工程物資采購問題的分析與管控探討

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引言

工程建設中物資采購的成本消耗量很大，物資采購過程中影響因素較多，為了達到工程物資采購工作的預期效果，必須根據(jù)工程要求和施工進度進行物資采購管理策劃，同時，還要強化物資采購人員責任落實效力，保證物資采購過程控制的效果。

1 工程物資采購過程中常見的問題

1.1 采購人員業(yè)務能力不高

在施工企業(yè)中，物資采購人員年齡偏大，知識結(jié)構(gòu)陳舊，而且專業(yè)能力培訓不足是常見的現(xiàn)象，導致很多先進的物資采購管理模式不能在實際工作中得到廣泛應用，這是導致物資采購中出現(xiàn)許多問題的主要原因。除此之外，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，工程項目越來越多，且規(guī)模也越來越大，那么工程物資數(shù)量的需求也在不斷攀升，物資采購人員明顯不夠，采購業(yè)務過程中準備不夠充分，不能買到有價格優(yōu)勢的物資，這些問題的出現(xiàn)，使工程建設的效益及質(zhì)量受到很大影響。

同時，施工企業(yè)受傳統(tǒng)采購理念影響，沒有從根本上認識到物資采購工作的重要性，對采購人員職業(yè)發(fā)展前景不夠重視，導致采購人員缺乏業(yè)務學習進取精神，工作態(tài)度不端正，直接影響了工程物資成本的管理工作，也導致效果與質(zhì)量的下降。

1.2 物資采購工作不到位，統(tǒng)籌工作不足

目前的情況下，有些采購人員為了降低采購成本，只追求最低單價，而忽視物資采購的質(zhì)量標準，嚴重影響了建筑工程的質(zhì)量，給工程的施工帶來了巨大的安全隱患。在物資采購階段，一味地強調(diào)成本的管控，根本就不顧及物資價格比較的綜合分析。以致造成物資質(zhì)量，性能的嚴重下降，以及工程后期的服務工作出現(xiàn)的許多懸而未決的問題弊端。諸如采購物資質(zhì)量的不合格，影響工程建設，工期延誤。甚至有些物資性能不符合實際要求，無法使用，只能廢棄當廢舊物資處理。這樣在后續(xù)的工程中，物資浪費現(xiàn)象嚴重，成本效益受到很大影響，也使工程質(zhì)量大大降低，企業(yè)市場信譽受損，競爭力明顯減弱。

1.3 物資采購監(jiān)督檢查不到位

上級物資采購管理部門或者物資采購主管部門應該制定并執(zhí)行監(jiān)督檢查機制，落實物資采購管理相關規(guī)定，形成閉環(huán)管理。但在實際采購過程中，缺少專業(yè)監(jiān)督檢查人員，或者監(jiān)督檢查工作并沒有真正落實到位，只是流于形式，以致造成物資采購混亂，松散，而且還有違法違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生。采購物資時不能清晰分析市場行情，對很多采購信息掌握不及時，錯過采購最佳時機，這樣就造成采購效率低下，給采購工作帶來許多不確定因素[1]。

除此以外，供應商資源開發(fā)力度不夠，采購渠道狹窄，對供應商了解不夠確切等問題，在很大程度上形成供應物資與實際用途不相匹配的現(xiàn)實，無形中增加了采購風險，造成財務損失以及成本的浪費。

2 關于物資采購問題的解決方法

2.1 加強采購團隊建設

采購主管部門要重視提升采購人員的綜合素質(zhì)，要甄選既有技術背景又懂采購管理的優(yōu)秀人才，并想方設法給他們提供發(fā)展平臺留住人才。同時，要鼓勵采購人員加強培訓和學習并進行業(yè)務能力考核，以優(yōu)化采購團隊結(jié)構(gòu)，提升采購人員整體業(yè)務能力。

2.2 做好物資采購管理信息整合

前期要做好市場調(diào)研，詳細了解市場信息動態(tài)是物資采購人員起碼應該做到的第一步。對物資價格的變動情況必須了如指掌，而后制定詳盡的采購方案，保證物資供應的科學合理，防止物資采購問題影響工程進度及質(zhì)量。同時，加快信息的變更與掌握情況，根據(jù)工程進展，科學謀劃物資采購的時機，數(shù)量，質(zhì)量，進場先后順序等，確保物資采購供應的高質(zhì)量高效率。

2.3 做好統(tǒng)一管理工作，保證物資采購工作正常運轉(zhuǎn)。

對物資供應商加大審核力度，加大對供應商資質(zhì)的審核與管理力度，是有效保證采購物資合格性的主要方法，也是降低采購成本的有效解決方法。同時，面對項目施工質(zhì)量受供應商售后服務工作的直接影響，要加強供應商資質(zhì)的評價審核，對于保證工程項目建筑質(zhì)量和雙方友好長期合作來說都有著重要意義。本企業(yè)供應商數(shù)據(jù)庫是首選資源，其次是第三方推薦的供方，另外，業(yè)主推薦的供應商也是很重要的采購來源，三種方式可以優(yōu)化組合，合理選擇。在保證物資供應的前提下，運用多種手段保證物資質(zhì)量，目的是工程項目高質(zhì)量高標準實施。

