行政單位檔案管理的現代化和電子化策略探析

郭學華

（赤峰市喀喇沁旗市場監督管理局 內蒙古 赤峰 024400）

1 引言

行政事業單位的檔案管理重要性極高，直接影響單位的社會服務能力。但結合實際調研可以發現，現階段我國很多行政事業單位在檔案管理工作中存在制度欠缺、專業人才匱乏、資源整合困難等問題。為盡可能提升行政單位檔案管理水平，現代化和電子化的發展探索必須得到重視。

2 行政單位檔案管理的現代化和電子化價值

行政單位檔案管理的現代化和電子化具備較高價值，主要體現在以下三個方面。

2.1 提升常規工作效能

通過開展現代化和電子化建設，行政單位檔案管理可更好服務于常規工作效能提升，檔案的日常整理程序重復性和復雜性勞動可通過這一建設減少，在大數據分析研判支持下，更加準確和快速的檔案檢索也能夠順利實現。行政單位檔案管理日常工作涉及較為龐大的檔案信息量，以筆者所在的內蒙古赤峰市喀喇沁旗市場監督管理局為例，全局所有的卷宗有兩千多冊，這使得傳統檔案管理的數據信息收集整理、檢索利用效率低下，而隨著現代化和電子化建設的開展，單位檔案管理效率提升明顯。通過電子密鑰的授權獲取，檔案使用人員即可通過電腦提供的信息化“高速通道”查閱電子檔案信息，不受地域限制的檔案傳輸和下載也能夠在互聯網支持下實現，同時可實現檔案快速檢索。在程序層面，基于字符串和關鍵詞，存儲檔案可實現自動化歸類，在人工檢索耗時降低、人工成本投入節約的過程中，檔案管理人員可更好投身高質量的檔案研究工作[1]。

2.2 資源存儲的利用共享

近年來我國行政事業單位的知識信息需求不斷提升，這種需求可通過檔案管理的現代化和電子化建設滿足，如將各種不同載體檔案開展數字化轉換，在信息技術支持下，即可獲得傳遞快、容量大、空間占用小的檔案信息電子資源，檔案管理者的翻閱和查找效率能夠有效提升，同一檔案人工搜檢、多次查閱引發的物理損耗缺失也能夠有效避免。隨著現代化和電子化建設的不斷推進，行政事業單位中電子檔案得以融入大數據，并能夠對接人事管理系統、公文系統等其他領域信息資源，各類信息資源的整合與歸檔能夠由此優化，優化共享下檔案資源的價值也能夠更好發揮。

2.3 檔案信息的多元應用

行政單位檔案管理的現代化和電子化建設能夠實現檔案信息化，單位的發展可由此獲得資源平臺和決策參考支持。作為公共服務性社會機構，行政事業單位可基于領域、職能開展各類檔案的信息化歸檔和研判，各環節、多部門的協同攻關、高效協作可獲得助力。通過對本行業內行政事業單位檔案資料的充分挖掘和研究，輔以聲光技術、數字模擬，即可強化檔案資料利用，如由此開展愛崗教育、職工培訓、思想政治等工作，檔案信息的多元應用即可更好服務于行政事業單位的運行和發展[2]。

3 行政單位檔案管理的現代化和電子化發展方向

為實現行政單位檔案管理的現代化和電子化發展，需關注制度和人才優化、保存和查詢優化兩個方向。

3.1 優化制度和人才

為優化行政單位檔案管理，應從制度和人才入手，以此開展因材施教的檔案人員培訓，在多方式、多層次培訓下，即可夯實檔案管理工作基礎。對于市場監督管理單位來說，應明確為哪些管理人員提供學習機會，以此針對性強化相關人員的綜合素養和專業技能，保證新理念、新技術、新設備的更好利用。通過完善管理制度，明確基本工作職責，強化個人能力發揮，檔案管理人員自身職能即可更好發揮。在強化培訓的過程中，綜合素質考核的定期開展也極為關鍵，并保證每一名管理人員均能夠認識到檔案管理的重要性，以此結合計算機技術培養，行政單位檔案管理的現代化和電子化發展即可有效推進[3]。

