新時期血站檔案管理工作信息化建設探討

李艷麗

淄博市中心血站組織人事科，山東淄博 255000

血站是我國醫療公共衛生和健康事業的重要構成部分，為我國大眾提供醫療服務基礎[1]。這項工作由于工作性質特殊、工作量較大，要求相關工作人員細心專業，以高質量和高效率的管理來提高血站的檔案分類和處置，幫助血站提高綜合管理效益。近幾年來，隨著我國人民對于無償獻血事業的支持和認可，導致無償獻血這項事業發展迅速，獻血人數也不斷增加[2]。新時期對于血站采取工作的效率安全性也提出了更高的要求。所以在這一背景下，要求相關的血站管理人員對血樣的檔案管理不斷加以重視。同時，也要遵守我國的相關法律法規，更好地處理血站的檔案分類收集和管理工作。

1 血站檔案信息化管理的重要意義

檔案是進行科學研究和統計的重要科學依據，對檔案的有效整理能夠更好地幫助技術的進步和相關事業的發展。 就無償獻血事業而言，通過采供血檔案的管理能夠更加全面地記錄采供血過程。 同時，各個步驟的記錄臺賬也是供血機構合法的進行血液管理工作的重要依據[3]。一般來講，血液的檔案質量水平高低不僅能反映出血站的工作能力，而且也能體現出整個血站的整體管理水平。 近年來，隨著《醫療事故處理條例》和《獻血法》在我國的普及，各個地區血站的管理意識和法律意識也不斷提升，檔案質量水平也受到人們更多的重視，雖然血站對于業務檔案的控制，采取了相應的手段，但是在實際的操作過程中仍然存在一系列的問題，因此，血站的每一工作環節都要進行正確和高效的記錄，保證及時做到科學的追溯性[4]。除此之外，在以往出現輸血糾紛事件時，血站的舉證往往對糾紛能起到重要的證明。 在此背景下，采供血的檔案事業也不斷邁向了科學化、制度化和正規化，傳統的檔案管理以往也面臨著更多的挑站。隨著信息化數字化的檔案管理方式的普及，使得傳統的血站檔案管理方式出現了改變，所以應進一步的探索檔案管理的新思路、新方法，確保檔案管理高效性和質量性。

2 血站檔案信息管理工作的發展背景

當今在信息技術發展迅速的前提下，血站管理也不斷引入信息管理模式。 所以，這就使傳統的血站檔案管理需要進行大規模的調整和改變[4]。另一方面，近些年隨著我國經濟的快速發展，人口出現大規模的外遷情況，流動人口遞增，這就使無償獻血的人員范圍不固定，這也客觀上對于血站檔案管理工作提出了更多的要求。在以往，血站對于獻血者的信息只在本省或本地方進行留存，并沒有實現血站信息共享和互聯。 這樣一來，就客觀上限制了血站信息化的傳播和共享，客觀上降低了工作效率。 基于這一背景，相關血站的檔案管理者就要借助信息化技術，通過電子計算機將全國各地的信息情況錄入互聯網，并進行信息的共享，通過數據分析等模式來實現血站檔案的現代化信息管理[5]。

3 血站檔案信息化建設的必要性

雖然我國部分地區對血站的檔案信息化管理工作進行了積極的推進和升級，但是在我國很多地區血站檔案管理方面仍然存在建設不全的情況，主要表現為缺乏專業人才、制度建設不科學，一些地區甚至沒有配備專門的檔案管理機構[6]。 上述背景直接影響血站檔案管理工作的水平。與之相反的是，目前我國隨著無償獻血人數的快速增加，使血站的相關工作和配套設施建設也與日俱增，一些地區由于缺乏管理的經驗和科學的體系，對相關工作的開展缺乏資料的參考，長此以往就會使血站的檔案工作開展出現惡性循環，一定程度上影響血站的管理有效性。除此之外，傳統的血站檔案管理方式已經不能滿足當代血站的實際業務情況和發展要求[7]。所以，血站的檔案管理工作一定要結合最新的數字化信息化管理模式，充分體現出信息技術平臺的管理優勢，在提升管理工作的同時，也為各項血站工作業務的高效開展提供有力的幫助[8]。

