無紙化辦公下的醫院電子檔案管理探究

于 斌

（淄博市第四人民醫院 山東 淄博 255000）

1 引言

無紙化辦公能夠實現辦公平臺以及辦公方式快速變革，同時也可以促使人工作業模式逐步轉變成為由計算機平臺進行操作模式。隨著當前辦公效率以及信息載體變化，還可以有效節約資源和資金。醫院實施現代化改革過程當中要求醫院各大管理人士能夠充分加強計算機等先進設備廣泛應用，要通過利用計算機以及各種系統軟件實現繳費、就診、掛號等等聯網操作，要通過各項線上平臺來完成一系列工作，這樣就可以促使醫院數據服務質量以及整合程度得到進一步提高。此外，在醫院檔案管理過程當中，也需要在基于無紙化辦公思想和理念的引導之下明確電子檔案特點，同時，要促使醫院檔案管理工作得到進一步改進和優化，促使醫院檔案管理質量和管理水平得到全面的提升。

2 無紙化辦公模式下醫院電子檔案應用特征

2.1 靈活性增強

在當前，醫院應當進一步強化無紙化辦公模式的廣泛使用。無紙化辦公模式主要就是指從紙質化辦公逐步的轉變成為電子化辦公。醫院檔案管理工作開展和實施過程當中要實現電子化檔案管理，主要涉及內容包括了醫療數據管理、科研資料管理、人事檔案管理以及基建檔案材料管理等等[1]。由于我國醫療事業正在不斷向前進步和發展，醫院在實際經營管理過程當中也產生了豐富以及龐大信息數據。通過采取信息技術方式能夠實現對于數據化以及電子化檔案進行更加快速整理和收集，同時也可以讓檔案管理工作更具備可維護性和可規劃性，有利于讓實時數據得到快速上傳和更新，同時也可以切實地保留檔案資料修改歷史痕跡。一方面，可以切實保障檔案資料可靠性和安全性；另一方面，也可以實現聯網操作以及異地操作，這樣醫院開展各項檔案管理工作過程中，其靈活性也可以得到顯著提升[2]。

2.2 綜合管理功能強大

在當前醫院檔案管理工作開展過程當中要實現無紙化辦公，促使電子檔案實用價值得到進一步凸顯，同時也可以促使無紙化辦公模式綜合管理效果得到彰顯，要在電子檔案管理平臺之上實現對于電子文檔整理、歸檔、分類、發文、收文、傳遞等等，同時，還可以要促使檔案資料收集真實性、有效性和全面性得到增強，這不僅更有利于對于電子文件進行有效查詢和檢索，也有助于檔案管理工作信息實現良好整合[3]。

3 無紙化檔案管理與傳統檔案管理區別

3.1 歸檔程序

在當前醫院檔案管理工作開展過程當中要采取新型的辦公模式，要保障無紙化檔案管理模式重要價值和意義得到凸顯，要求明確無紙化檔案管理和傳統紙質檔案管理之間差異性[4]。首先，在歸檔程序方面，紙質檔案管理之中通常是要求管理人士做好定期規范工作，換言之，就是對于文件檔案資料往往都需要采用一個周期來進行整理并且進行歸檔。但是，無紙化檔案不需要這樣復雜，也不需要耗費較多時間。通常都是采取邏輯歸檔方式來進行歸檔，可以通過利用信息系統或者是計算機來實現信息上傳、歸檔和整理。其中，也涉及到了豐富內容，不僅僅可以切實保障電子檔案的完整性、全面性，同時也可以促使歸檔程序得到進一步改良和優化。此外，還可以通過利用時間排序以及分類檢索的方式對于各類電子檔案進行快速查找。

3.2 檔案保管方式

在當前檔案管理工作開展的過程當中要充分意識到無紙化辦公模式之下檔案管理與傳統檔案管理有著明顯區別。以往，檔案一般都是利用檔案室進行保存，在保管檔案過程當中要關注檔案室濕度、溫度等狀況，同時也需要做好檔案文件防蛀、防蟲，避免紙質資料出現霉變、破損等等情況。但是在電子檔案管理過程當中，通過網絡以及利用數據庫、計算機來針對數據進行存儲，一方面可以促使檔案管理成本得到大幅度縮減，另一方面也可以促使存儲空間得到很大程度拓展，但是，在針對電子檔案實施保管過程當中應當切實保障保管安全性和可靠性。為了避免數據泄露、丟失或者篡改就需要做好相關備份工作，還需要建立起相對健全和完善安全防護體系[5]。

