試論大數(shù)據(jù)下的行政事業(yè)單位信息化檔案管理

彭書(shū)蘊(yùn)

（甘肅省無(wú)線電監(jiān)測(cè)站 甘肅 蘭州 730000）

1 引言

在大數(shù)據(jù)背景的影響下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求，因此行政事業(yè)單位也應(yīng)該轉(zhuǎn)變自身的檔案管理方案，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，通過(guò)信息技術(shù)可以將紙質(zhì)文字轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，不僅緩解相關(guān)工作人員的壓力和緊張的情緒，還可以運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)部分隱私信息進(jìn)行保密和備份，一方面保留了數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性，另一方面可以將相關(guān)信息進(jìn)行梳理和整合，便于相關(guān)人員進(jìn)行查看和瀏覽，從而提升他們自身的工作效率和質(zhì)量，引導(dǎo)行政事業(yè)單位信息化檔案管理工作的實(shí)施和優(yōu)化。

2 大數(shù)據(jù)下行政事業(yè)單位信息化檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 尚未建立檔案管理體系

就目前而言，我國(guó)相關(guān)行政事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理在單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用，因此并沒(méi)有借助相關(guān)大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)完善和構(gòu)建自身檔案管理體系或機(jī)制，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致檔案記載不完整、檔案丟失、檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差等問(wèn)題的出現(xiàn)，還會(huì)阻礙行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升[1]。另外，檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜和繁瑣，相關(guān)工作人員會(huì)對(duì)此產(chǎn)生疲憊感和厭倦感，不能將自己的全部精力集中在檔案管理工作中，所以導(dǎo)致行政管理單位沒(méi)有建立相完善的檔案管理體系或集中，使得現(xiàn)階段自身的檔案管理水平相對(duì)于其他企業(yè)較低。

2.2 檔案管理手段落后

雖然我國(guó)信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，但多數(shù)行政事業(yè)單位并沒(méi)有將信息化技術(shù)引入到檔案管理工作中來(lái)，甚至少數(shù)行政事業(yè)單位還在使用手工記錄或登記的方式，這樣在無(wú)形之中加大了相關(guān)工作人員的工作任務(wù)量和壓力，大大降低工作效率。另外，部分行政事業(yè)單位的信息化辦公設(shè)備不能滿足檔案管理工作的需求和需要，同樣也不能滿足社會(huì)公眾在公眾平臺(tái)查詢相關(guān)檔案信息的需要，不能與相關(guān)媒體進(jìn)行銜接，這樣不僅會(huì)阻礙檔案管理信息化在行政事業(yè)單位的順利開(kāi)展和實(shí)施，還會(huì)妨礙相關(guān)信息化檔案工作的進(jìn)展，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的工作效果。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

我國(guó)多數(shù)行政事業(yè)對(duì)于檔案管理工作人員的要求和標(biāo)準(zhǔn)并不高，因此導(dǎo)致他們自身的文化素養(yǎng)和綜合能力較低，甚至少數(shù)檔案管理人員不能熟練的掌握檔案管理知識(shí)。并且不具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技能，不能明確自身的工作范圍和流程，所掌握的計(jì)算機(jī)知識(shí)不能達(dá)到預(yù)期要求的標(biāo)準(zhǔn)水平，自身的工作積極性不高，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理知識(shí)和方針政策，認(rèn)為檔案管理工作并不重要，以至于自身的思想政治水平得不到相應(yīng)的提升。除此之外，檔案管理人員還仍然保留著自身的傳統(tǒng)封建觀念，不愿意更新和完善自身的學(xué)習(xí)方式和方法，這樣不僅會(huì)阻礙信息化檔案管理工作的進(jìn)程，還會(huì)讓相關(guān)檔案管理人員借此機(jī)會(huì)為了自身的個(gè)人利益和私人感情擅自篡改信息和數(shù)據(jù)，造成違法亂紀(jì)、貪污腐敗的現(xiàn)象發(fā)生。

2.4 不能合理利用檔案開(kāi)發(fā)

雖然多數(shù)行政事業(yè)單位已經(jīng)將信息化電子檔案引入到日常工作中，但由于信息化的傳遞功能強(qiáng)大，部分重要電子檔案還是存在安全隱患，會(huì)受到部分不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，這樣不僅會(huì)讓行政事業(yè)的重要檔案信息泄露或丟失，還會(huì)影響其身的安全。現(xiàn)階段的行政事業(yè)單位的信息管水平較弱，很容易造成大量消耗人力和物力資源的問(wèn)題產(chǎn)生。另外，由于相關(guān)行政事業(yè)單位的電子檔案系統(tǒng)使用率較低，內(nèi)部管理層和領(lǐng)導(dǎo)者或相關(guān)用戶在查詢的時(shí)候不能夠清晰明了的知曉自己想要查詢的內(nèi)容。

2.5 綜合檔案管理力度不夠

行政事業(yè)單位的檔案分類(lèi)眾多，這樣不僅加大了相關(guān)檔案管理人員的工作壓力和強(qiáng)度，還會(huì)導(dǎo)致相關(guān)問(wèn)題的出現(xiàn)：（1）檔案分類(lèi)混淆；（2）檔案管理辦法不明確；（3）檔案分類(lèi)重復(fù)。這樣不僅會(huì)讓檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生混亂，對(duì)檔案管理的分類(lèi)不細(xì)致，針對(duì)于不同的檔案管理還仍然用著相同的管理辦法，這樣不僅會(huì)大大降低檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還會(huì)讓其將各種的檔案類(lèi)別相互混淆。