3.2 優化保存和查詢

為更好適應信息化時代，必須充分利用時代機遇，以此逐步淘汰傳統紙質檔案，充分利用現代化技術，推進檔案管理的現代化和電子化發展。對于行政事業單位來說，現代化和電子化的檔案管理存在較高專業性要求，對相關人員素質和技能要求也較高，因此必須設法提升相關人員的能力。我國很多行政事業單位的檔案管理工作量較大，檔案數量逐漸增多的情況也較為常見，傳統檔案管理和利用方式無法滿足單位需要，因此必須強化現代化技術的利用，推進檔案管理的電子化和現代化建設，人力物力節約、管理效率提升可順利實現。此外，基于智能化、信息化開展檔案管理的相關探索，檔案管理的科學化與合理化水平也將大幅提升。

4 行政單位檔案管理的現代化和電子化策略

為實現行政單位檔案管理的現代化和電子化發展，可從四方面入手，具體涉及加強制度建設、實現資源整合、全面資源共享、強化基礎保障。

4.1 加強制度建設

為優化行政單位檔案管理的現代化和電子化建設，需首先從制度建設入手，以此結合《檔案法》等規定與單位實際情況，建立和完善檔案收集歸檔、鑒定收錄、保管利用相關制度。基于行政事業單位工作領域，需結合檔案管理工作內容和具體特點，開展標準化制度和評估考核體系的建設，以此為檔案管理現代化和電子化提供制度保障及約束。考慮到現代化和電子化建設會催生很多新的安全問題，且相關信息存在傳播路徑多、速度快特點，因此必須建立專門的保密制度，約束檔案信息的存儲、整理、傳遞過程，檔案信息數據安全制度需有著針對性建立健全。此外，還需要關注可能出現的危害行為，以此圍繞檔案信息化的管理、使用、運行進行針對性的處罰和約束，處罰措施必須設法明確。

4.2 實現資源整合

對于不同水平、不同層次、不同性質的行政事業單位，檔案現代化和電子化建設需要采用不同管理標準，以此保證檔案管理更好服務于單位發展。基于標準框架，行政事業單位需結合自身實際積極引進先進的信息管理技術，并逐步推進檔案管理機制建設，強化檔案管理與單位其他系統信息化管理的兼容和對接，以此保證不同信息化系統建設更新、成果利用、管理開展的同步，檔案資源信息的有效、及時傳遞與接收也可同時實現。資源整合需要關注對工作流程的高精度追蹤，并在個人身上明確落實檔案信息化管理責任，職責混亂問題規避、工作效能提升可順利實現。

4.3 全面資源共享

“互聯網+”技術在行政單位檔案管理的現代化和電子化建設中需得到充分利用，數據共享目標實現、檔案管理效率提升均可得到保障。基于“互聯網+”時代，檔案管理工作創新必須得到行政事業單位的重視，以此充分利用互聯網信息技術設備，優化檔案資料的投送和傳遞，檔案數據的完整存儲也需要同時設法優化。電子化和數字化的信息資料存儲需逐步取代紙質檔案數據信息資料存儲方式，以此開展雙軌制管理，檔案信息資料的有效性和完整性即可更好得到保障。

4.4 強化基礎保障

行政事業單位的管理水平在檔案管理現代化和電子化建設有著直觀體現，因此必須設法強化基礎投入，以此為檔案管理優化提供有力保障。通過提供物質條件，即可滿足檔案管理現代化和電子化建設的硬件設施需要，具體涉及計算機、數碼照相機、掃描儀、大容量加密儲存器、攝像機、網絡設施等設備，展示、檢索、存儲的配套場地館所也不容忽視。此外，軟件和人才也在檔案管理現代化和電子化建設中發揮著關鍵性作用，因此需要積極引進或開發先進軟件，強化檔案管理人才隊伍建設，以此滿足電子檔案的制作需要，做好信息系統的更新和維護。對于很多行政事業單位存在的優秀檔案管理人才缺失現狀，具體培訓可圍繞實踐技能、專業知識、安全保密等方面開展，輔以完善的人才晉升與發展機制，檔案管理的創新活力即可更好激發。

5 結論

綜上所述，行政單位檔案管理的現代化和電子化建設具備較高現實意義。在此基礎上，本文涉及的加強制度建設、實現資源整合、全面資源共享、強化基礎保障等內容，則提供了可行性較高的檔案管理發展路徑。為更好優化行政事業單位的檔案管理，云環境的充分利用、檔案利用的進一步強化同樣需要得到重視。