建筑工程檔案管理存在的問題及改進策略研究

哈爾濱市建筑工程研究設計院有限公司 黑龍江 哈爾濱 150080

隨著我國建筑施工水平的不斷提升，關于建筑施工的各種信息和檔案資料管理越來越受到建筑工程單位的重視。在建筑工程施工這個復雜的過程中，會產生無數的文本資料，這些資料最終形成檔案，并未下一次的建筑工程建設提供借鑒。但是，縱觀當前的建筑施工檔案管理工作，施工單位普遍存在檔案管理水平缺失或者較低的情況，建筑工程單位的不重視、不作為對檔案管理后續工作的開展非常不利。因此，建筑工程單位要認真正視本單位在檔案管理方面的問題，重視檔案資料管理工作，充分利用現代化的信息技術建立完備的檔案管理平臺，提高檔案管理水平，確保施工出現問題時有能夠找到相關的檔案資料可以借鑒，最終有效的維護和管理建筑工程工作。

1 建筑工程檔案管理工作存在的問題

建筑工程檔案是貫穿于建筑工程單位從創立至今所有工作的重要資料集合和整理，是一個單位的真實情況的寫照，具有非常重要的借鑒作用。現階段，我國大部分建筑工程單位普遍存在重建設、輕資料的問題，這在很大程度上阻礙了建筑工程檔案工作的開展。

1.1 不重視資料管理，加大檔案收集工作的難度

當前，在建筑工程建設過程中，雖然已經認識到建筑工程資料的重要性，工程資料的管理工作也得到了推廣。但是，通過對當前建筑工程單位實際情況的調查發現，很多建筑工程單位仍然不重視資料的管理工作，加大了檔案資料收集整理工作的難度。首先，建筑工程單位在思想上不重視檔案資料管理工作。我們都知道建筑工程建設是一個非常復雜的過程，其中涉及的資料非常瑣碎，而資料管理工作對實際施工并沒有太大的影響，更不產生經濟效益，這就導致很多人員并不重視，很容易造成資料整理工作的一塌糊涂，極大程度上會造成資料的缺失。其次，很多單位在施工過程中，由于工作人員以及領導人員觀念上的局限，不注重資料的保存，到工程即將交付時，才匆忙的進行資料的整理，導致很多資料缺失。還有的單位在資料管理上存在很大的主觀性和任意性，設置的資料管理部門形同虛設，這對后續的檔案管理工作，甚至對整個建筑工程建設造成直接不利的影響。最后，還普遍存在資料真實性存在問題的情況。具體來說，主要是因為檔案資料管理人員的專業性不夠，往往是其他部門人員兼任，他們一般忙于本部門工作，并不到施工現場，資料的收集往往缺乏實時性，在竣工后收集，針對資料缺失可能會出現瞞報、漏報的情況，嚴重影響資料的真實性，不利于檔案管理工作[1]。

1.2 資料歸檔不規范，檔案管理工作缺乏科學的機制

資料的歸檔和建筑工程的進度必須是同時進行的，在工程竣工之后，資料管理人員應該將資料整理到位，進行歸檔管理。但是在實際建設過程中，建筑施工單位對此規定漠視，在資料存檔的過程中存在資料缺失、信息不規范的問題，例如將原件與復印件混合，沒有按照時間順序整理，資料的格式不規范等，出現這些問題的根本原因是工程檔案管理方面缺乏科學的管理機制。健全的機制是工作開展的重要保障，而缺乏就會在很大程度上加大資料的收集、整理工作的難度，各部門缺乏對檔案管理部門的配合，檔案管理部門自身缺乏正科學管理，目錄與內容不符，文件編號不統一，文件格式不規范等檔案管理的混亂。

1.3 管理人員素質不高，缺乏對檔案管理的責任心

檔案管理的最終落腳點是檔案管理人員，如果選擇素質不高的檔案管理人員，管理工作將很難開展。當前建筑工程檔案管理人員多是其他部門人員兼任或者離退休人員管理，嚴重缺乏專業的檔案管理知識，在很大程度上很難勝任檔案管理工作。另外，檔案管理人員還存在輕視心理，認為檔案部門是不重要的清閑部門，缺乏相應的責任心，最終影響整個工程檔案管理工作的開展。

2 建筑工程檔案管理工作改進措施

第一，從思想方面重視檔案管理工作，確保檔案從資料收集階段就完整、真實。檔案管理工作是建筑工程建設順利進行的重要保障，要將這個觀念深入到每一位建筑工程人員的心中。檔案管理人員要端正自身對于檔案資料收集和整理的態度，熟知檔案管理的規范化要求，在收集、整理、歸檔的各個環節都要嚴格要求，明確具體的收集流程、存檔方式等。要派專門的人員跟蹤整個工程進度，確保每個環節的資料都能夠完整的留存，保證收集到的資料是真實準確的，把好資料收集的質量關，才能確保檔案管理工作從根源上是準確、真實，有效的，以便于為后續的查驗工作提供堅實的資料基礎[2]。

第二，創建健全的資料管理機制，將檔案管理工作落實到制度管理上。在建筑工程建設之初，施工單位就應該根據自身實際和施工的各項要求建立完善的資料管理機制，確保后續的檔案管理工作能夠有序地開展。首先就是在工程的各個環節落實好管理工作，協調各部門之間的關系，確保資料管理工作順利開展。其次建立有效的檔案管理數據平臺，確保數據能夠準確完整的，能夠細致的進行分類管理。最后，為了讓管理機制落到實處，建筑工程單位應該在各方面都開展宣傳、教育工作，加強管理人員的配備，并對檔案管理的各個環節進行監督，確保檔案管理工作機制的高效運行。

第三，加大對檔案管理人員專業知識的培訓，不斷提高檔案管理人員的整體素質。檔案管理人員的專業能力是影響檔案管理工作開展的關鍵，因此，要建立一支具備專業檔案知識的高素質管理人員，并且定期對他們進行培訓，學習相應的專業知識和管理知識，在學習中提升自我對于檔案管理工作的認識，積極主動地開展管理工作。此外，還要不斷提高檔案管理人員的現代化信息技術，不學習新的知識和計算機技術，嘗試將計算機新技術應用于檔案管理，緊跟時代的發展，提高自身的綜合創新能力。