3 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)下行政事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

3.1 構(gòu)建完善檔案管理體系或機(jī)制

行政事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際的檔案情況及信息化技術(shù)來(lái)構(gòu)建和完善自身的檔案管理體系，同樣相關(guān)管理層和領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該充分意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，提升相關(guān)工作人員檔案管理意識(shí)，并且在此基礎(chǔ)上加大監(jiān)管力度，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的部門(mén)對(duì)檔案管理部門(mén)的工作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和跟進(jìn)。在檔案收集的過(guò)程中可以還可以將相關(guān)紙質(zhì)文字轉(zhuǎn)換文數(shù)據(jù)信息，針對(duì)重要視頻和圖片可以將其進(jìn)行信息化處理，轉(zhuǎn)換為電子檔案。這樣不僅可以提升行政事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的水平和質(zhì)量，強(qiáng)化相關(guān)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新能力，還可以建立完善有效的管理機(jī)制，規(guī)范和約束相關(guān)管理人員的行為和舉止，為今后的檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)

行政事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)自身信息化檔案管理建設(shè)，將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)引入到日常工作中，從而實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。因此行政事業(yè)單位應(yīng)該為相關(guān)工作人員引入先進(jìn)的辦公設(shè)備，并且要求其掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技巧和方法，讓相關(guān)人員對(duì)于檔案管理知識(shí)建立初步的了解和認(rèn)知，讓其在熟練掌握的基礎(chǔ)上加以運(yùn)用[2]。這樣不僅可以緩解其工作的壓力減輕自身的工作量，提升自身的工作效率和質(zhì)量，從而提升行政事業(yè)單位檔案管理水平，推進(jìn)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。另外，通過(guò)信息化檔案工作的開(kāi)展還可以讓管理層和領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于相對(duì)隱私的信息進(jìn)行加密和備份，并且建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理網(wǎng)站，真正的實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案管理數(shù)據(jù)共享，在此基礎(chǔ)上建立相關(guān)查詢頁(yè)面，這樣不僅可以保證檔案的完整性和真實(shí)性，還可以讓其根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)分析做出正確的判斷和決策。

3.3 提高相關(guān)人員自身素質(zhì)

檔案管理人員也應(yīng)該逐漸適應(yīng)國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展需求，更新和改變自身的傳統(tǒng)觀念和思想，在不斷學(xué)習(xí)中加深自己對(duì)于檔案管理知識(shí)的理解，還可以通過(guò)更新自己的理念和思想對(duì)于檔案管理工作有著全新的體驗(yàn)和感受，提升自己的文化素養(yǎng)和綜合能力，在學(xué)習(xí)知識(shí)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)自身存在的不足和問(wèn)題，明確自身的工作范圍和職責(zé)[3]。在此基礎(chǔ)上應(yīng)該強(qiáng)化其自身的法律法規(guī)意識(shí)，讓他們意識(shí)到檔案管理信息化在日常工作中的重要性。另外，行政事業(yè)單位還可以為檔案管理人員定期舉辦信息化檔案管理講座和培訓(xùn)，讓他們對(duì)于相關(guān)知識(shí)有著更深一步的了解和認(rèn)知，減少和避免違法亂紀(jì)、貪污腐敗的現(xiàn)象出現(xiàn)，讓自身的檔案管理能力得到相應(yīng)的提升。

3.4 建立檔案綜合管理體系

行政事業(yè)單位的檔案管理類(lèi)別較多并且雜亂，因此針對(duì)檔案管理的分類(lèi)工作行政事業(yè)單位可以利用信息檔案平臺(tái)進(jìn)行信息的錄入和登記，但在錄入的過(guò)程中必須保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，同樣也應(yīng)該針對(duì)檔案的不同進(jìn)行分類(lèi)，這樣不僅可以節(jié)省找尋紙質(zhì)檔案的時(shí)間，從根本上提升檔案信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量，整合綜合檔案信息資源，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，從而促進(jìn)信息化檔案管理工作額順利開(kāi)展和實(shí)施。

3.5 提高檔案管理的安全性

重要的檔案信息對(duì)于行政事業(yè)單位今后的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，因此相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)更新和完善自身的檔案管理系統(tǒng)，并且使用安全性較強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)消除檔案管理系統(tǒng)中的安全隱患，改善舊軟件遺留的問(wèn)題和各種漏洞。另外，行政事業(yè)單位可以引用加密技術(shù)，讓非專(zhuān)業(yè)人士無(wú)法清晰的讀取和破解相關(guān)信息，在相關(guān)指令和密碼設(shè)置的前提下，將相關(guān)信息進(jìn)行加密，這樣不僅可以保證數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，還可以避免相關(guān)信息泄露等問(wèn)題的出現(xiàn)，從而提升檔案信息化管理的水平和質(zhì)量，為管理層和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者提供真實(shí)可靠的信數(shù)據(jù)，讓他們做出正確判斷和決策。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理在大數(shù)據(jù)的技術(shù)的借助下，可以引導(dǎo)行政事業(yè)單位提升自身的檔案管理水平和質(zhì)量，最大限度的發(fā)揮自身存在的意義和作用，通過(guò)結(jié)合自身的檔案管理情況構(gòu)建完善的管理體系或機(jī)制，提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，通過(guò)他們的自身的不斷學(xué)習(xí)和努力提高工作效率和水平，加大對(duì)于相關(guān)重要信息管理力度，保證檔案信息和數(shù)據(jù)的完整性和可靠性，這樣才能有效快速的推進(jìn)行政事業(yè)的全面發(fā)展和成長(zhǎng)。