3.3 檔案利用形式

在當前，醫院檔案管理過程當中通過無紙化檔案管理促使檔案利用方式產生了重大變革。檔案管理根本性的一大目標就是要促使檔案資源可以實現合理化利用。在針對傳統紙質檔案加以使用過程當中，往往需要辦理相關調取手續及查閱手續，相對較為復雜和麻煩。此外，傳統模式下為了保護紙質檔案的完整性一般僅僅只是提供復印件，但是，電子檔案則與之不同，登錄相關系統之后就可以快速調取和查閱檔案信息，這在很大程度上促使檔案利用效率得到明顯提高。

4 無紙化辦公模式下醫院檔案管理優化措施

4.1 構建信息化檔案管理平臺

在無紙化辦公模式之下醫院更加需要進一步強化檔案管理工作。檔案管理工作開展過程當中，要求構建起相對健全和完善檔案管理平臺。通過平臺的有效支撐來促使檔案管理工作方法的革新和完善。首先，在當前醫院內部需要加大資金投入力度，要促使計算機等設備設施得到強化，同時要引進現代化檔案管理系統，采取軟件和硬件相互結合的方式切實保障醫院檔案管理實現信息化。其次，要促使信息檔案管理平臺功能得到進一步優化和完善，除了必要檔案資料整理、收集、歸檔和查詢功能之外，還需要通過采用大數據技術促使檔案資源庫得到進一步優化整合，要針對信息質量進行更加精準化處理和分析工作，同時要提供更加方便、快捷檔案管理服務，切實保障可供查詢檔案信息數據準確性以及真實性。

4.2 完成紙質檔案向電子化檔案轉化與銜接

在無紙化辦公模式之下醫院更加需要強化檔案管理工作。檔案管理正在日益朝著紙質檔案管理轉變成為電子檔案管理過程當中。在這個過程當中，不僅僅需要加強電子檔案管理，更加需要做好紙質檔案管理工作，保障電子檔和紙質檔案能夠實現過渡和銜接。醫院實際經營發展的過程當中存在著大量文書資料以及紙質檔案，對于這些檔案轉化以及整理工作并不是一朝一夕就能完成的，所以，這就需要當前醫院內部檔案管理部門能夠制定出合理以及科學銜接制度，應當要求采取科學有效管理分批次的讓紙質檔案實現電子檔案的轉變。另外，也需要對于檔案資料完整性進行全面的審查。對于當前的醫院而言，還需要通過采用更加現代化掃描儀器對于紙質檔案當中的成像，要使用色彩掃描儀切實保障圖像完整性、清晰性，這樣，才能夠促使電子檔案利用價值得到進一步提升。

4.3 提升醫院檔案管理人員的專業能力

在無紙化辦公模式之下，對于檔案工作人員綜合素質以及專業能力提出了更嚴格的要求。對于當前的醫院來講在針對檔案進行管理過程當中，要轉變傳統檔案管理思想和理念，還要促使檔案管理部門組織機構得到進一步優化和改良，同時要切實解決好離退休人員占比過大以及檔案管理部門轉崗問題。此外，要求當前的醫院結合現實狀況對于檔案管理部門人員構成加以改良、優化和調整，同時，要大力引進具備專業檔案管理能力人才，還要加強崗位培訓工作，同時應當加強對于檔案信息平臺日常維護和管理。其中，應當要通過建立起相對完善人員隊伍切實保障無紙化電子檔案管理工作有效性和科學性。

5 結語

綜上所述，隨著互聯網以及信息技術日益發展，在醫療行業更加需要推廣無紙化辦公模式。醫院經營管理的過程當中，無紙化辦公模式能夠發揮重要作用，要求當前醫院管理人士能夠制定完善制度，引進高素質人才，切實保障電子檔案管理工作達到一個更高的層次，實現電子檔案管理專業化以及常態化，提高醫院的管理水平和管理效果。