文書檔案信息化管理體系，理清工作思路

思路和方法是文書檔案信息化管理的“橋”和“船”，思路對事半功倍，思路不對則事半功倍。單位要善于抓住文書檔案信息化建設的關鍵問點，細化工作流程、工作內容，明確權責，避免文書檔案信息化建設出現無序化管理的問題。一是要強化制度建設。一方面，要根據檔案管理法規以及其他規范性文件的要求，立足于單位實際，制定或者修訂文書檔案管理制度。制度應當包含多方面的內容，應當能夠有效指導文書檔案管理人員的工作。另一方面，要抓住制度建設中的重點。首先，要推進標準化、規范化建設工作，明確圖片、影像、聲像等不同類型文書檔案的格式。其次，要合理劃分文書檔案管理部門與其他部門的權責，形成互相配合、互相協作、互相協調的檔案管理機制。最后，要明確文書檔案歸檔、立卷的標準，避免后期重復加工、重復處理問題的產生。二是要強化安全保障，有效應對互聯網風險。一方面，要綜合利用數字水印、數字加密、云密鑰、區塊鏈以及其他安全管控技術對文書檔案數據庫及文書檔案進行加密管理。另一方面，做好文書檔案備份工作，及時備份至云終端。

4.3 嚴格文書檔案立卷歸檔工作，確保文書檔案歸檔及時

要保障文書檔案的價值，提升管理時效，就必須要抓好立卷歸檔工作，一是要進一步對散亂的信息資源進行整合，充實文書檔案的內容。單位可以通過技術手段關聯OA辦公系統、公文處理系統與文書檔案系統之間的數據，實現數據的生成與同步，提升整理加工效率和質量。二是要增強文書檔案歸檔意識，確保信息資料能夠及時歸入相應的數據局，確保文書檔案全面性、系統性、準確性、完整性以及真實性。為此，單位可以明確各個環節的流轉時限以及歸檔時限，避免信息資料長時間堆積，提升歸檔效率和質量。

5 結語

信息化背景下，做好文書檔案工作需要借助相應的信息化技術，推動文化檔案管理與信息技術的高度融合。對于單位而言，文書檔案管理工作是否能夠取得成效，將會影響單位的決策。只有抓好文書檔案信息化管理工作，才能真正彰顯文書檔案的價值，為單位領導以及其他檔案需求主體提供參考依據。從宏觀上來看，單位必須要科學規劃、理清思路，投入充足的人、財、物以及其他資源，保障該項工作順利開展。從微觀上來看，單位一是要深入推進文書檔案數字化建設，進一步減少紙質檔案；二是要完善文書檔案信息化管理體系，理清工作思路。三是要嚴格文書檔案立卷歸檔工作，確保文書檔案歸檔及時。