4 當今我國血站管理中存在的各類問題

4.1 血站相關管理人員對檔案管理工作重要性認識不足

領導干部的管理水平直接關系到血站檔案管理工作水平的高低。 但是，目前很多地方的血站管理者對檔案管理的重要性認識程度不夠，將檔案工作作為邊緣化的工作內容并不加以重視，認識不到檔案管理工作是血站管理的重要環節。在我國《血站質量管理規范》中明確的指出，相關的工作人員對職責范圍內的血液質量管理要作為第一責任人，而法定的代表人也是血站血液質量的首要責任人[9]。所以，相關血站的管理者一定要重視檔案管理，并建立起相關的管理制度與體系，在此基礎上進行改進和實施，進而不斷提高血液資源的合理配置和有效使用。 除此之外，也要定期審核血液的質量管理記錄，并加強審核與抽查，對血站檔案管理工作人員的業務水平進行考核和培訓，領導干部也要對各個部門對目標實現和完成情況進行績效評估，以此來提高相關管理人員的工作主動性和積極性。 最后，相關的檔案管理工作人員也要加強對血站檔案管理重要性的認識。不能僅僅關注于本職工作，而對于檔案的整理和收集工作予以忽視[10]。 所以，在當今的血站檔案管理中還存在很多的問題，這些問題使檔案信息管理模式不能有效的普及和使用[11]。

4.2 血站檔案管理人員專業素質普遍不高

以前，由于我國血站管理工作的體系建設尚不完善，導致很多地區的血站并沒有設立獨立的血站檔案管理部門， 相關從事檔案管理的人員往往不是檔案學專業，不具備專門的檔案管理知識，同時對于檔案管理內容屬于兼職，缺乏專從精力用于檔案的管理。這樣一來，使得血站的檔案管理不科學、不正規，一些檔案管理人員在上崗之前并沒有接受過科學、系統的專業培訓，使自身在工作方面和思想理論水平都存在較大的差距，同時檔案管理人員一般年齡偏高，缺乏相應的責任心。 在出現檔案的遺失問題時，容易出現相互推諉的情況，這在很大程度上影響了檔案管理的系統性與科學性[12]。 另外，對于直接產生檔案資料的部門，往往對于檔案的歸類和臺賬的整理也沒有做出科學的移交，這樣很大程度上影響了檔案的質量，無形中增加了其他部門工作人員的工作量。

4.3 缺少統一的血液檔案管理規范

目前，我國很多地區檔案管理表現為制度不健全，人員配備不齊，同時也缺乏統一的管理標準，對于相關檔案的歸類鑒定和使用不能進行統一化和規范化，對于血站檔案的管理比較分散，缺乏信息資源的共享性和統籌性，所以很難達到資料齊全和完整的需求。 這就影響檔案的系統性和科學性，對相關檔案的整理方式保管期限都沒有給出量化或直接參考的標準內容，使得各地區血站的管理工作水平存在差異[13]。

4.4 血站檔案信息資源利用及開發水平較低

從當前的現狀來看，我國諸多血站檔案的管理工作往往僅能局限于檔案的收集整理和保存，卻很大程度上忽略了檔案信息的提煉使用和開發，使得相關有價值的文獻資料得不到有效地整理分析和采樣。 另一方面，一些答案管理者雖然對答案進行有效地收集，卻忽視了重要的信息價值，對于檔案的借閱，查閱較少，選題范圍不大，使得采供血業務工作的指導作用和參考價值偏低，使檔案信息發揮不出既定的功能和作用。

