醫院辦公室檔案管理的特點及其應用分析

張 悅

青海紅十字醫院辦公室，青海 西寧 810000

1 前 言

醫院辦公室當中的檔案管理工作經過了很長一段時間的發展，正在不斷地實踐過程當中得到更加全面的完善。醫院辦公室檔案管理時醫院發展過程中重要記錄，其管理工作水平在某種程度上也決定了醫院后續的發展水平，因此，為了更好的推進醫院發展進步，讓其能夠更好地為社會大眾服務，必須對醫院內辦公室檔案管理進行更加深入的研究，對醫院內部辦公室檔案管理工作存在的缺陷問題加以明確，對其存在的不足之處進行改善，進一步提高醫院辦公室檔案管理水平[1]。

2 醫院辦公室檔案管理特點

2.1內容多 伴隨著科學技術的進步，醫院內部辦公室當中的文檔管理也在不斷地完善，醫院辦公室文檔管理的種類也越來越復雜和多元化。其所包含的內容有：醫院內部的管理機制、業務條例、總結以及設計等等具有專業指導性的信息，這類信息在醫院職員流動時期以及更新換代時期具有非常明顯的效用。其次時醫院進行組織或者參與的會議信息文件以及照片等等資料。再次是醫院當中上級部門傳達的具體信息，比如國家衛計委所下發的條例、醫院必須要進行落實的法律法規等等。最后是醫院當中發生的核心事件的具體信息，比如醫院所贏取的榮譽、簽發的文件、醫療矛盾記錄文件、醫生選聘和晉升記錄檔案以及其他的常規性文件等等在內的具有價值的信息資料。

2.2模式多元 醫院當中的檔案信息并非只有一種模式，而是具有極為多元的模式，主要有三種。其一為文字文檔，文字文檔是其中最為常見的一種檔案模式，所采取的記錄手段為紙質檔案，記錄所涉及的內容也極為復雜，主要包含有病歷、人事以及會計，還有醫院報刊以及雜志等等具有醫療常識的內容，屬于醫院辦公室檔案當中的重要形式之一。其二為聲像文檔，這類文檔其實就是圖片、視頻以及音頻等等聲像信息，比如醫院會議或者其他活動當中的圖片和錄像，還有電視廣播等等傳播媒介當中的醫療常識類報道等等。聲像文檔還存在直觀性學習以及還原真實場景等等特點，在醫院當中辦公室文檔管理期間的作用非常大。其三為網絡檔案，當今是互聯網快速發展的時代，網絡資料容量大且傳播速度快，醫院內部進行醫藥常識宣傳和普及必須要適當借助網絡這一媒介進行宣傳，醫院當中網絡上所出現的各類文檔就屬于網絡文檔[2]。

3 醫院辦公室檔案管理具體應用措施

3.1創建完善的制度 醫院在日常運轉期間，臨床科室都是最為顯著和重要的科室，這也就導致醫院當中的辦公室檔案管理工作受到了重視度往往不高，為此，醫院內部的管理人員必須要重視起檔案的管理工作，提高該工作的地位[3]。首先，醫院中的管理人員必須要給予辦公室檔案管理工作充足的資金投入，只有投入了才能夠對該工作進行更加全民的規劃，建立起更加有效的檔案管理方式。之后醫院必須要以國家下達規章為依據，同時依據醫院特點對醫院當中的檔案管理工作進行重構以及細化，對檔案管理相關制度進行完善，提高醫院辦公室檔案管理工作內容的制度化、規范化以及系統化。此外，還需要配備好充足的檔案管理人員，對管理方式進行轉變，由原先的分散式管理轉化成為集中性管理，提升醫院檔案管理效率，充分實現資源整合。

3.2強化信息化管理力度 醫院檔案管理中實現信息化管理是日后的發展趨勢，因此，醫院必須要投入充分的資源，為其配備全面的軟件和硬件設施，這也是完成好醫院中檔案管理工作的重要前提。實現，必須在辦公室當中進行現代化辦公設備的配備，采取網絡信息技術的方式創建其醫院內部完善的檔案管理系統。此外，還需要檔案管理安全性進行提升，避免其被病毒攻擊、信息丟失以及竊取等等。在管理期間信息共享上，還需要對使用人員權限進行設置，提升檔案信息管理安全程度。除此之外，必須對檔案管理信息化進行正確對待，在此期間必須要明確信息化僅僅是檔案管理工作的一種手段，采取信息化并不能夠解決檔案管理工作中出現的所有問題，信息化方式僅僅是為了提升醫院檔案收集、處理以及傳輸等等工作的便利性，相關管理人員一定不可以過于依賴信息化系統[4]。

3.3對檔案管理工作人員綜合素質進行提升 在進行醫院辦公室檔案管理工作期間，相關工作過人員的綜合素質極為重要。為此，醫院必須要對檔案管理工作人員進行定期培訓，更新期知識以及技術水平。此外，還需要多鼓勵檔案工作相關人員在外進行實踐學習，多學習先進的管理技術。同時，醫院內檔案管理人員還需要再日常多學習檔案信息化管理知識，拓展自身視野，提高工作水平。醫院辦公室檔案管理人員除了需要具備知識技能之外，還需要具備一定的責任感以及職業道德，在工作中運用自身崇高的責任心以及優秀的職業道德為醫院檔案管理工作創建更高的價值[5]。

4 結 語

總而言之，醫院辦公室當中的檔案管理工作是一項長期且系統化的工作，對于醫院內部建設以及綜合競爭力的提升具有極為重要的作用。伴隨著國內新醫改的推進，使得醫院當中的醫療系統信息化和科技化的程度也越來越高，醫院除了需要進行基本醫療服務之外，還需要實現醫院管理工作的透明化以及高效化。為了實現這一目標，醫院實現辦公室檔案管理信息化極為重要，為此，必須要對檔案管理工作過人員工作積極性進行激發，提升醫院檔案管理要求，實現醫院辦公室檔案管理信息化。