辦公文書檔案信息化管理的研究探討

孟 霞

（濟寧市工業技師學院 山東 濟寧 272000）

1 引言

現如今，雖然絕大多數管理者已經認識到了辦公文書檔案信息化的重要性，但是在實現信息化管理的過程中依然存在較大的問題，急需進行解決，從而使得辦公文書檔案管理在真正意義上具備信息化，促進辦公效率的提升，提高辦公文書檔案管理的質量與水平。

2 辦公文書檔案信息化管理存在的問題

在實際的工作中，辦公文書檔案信息化管理存在的問題大致有三點：第一,未能對文書檔案信息化管理形成全面的認知。信息技術的出現為人們的日常工作提供便利。然而，廣大群眾卻未能對其進行全面的認知，文書檔案管理人員不理解相關知識，也不想花費時間與精力對信息化管理進行深入的了解；第二,管理人員的信息化素質較低，未能具備信息化管理的綜合素質。第三,缺少信息化管理系統，使得文書檔案管理的安全性無法得到保障。以上存在的問題都會在一定程度上降低辦公文書檔案管理的效率，對文書檔案信息化管理造成不利影響。

3 加強辦公文書檔案管理信息化的有效措施

3.1 加強信息化基礎建設，全面提高管理者的認知

在一般情況下，管理人員對文書檔案的重視程度將直接影響管理的質量。因此，為了能夠使得文書檔案的整體管理工作具備信息化，就需加強信息化基礎建設，確保相關管理人員能夠全面而系統的認知信息化管理，具備現代化管理理念。這就需要管理部門根據時代的發展，探究其為信息化管理工作帶來的挑戰與機遇，在此基礎上形成科學、合理的建設理念，采用高效發展、認真規劃的管理方法，推動文書檔案管理信息化，提升整體工作的質量與水平。與此同時，管理人員需要不斷的學習信息基礎知識，并體會信息化操作技術，爭取將其與日常的管理工作相結合。基于此，筆者認為管理者還應注意兩個方面：其一，應明確信息化背景下的辦公文書檔案管理方式，并考慮未來的發展方向，統籌規劃整體管理工作，為開展后續的信息化檔案管理工作提供強有力的支撐；其二，加大對網絡的利用率，盡可能地創新有關信息化技術的應用，以此發展管理的方法，拓寬管理路徑，從而更為科學合理地加強信息化基礎建設，全面提高自身對于信息化的認知，確保辦公文書檔案管理信息化得到有效的開展。

3.2 提高文書檔案管理人員的綜合素質

文書檔案管理是否具備質量與水平，檔案管理信息化建設能否得到有效開展，在一定程度上取決于檔案管理人員是否具備綜合素質。基于此種情況，管理人員必須切實提升綜合素質，即豐富的管理知識與信息化建設理念。

首先，管理部門需要加強現代化硬件設施的投入，同時建設出現代化工作環境，從而確保文書檔案管理人員在正在意義上了解現代化設施設備，管理部門可開展相關培訓活動，幫助管理人員學習設施設備的使用方式，而管理人員需要在日常的工作中提高使用率，以最快的速度熟悉并掌握使用的方式，從而提升管理的水平與效率。其次，筆者認為管理人員能夠主動探究新技術，不斷學習新知識才是提高綜合素質的根本途徑。因此，管理部門可以建立學習激勵機制，將學習信息化檔案管理作為考核的一部分，逐步形成終身教育機制，以此提高管理人員學習信息化管理的積極性，培養管理人員主動學習的能力，爭取實現檔案管理人員的知識儲備能夠隨著時代的發展而有所提升[1]。最后，絕不可忽視溝通與交流的重要性，各個部門領導應在日常的工作中多鼓勵員工之間進行合作與交流，通過此種方式，能夠更為高效的實現優質資源整合，幫助檔案管理人員學習更多的知識與高科技手段，以此為文書檔案管理進行信息化建設提供更多的信息源。

3.3 完善信息化管理系統，保證檔案文書的安全性

建立完善的信息化管理系統才是整個文書檔案管理工作的首要任務。然而，許多單位的信息化管理制度并不完善，導致信息化建設緩慢。此外，在信息化的時代，檔案管理系統極易受到網絡攻擊且檔案的內容容易被不明人士改動，致使檔案的信息喪失完整性，在更嚴重的情況下，將會導致檔案丟失。基于此種情況，急需建立起完善的信息化管理系統，確保整體辦公文書檔案信息化管理工作的安全性。例如，構建信息管理平臺，完善平臺的儲存系統，對文書檔案資源進行數字化建設，從而為管理者收集、分類以及整理文書檔案資料時提供便利，減輕管理人員的工作壓力，取締冗余的部門以及多余的工作環節，切實有效的提高管理的質量水平與效率。與此同時，必須建立起保密系統，為查閱文書檔案信息的過程提供安全保證，進而使得文書檔案信息化管理具有安全性、嚴謹性與科學性。除此之外，完善的信息化管理系統能夠對整體的文書檔案管理過程形成有效的監控與管理，管理人員可以通過計算機了解到文書檔案的入庫、出庫情況，可以高效的審查借閱的人數以及歸還的情況，倘若發現有未能及時歸還或者不按規章制度辦事的工作人員，那么便可以及時查處，使得整體的檔案管理工作更具規范化，在一定程度上提高了工作人員對檔案管理工作開展的重視程度[2]。

4 結語

綜上所述，想要順應時代的發展，就必須在文書檔案管理的過程中實現信息化，以此確保文書檔案管理的質量與水平大幅提升。因此，相關管理人員必須要重視信息化建設，不斷接收與學習新事物、新技術，從而在提高自身管理水平的同時，推進文書檔案管理的信息化建設。