基于數字化檔案規范管理途徑探究

張 輝

（泰安市醫療保險事業處 山東 泰安 271000）

1 引言

數字化檔案需要通過各項數字化技術將傳統檔案記錄轉化為數字化信息并且進行存儲，該項技術目前為止已經在許多企業進行了拓展。實行數字化檔案規范管理，既可以降低檔案的管理成本，簡化了繁瑣的檔案流程，也可以提高檔案的安全性。另外在進行查詢的時候也較傳統檔案管理更高效省力。但在拓展數字化檔案管理的進程中，依舊存在一些問題，我們需要更好的思路和形式去進行途徑的拓展，力爭讓數字化檔案規范管理真正惠及千萬企業，暢通無阻的為企業提供更便利的檔案管理。

2 數字檔案管理現存問題

2.1 防火墻設計疏漏

防火墻通常是用來防止電腦被惡意入侵或者植入木馬病毒的。一旦企業的數據資料庫被惡意侵入或者植入病毒，就相當于過去有賊偷入了重要的檔案室庫房，可以進行資料的篡改涂抹，甚至可以抹銷帶走所有的重要資料。這對于企業來說是致命的、難以接受的事故，可以對企業造成巨大的威脅。

2.2 更換系統時資料數據遺漏

近年來，信息化時代對于硬件的發展也起到了很大的推動作用，許多企業會隔一段時間就更新換代新的計算機系統，以便于提升辦公效率。但是在更新換代的過程中往往會出現檔案更新備份困難，舊數據難以遷移入新數據庫，或者在升級系統時候由于不能兼容導致重要文件的丟失。由于忘記備份在硬盤之中，重裝系統引發的電腦故障導致系統內的檔案文件被同步格式化等。這些情況，或者是更新失敗都可能導致重要資料的丟失和遺落。

2.3 檔案保管者信息安全意識薄弱

新時代的檔案管理信息工作對于從業人員也提出了更高一層的要求。在過去的傳統型檔案信息處理事務當中，大部分的工作人員安全意識不足，更遑論對于風險的防控。不僅沒有辦法對于檔案進行實時的監控，更是缺乏一套有層次的信息管理制度來規范信息安全，非常容易出現信息的外泄和丟失等狀況。企業的檔案管理部門也往往缺乏專業性強的專門人才，缺乏能夠適應新型檔案規范管理的復合型人才。現有的人力資源模式難以滿足企業發展的需求，成為了企業檔案信息化發展的絆腳石。

3 數字化檔案規范管理途徑實施要點

3.1 加強數字檔案信息人才培養

數字檔案信息建設需要更專業的數字化人才，不僅需要掌握日常工作中會應用到的相關的信息知識，也還要求具有極高的風險防范意識，系統優化管理意識。同時，要能夠將知識應用到實際操作的過程中去，真正做到能幫助檔案信息高效錄入，有序整理，風險評估，安全防護。

為了滿足數字檔案信息人才的需求，企業應該有意識地培養老員工進行學習，定期進行人員專業培訓。在升級數字化信息系統的同時，也要對從業人員的整體素質做培訓和提升。除此之外，可以調整人才引進計劃，加強激勵政策，擴招一些數字化專業或者信息管理專業的專門性人才。

3.2 企業檔案和電子政務信息互通共建

企業信息不僅要保留在企業內部，其中和政務有關的相關信息可以通過電子政務平臺來進行采集上傳，做到即時輸送，在政府平臺上長期保管。這一方面可以減少企業儲存信息的安全壓力，也因為有了統一的規范的制度，上傳的檔案文件格式內容都是同步合規的，有利于企業之間和政企之間信息的交流互通。類似的數據結構可以有效促進數字信息共享，上傳的紛雜檔案也可以更好的歸檔，保管起來更加安全放心[1]。

因此，我們在構筑數字信息系統的時候，也要將能否和電子政務信息平臺互通作為一個重要指標納入考量。企業的檔案部門應該接受政府的培訓，按時接納政府傳達的信息，并且積極地配合信息部門展開工作和數字化的建設。

3.3 建立完善數字化信息規范管理系統

雖然進行了數字化升級，但在有些企業依然存在使用舊思維來使用新信息檔案系統的現象。在我們對檔案進行數字化管理的時候，要遵循一定的規范，優化方式方法。構筑起一整套數字化信息規范管理系統來，這樣才能真正的發揮數字化管理的作用。

首先，在電子檔案入庫的時候，要對這些電子文件進行鑒定和分類。根據鑒定來確認每一類型電子文件應有的保管期限，同時刪除沒有保管價值的垃圾文件。在我們進行電子檔案管理系統設計的時候，就要確定好每一類型電子文件的保管時限，使得系統可以自動識別文件種類，提高審閱的速度效率。隨后，要規范制作電子文檔的縮印目錄，按照部分和文件種類詳分層次，每一件都要標注是否已經被歸檔。這需要檔案在設計之初，數字化人員就對于企業有整體的了解，并且深入業務內部的每一個細節來進行專業化的目錄項目設計。

在進行數字化信息管理的時候需要注意，每一項信息不能只是單純的存在在檔案庫里，而是要可以做到活用聯動，確保相關部門權限是靈活的，可以做到用時互相調用合作的。

3.4 妥善維護檔案安全

數字檔案對于計算機系統的依賴度更強了，所以在日常使用中我們不僅要維護計算機的硬件，也要注重文件檔案的讀取環境。積極預先做好備份，常用查閱檔和備份檔不能放在同一處儲存，也不能由相同的管理人來經管，以免發生管理人員瀆職修改抹銷數據等安全隱患[2]。

4 結語

綜上所述，檔案的數字化規范管理并非一日之功，需要社會和企業共同努力加快檔案信息化建設，逐漸掃清數字化規范管理道路上的諸多障礙。通過探究，本文認為要加強數字規范管理，需要加強人才建設，建立鞏固數字信息系統，提倡企業檔案和電子政務信息互通共建，增強風險意識妥善維護系統安全。從而更充分地發揮數字化檔案管理的真正作用，確保實現檔案的信息化建設。