4.5 血站信息系統兼容性水平較低

在我國，由于各個血站之間的信息系統數據庫版本和儲存模式有所不同，采取信息的各種格式和開放接口都存在較大的差別，這就很難實現各地區檔案資料的共享和分類。 由于各個省之間的經濟水平存在較大的差異，信息化管理水平參差不齊，很多地區沒有將獻血者的檔案進行數據化，整理和對接，這使得全國獻血者的檔案與格式難以統一，為技術的對接與共享產生了很大的阻礙。

4.6 血站對血液的需求應急水平亟待提升

由于我國目前各個省份之間的獻血信息管理系統未能實現統一管理模式存在很大的差別，所以不能及時將血站的各項信息上傳和共享，這就容易出現緊急用血時難以匹配獻血人的信息，血液的準確儲備量和相關的資料，這一情況對血站處理應急的血液需求。 造成了很大的不利影響，所以只有建立起跨地區的獻血者檔案管理，才能更好地掌握各地區的血液質量及存量，進而更好地提升血站的管理能力及應急能力，確保廣大人民群眾的人身安全。

4.7 各地區對于檔案數據資料的整合理念存在差異

除此之外，由于我國各地區的血站工作人員對于獻血者的檔案信息管理認識有所差異，尤其是對檔案數據的共享流程沒有做到統一的認識，這就會對后續血站的檔案管理，共享和整合工作帶來難度，所以對相關檔案資料的共享和整合理念。出現的差異就容易出現個血站之間對于檔案工作投入力度不同，這會深入的影響各類檔案信息的匯總和分類，如果不能將血站檔案資料進行有機的共享和分類，就容易出現檔案資料的缺失。

5 對于血站檔案信息化管理中存在問題的解決建議

5.1 提高檔案資源信息化、數字化的轉化效率

隨著當前數字化信息化的技術水平快速發展，作為血站的管理人員，要對接新科技，將其與檔案數字化管理技術模式相結合，做好轉化工作，更好地實現血站檔案信息的數字化解鎖，同時也要將現存的紙質檔案通過掃描。 等相應技術手段轉化到電子計算機上，將相關的檔案內容進行信息化數字化的分類，對其中包含的文字圖片影像等多媒體內容進行合理的保存與歸類，通過對檔案資源數字化的管理， 可以讓相關管理人員更加高效、簡便地進行信息化平臺的系統錄入，查找和共享等工作。

5.2 加大對血站檔案專業人才的培養力度

除此之外，也要不斷的吸引和培養相關血站檔案信息化管理的人才和技術，對于專職和兼職的檔案管理人員進行有效的考核與培訓。 一是要加大力度，對現有的檔案管理人員進行技能培訓，使具備檔案管理的現代化技術和檔案管理的現代化意識，加強其專業素質和理論的共同提升，使其有效地掌握數字化的管理和辦公等基本技能。由于血站的業務檔案管理涉及到多學科的知識內容，例如臨床醫學，檢驗計算機和數字信息等多種方面。 所以要選派各個科室中工作能力強、責任心強的工作人員作為兼職的檔案管理員，讓這些工作人員利用平時休息的時間加強培訓，提高其檔案管理技能。 也可以定期通過舉辦培訓班的形式來加強學習和管理，不斷地提高相關工作人員的檔案專業化管理水平。 除此之外，要求相關血站工作人員掌握電子檔案信息的記錄方式。在信息錄入時，及時發現整理改變，而后再進行歸檔，也可以通過成立檔案質量檢查小組的模式， 采取定期或不定期的抽查，及時地發現問題并進行整改，以免出現原始記錄不符合要求的情況，在發現問題后，也要及時向上級反饋并責令。 定期整改完成，建立一套獎懲分明的血站檔案管理現代化制度，二是要不斷結合當今電子信息化技術發展的腳步，吸引相關的檔案管理人才，以此來有效地提高檔案管理信息化的技術保障，為血站的數字信息化管理工作發展提供堅強的人力保障。

