事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題及改善策略探究

趙 瑾

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心 山東 濟南 250010）

1 引言

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的快速發(fā)展，加強事業(yè)單位的檔案信息化管理非常重要，也是將來事業(yè)單位檔案建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展的主要趨勢。注重開展事業(yè)單位檔案信息化管理，一方面能夠改善檔案管理現(xiàn)狀，提供新的發(fā)展思路，另一方面也能夠強化檔案管理效率，提高檔案管理的科學性與合理性，從而更好的發(fā)揮事業(yè)單位檔案的應(yīng)用價值。當下，許多事業(yè)單位也在積極的進行檔案管理信息化改革工作，加大信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，但是在實際開展工作過程中，依舊存在較多的問題，不僅阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，同時也無法充分發(fā)揮檔案管理信息化優(yōu)勢，對事業(yè)單位檔案管理的深層次發(fā)展產(chǎn)生不利影響。為此，本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，指出了其中存在的問題，在此基礎(chǔ)上提出了加強檔案管理信息化建設(shè)的舉措，為推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不斷發(fā)展提供支持。

2 加強檔案管理信息化建設(shè)的必要性

2.1 有助于強化檔案管理工作效率

事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)時，可以將以往通過紙質(zhì)方式記錄的各種資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，之后將其導入并儲存到計算機應(yīng)用軟件中，并構(gòu)建一個健全的計算機檔案管理信息化體系。許多事業(yè)單位的檔案規(guī)模十分龐大，如果采用以往的檔案管理方式，會產(chǎn)生較大的問題，比如檔案資料查詢、調(diào)用等，而通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠在計算機上快速檢索出需要檔案資料，便于相關(guān)人員進行查看和使用，可以極大的降低檔案查詢的時間，還能夠使得檔案管理更加規(guī)范化，改善檔案管理的工作效率[1]。

2.2 有助于促進檔案的規(guī)范化管理

以往事業(yè)單位在進行檔案管理時，檔案資料中的各項內(nèi)容都需要人工進行填寫，然而由于每一位工作人員的思想與習慣不同，會導致填寫的內(nèi)容、格式以及字體等差別較大，不利于檔案的規(guī)范化管理。而通過檔案管理信息化的構(gòu)建，對檔案管理的錄入設(shè)置了規(guī)范化的要求，實現(xiàn)了檔案資料的共同整理與共享，促進檔案資料的規(guī)范化管理。

2.3 有助于改善檔案管理的安全等級

在相當長的時間內(nèi)，事業(yè)單位各項資料的記載都是以紙質(zhì)形式存在的，在進行存儲過程中，往往會出現(xiàn)較多次的翻閱，一方面會導致字跡清晰度降低，另一方面也難免會產(chǎn)生破損。此外，隨著存儲時間的延長，紙張會變得又薄又脆，很容易產(chǎn)生損壞，從而導致重要資料的遺失[2]。而在檔案信息化建設(shè)中，將各項資料以數(shù)字化形式存儲在計算機中，通常來說只有按時進行計算機數(shù)據(jù)的備份工作，才可以確保檔案能夠長久保存。另外，通過數(shù)字化形式來進行檔案的管理與存儲，不需要額外提供較大場所來放置檔案資料，節(jié)省了不必要的成本開支。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

3.1 未充分意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性

由于在事業(yè)單位中，檔案管理工作顯得較為輕松、簡單，看似可有可無，實際上卻是一項十分重要的工作，工作人員也難以在這些工作上取得較大突破。在這樣的背景下，許多事業(yè)單位的管理人員沒有清晰的認識到檔案管理工作對事業(yè)單位未來發(fā)展的隱性價值，僅僅簡單的將檔案管理工作當成是常規(guī)的事務(wù)性工作，不能夠為事業(yè)單位產(chǎn)生良好的經(jīng)濟價值[3]。此外，事業(yè)單位檔案建設(shè)過程中，需要單位在人力與物力上給予較大的支持，這也對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生較大阻礙。