確定技術協(xié)議和檢查供貨范圍。技術協(xié)議在物資采購中很重要，是物資采購的前提，審查并交付技術協(xié)議并完善和補充，是為了高效率高質(zhì)量地完成物資采購的工作，防止產(chǎn)生更多采購糾紛。同樣在物資采購過程中，技術協(xié)議能夠最大限度地讓采購人員明確物資規(guī)格型號、技術參數(shù)和質(zhì)量標準要求，還有數(shù)量，質(zhì)量等許多基本情況，以避免相關問題的發(fā)生[2]。

2.4 文件和物資的催交

關于文件催交。在物資采購中過程文件和竣工文件這兩項內(nèi)容是極其重要的文件。其中過程文件中包含的內(nèi)容有：所有的設計圖紙，采購清單，還有質(zhì)量保證計劃以及修訂方案等。物資采購階段應及時準確提交這些文件，這是為了按時交付物資以及控制風險發(fā)生。竣工文件涵蓋的內(nèi)容有：技術規(guī)格書，竣工圖紙以及安裝說明書操作手冊，質(zhì)量檢測報告，證明文件等，這些文件的作用在于為工程采購的設計制造及安裝，運輸和采購等環(huán)節(jié)提供支持。以上數(shù)據(jù)的完整性與準確性是提高物資采購質(zhì)量以及在工程項目中合理使用有著重大意義。

關于物資催交。為了保證在規(guī)定的時間內(nèi)完成交貨，必須采取物資催交的策略，這是工程順利進行的保障，也是為了按期交付工程的手段之一。所以當合同完成簽訂之后，就應該全面履行合同，按照合同約定對供貨商實施管理及監(jiān)督。物資催交階段，如發(fā)現(xiàn)存有內(nèi)在的風險因素影響，查明原因并及時糾正，以求實現(xiàn)最大限度地減輕各種不利因素形成的影響，保證所有物資及時保質(zhì)保量到場，確保施工進度和質(zhì)量。對于已發(fā)生的影響重大進度的滯后情況，必須盡快發(fā)出催交警告，采取相應措施，還應與供應商及項目組一同研究分析，確定解決方法。例如，要求對方加強改進設計方案，并要供應商自理費用進行趕工，想辦法改進運輸方式等等，千方百計保證項目需求。

2.5 加大監(jiān)察力度，提高管理水平

在對物資采購業(yè)務管理方面，物資主管部門一定要加強監(jiān)督管理工作，全面提高物資管理的監(jiān)察工作力度。物資主管部門要進行定期檢查，專項檢查，年度檢查和不定期巡視和審計等工作。對檢查出的問題，責任人要在規(guī)定時間內(nèi)落實整改措施并持續(xù)改進。同時加強物資管理制度和規(guī)定的宣傳貫徹工作，提高采購人員管理意識，確保物資采購工作的合規(guī)性和連續(xù)性[3]。

2.6 利用科學的方法加強物資檢驗檢測工作

對物資進行科學的檢測，是判斷每一種物資質(zhì)量與性能是否合格的重要手段。施工企業(yè)要針對不同物資采取不同的方式方法進行檢驗。對于機械設備，需要施工企業(yè)安排專人駐廠監(jiān)造，跟蹤工廠生產(chǎn)、檢驗檢測和包裝等每一個環(huán)節(jié)。對于大宗材料，在第一次抽測階段時如發(fā)現(xiàn)有不合格品存在，那么在進行第二次抽測時拿出同樣多的物資實施抽測，假如抽測中還有不合格情況，那么就要對全部的所購物資做質(zhì)量大檢查。這樣做的目的是把不合格品控制在源頭，而不會流轉(zhuǎn)到施工現(xiàn)場中去，保證到場物資的合格率。

物資到場之后，物資采購人員要會同技術、質(zhì)量、安全和工程等相關部門根據(jù)采購合同和技術協(xié)議要求的內(nèi)容再次安排檢驗檢測，主要驗收內(nèi)容有規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、隨貨技術、合格證明、質(zhì)保資料等進行驗證，并有安排必要的試驗。驗收時要填寫進場物資驗收記錄并拍攝視頻影像作為見證資料，驗收結(jié)束后對驗收見證過程資料進行檔案管理。對驗收中出現(xiàn)的不合格產(chǎn)品及時采取措施進行退換工作。如果因不合格物資耽誤了施工進度，根據(jù)物資買賣合同約定，還需要跟供方提出索賠[4]。

3 結(jié)束語

總之，在我國工程項目建設中進行物資采購控制應積極做好制度建設，同時還要強化采購監(jiān)督效力，還要優(yōu)化物資采購質(zhì)檢檢驗工作的控制效果，保證物資質(zhì)量，為項目建設質(zhì)量提升提供堅實保障。