5.3 建立健全血站檔案管理工作質量規范

結合我國對檔案管理的要求，以及血站的實際工作情況來制定符合當地實際情況的管理工作條例和工作方案，具體包括：檔案的保管歸檔和保密等制度，要將檔案管理制度與相關的法制管理相結合，統一對檔案的分類歸檔。 保密等級作出統一化的規定，讓血站的檔案管理工作更加的規范高效和統一。 此外，在建立管理體系的基礎之上，也要對檔案的管理和確定范圍進行普及，進一步完善并提高檔案信息資料的成果利用率。 近些年，在我國出臺的《血站管理辦法》中，明確要求業務檔案管理內容包括獻血供血等記錄檔案內容保質期要不少于十年。 但在實際工作中，各個血站要結合實際的處理內容，不能僅僅局限于對血樣的檢驗保存。所以，在進行檔案保存時，要爭取實現更長分類更科學，結合當今我國人口流動性強等現實情況來制定出采血過程中的合規合法和規范性的業務管理。 此外，為確保檔案的真實性、客觀性和完整性，要嚴格規定檔案的外借歸還制度，要求相關機構和個人未經主管單位的批準不得私自查閱工學的檔案；也要明令禁止相關工作人員對檔案的偽造銷毀和涂改等。 如有業務需要，需經過相關血站的有關部門同意后再使用，檔案使用后及時地將其進行歸還。

5.4 加快對血站檔案管理的投入力度

除此之外，在注重制度的建設基礎上，相關部門還要加大對血站的經濟投入，確保血站的檔案信息化建設工作能夠如實開展，要保障檔案的庫房用地相關硬件設施配備到位，讓各級的衛生部門，財政部門加大對血站的檔案信息化管理的重視程度，幫助在資金保障和血液功能上加大投入，通過新型的電子計算機設備的引進，幫助血站的檔案管理，配備相應的掃描儀、復印機、打印機和電腦等，使硬件設備更好地服務于檔案信息化的管理工作。

5.5 提升檔案信息化管理效率

當今我國采用的供血行業信息化技術，要求相關工作人員有效地結合現代化信息技術和管理系統，加強工作人員對于操作流程，操作水平和血液制品的綜合管理，進而更好地促進血站標準化的管理模式，以便更好地服務大眾，讓血站不僅實現社會效益，也能更好地實現經濟效益[14]。 同時信息化的建設也是檔案管理工作的發展方向，在數字化資料配備的基礎之上，也要建立相關血站檔案的信息管理系統，有效地發揮檔案管理作用，提升檔案管理效率，相關工作能力強水平突出的血站檔案要建立數據庫，通過大數據進行分析。同時，要求嚴格遵守國家的行業法規和管理標準，不斷地學習國外的先進技術和經驗，更好地推進血站檔案管理工作的進程。

5.6 提高血站檔案的使用效率

最后，也要加大對血站檔案管理的宣傳水平，在現有的宣傳工作基礎上，結合新媒體和互聯網等技術，不斷地建設和完善相關理論系統，打造出一種利用檔案、愛護檔案的良好社會氛圍，以互聯網媒體為宣傳媒介，通過相關的政務網站來加大對檔案信息資源的利用和宣傳，推進血站檔案的文化體系建設。對檔案系統進行深入的探究和分析，進而有效地建立血站檔案的管理方式。相應的管理人員要通過良好的業務素質和工作積極性，通過規范的制度化服務，實現檔案管理信息化的模式創新。

6 結語

綜上所述，在當今血站檔案管理的工作中，雖然還存在一定的問題，但是應在發現問題的基礎上報以樂觀的態度，不斷地與時俱進，吸收先進的經驗，利用互聯網數字化這一技術，通過科學的方式，建立健全血站的檔案信息化管理系統，發揮信息化的優勢，提高血站的檔案管理效率，確保血站的檔案管理水平不斷提高，為血站運行和管理提供可靠支持。