3.2 檔案管理信息化建設(shè)未形成統(tǒng)一的規(guī)范

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個長期的、復(fù)雜的工作，需要在建設(shè)過程中嚴格遵照統(tǒng)一的規(guī)范進行，從而為后期開展信息化檔案管理提供便利。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案時，工作人員應(yīng)當要按照相應(yīng)的標準進行轉(zhuǎn)化，保證數(shù)字檔案的規(guī)范性[4]。然而，從當下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，許多事業(yè)單位沒有建立完善的檔案分類標準，也沒有嚴格落實國家相關(guān)規(guī)范與標準，同時在進行轉(zhuǎn)化中存在文件標題與內(nèi)容不吻合的現(xiàn)象，這些問題都導致了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作進程緩慢，取得的效果也不理想。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究

4.1 從思想上重視檔案管理信息化建設(shè)

積極開展事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，企業(yè)不僅不需要提供專門的場所進行檔案儲存，有效縮減檔案管理的存儲費用，同時也能夠確保檔案存儲不會隨著時間的延長而出現(xiàn)破損和遺失。除此之外，檔案信息化管理還可以顯著改善檔案管理的效率，方便工作人員進行檔案資料的檢索和查詢，強化檔案資料的利用程度，更好的挖掘出檔案資料的應(yīng)用價值，為事業(yè)單位的改革創(chuàng)新與發(fā)展提供精準的數(shù)據(jù)支持[5]。事業(yè)單位管理人員應(yīng)當要充分認識到開展檔案管理信息化建設(shè)的意義，改變以往的思維方式，構(gòu)建良好的信息化意識。充分將當代信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，促使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的深層次發(fā)展，進一步挖掘出檔案資料的應(yīng)用價值，確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠滿足信息化時代需求。

4.2 加強高水平檔案管理信息化工作團隊建設(shè)

隨著事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的不斷進行，對檔案管理工作人員的要求也越來越高，不僅要擁有一定的檔案管理方面的知識，同時也要掌握信息化應(yīng)用知識和技能，為此，為了確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進行，還需要不斷進行高水平檔案管理信息化工作團隊建設(shè)。首先，針對已經(jīng)處于檔案管理工作崗位的職員，事業(yè)單位可以開展主題培訓活動，鼓勵工作人員積極主動參與到檔案管理信息化技術(shù)學習中，熟練掌握一些檔案管理的信息化軟件應(yīng)用方法，不斷強化自身的信息化水平。另外，事業(yè)單位還可以要求專業(yè)的檔案管理信息化人員到企業(yè)開展演講，向工作人員系統(tǒng)的闡述檔案管理信息化工作開展流程與方法，或者親臨到檔案管理工作現(xiàn)場，針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，明確后續(xù)的檔案管理信息化建設(shè)方向與途徑，為推動檔案管理信息化建設(shè)工作順利進行奠定基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位還應(yīng)當要積極從外引進兼具檔案管理與信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，不斷提高檔案管理隊伍的信息化水平，推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作平穩(wěn)、有序進行。

4.3 構(gòu)建健全的檔案管理信息化建設(shè)標準

事業(yè)單位在平時工作中，因為工作事務(wù)非常多，導致產(chǎn)生的檔案資料也是各式各樣，有些檔案資料是以文字形式記載的，也有些是通過圖片、視頻等形式呈現(xiàn)的，這就要求事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)工作中，不僅要進行紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，也要構(gòu)建一個健全的檔案管理信息化建設(shè)標準，確保完成的數(shù)字化檔案能夠按照特定的規(guī)則與規(guī)律放置，提高檔案管理的規(guī)范性[6]。當下，我國制定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范標準，事業(yè)單位在遵守該標準的同時，也要結(jié)合自身的實際狀況，構(gòu)建符合自身情形的信息化建設(shè)標準。除此，事業(yè)單位還需要緊緊圍繞實際狀況，貫徹落實到檔案管理實際工作中，例如，應(yīng)當要規(guī)范檔案資料的轉(zhuǎn)化形式、保證檔案資料內(nèi)容的完整性、確保資料主題與內(nèi)容相符合等。

5 結(jié)語

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)水平的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)對企業(yè)運營的影響越來越大，事業(yè)單位應(yīng)當要充分認識到信息化技術(shù)對企業(yè)發(fā)展的影響，加強自身的檔案管理信息化建設(shè)，不斷加強檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)，制定完善的檔案管理信息化建設(shè)標準，保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作又快又好進行。