南水北調蘇魯省際工程檔案管理實踐與思考

一、背景

南水北調蘇魯省際工程包括管理設施工程和調度系統工程，前期由原國務院南水北調工程建設委員會委托水利部淮河水利委員會，水利部淮河水利委員會委托沂沭泗水利管理局進行代建，2015年建管單位變更為南水北調東線總公司（以下簡稱總公司）。管理設施工程按照徐州市建設流程完成審批，開展了前期規劃、環保和土地劃撥等工作，辦理施工許可、質量監督和安全監督手續以及消防備案等開工前準備工作。2017年12月工程完成竣工驗收，后續分別完成消防專項驗收、環保驗收、規劃核實、地方檔案驗收以及竣工驗收備案等工作。按照《南水北調東中線第一期工程檔案管理規定》的相關要求完成了項目法人合同驗收階段檔案專項驗收和政府組織的工程檔案專項驗收。調度系統工程按照信息系統工程要求完成基礎資料，分布工程、單位工程及合同驗收按照總公司制定的合同驗收實施細則要求完成。完成項目法人合同驗收階段檔案專項驗收和政府組織的工程檔案專項驗收。

二、蘇魯省際工程檔案特點

管理設施工程總建筑面積為4611 平方米，設有檔案室、變配電室、調度中心、會商中心、電力機房、通訊機房和網管中心等功能房間。調度系統工程包括信息采集系統、數據存儲與管理系統、計算機網絡系統、應用支撐平臺和應用系統集成、應用系統等7 個部分，地跨江蘇、山東兩省，包括臺兒莊泵站、二級壩泵站、藺家壩泵站、省際管理局等共計13 個站點。蘇魯省際工程關系復雜，協調難度大，工期長，相對應的工程檔案也較為復雜、管理難度大，以下從檔案的特殊性、綜合復雜性分析蘇魯省際工程檔案特點。

1.特殊性

蘇魯省際工程檔案相比其他南水北調工程檔案具有特殊性，建設過程資料涉及不同行業。建設過程資料按照總公司制定的各項管理辦法和《江蘇省建設工程監理現場用表（第五版）》等有關要求形成的，需同時嚴格按照地方政府規定完成各項專項驗收和竣工驗收備案；建設過程資料按照總公司制定的各項管理辦法和信息化系統等有關要求形成的，驗收過程嚴格按照合同驗收細則執行。由于蘇魯省際工程建設單位發生了變更，部分文件原件已入原建設單位檔案，導致后期工程檔案專項驗收時部分文件為復印件,無法保證檔案的完整性。

2.綜合復雜性

蘇魯省際工程從項目可行性研究、初步設計、招標投標、施工、系統開發到試運行、檔案驗收直至運行投入階段，參建單位多，形成的檔案資料內容和形式多種多樣，包括工民建、電力、信息化、環境保護、規劃、消防、水利水電工程、自動化控制、網絡安全等專業，內容包括請示、批復、通知、指示、變更資料、施工方案、監理單位的旁站記錄等多種類型專業集成體。

三、蘇魯省際工程檔案存在問題

1.檔案管理體制需進一步完善

為規范蘇魯省際工程建設，總公司制定了《南水北調東線總公司年度建設管理目標考核辦法》等7 項制度，要求工程現場建設管理單位檔案管理要做到“三同步”，注重收集、整理工程實施過程材料。但部分參建單位檔案管理體制不完善，工作態度不夠積極，檔案質量不高。由于工期長，檔案管理員不固定，新檔案員不能及時學習與消化吸收檔案管理知識和制度要求，落實檔案管理制度。在合同中未明確檔案項目和費用，施工和監理等單位沒有積極性。部分施工單位已撤場，檔案不齊全，甚至部分資料已丟失，導致資料收集難度大，無法保證檔案的完整性。

2.建設環境復雜，參建單位多

蘇魯省際工程建設地點跨江蘇、山東兩省，包括臺兒莊泵站、藺家壩泵站、省際管理局等13 個站點，工程規模大，建設周期較長，涉及單位多。部分單位對檔案工作重視不夠，未及時收集過程資料；同時普遍存在檔案人員水平不高，且更換頻繁情況，不利于檔案工作開展和資料的收集。

3.檔案人員水平需進一步提高

檔案管理是一項規范性較強的工作,對工作人員業務能力有較高的要求。各參建單位的檔案整理標準化、規范化水平參差不齊。部分單位的檔案管理員系臨時抽調或兼職，甚至是臨時性參加檔案工作；部分檔案管理人員檔案管理意識不足，未及時移交檔案和定期歸檔，嚴重影響了檔案內容的完整性和規范性。

四、解決蘇魯省際工程檔案存在問題的措施

1.完善制度，強化執行

規范化、合理化的制度是檔案工作順利實施的有力保障。總公司成立檔案中心負責檔案管理工作，制定檔案管理辦法、人員崗位職責、歸檔范圍與檔案保管期限規定、庫房安全規定和檔案管理實施細則等。法人負責全面指導、監督、檢查各參加單位的檔案工作開展狀況。監理、施工、設備供應等單位是檔案形成、收集、整理，保證檔案資料完整性的具體實施單位。為加強檔案管理工作的監督與指導，檔案中心多次監督檢查工程建設過程資料收集等工作，聘請檔案專家進行培訓，結合工程現場資料收集整理現場指導，保障了蘇魯省際工程檔案專項驗收的順利實施，為后續設計單元工程完工驗收奠定了基礎。

2.結合工程實際情況，集中人員，規范資料

結合蘇魯省際工程檔案特點，現場管理單位聘請檔案專家多次宣貫南水北調工程檔案管理規定，并分析其他工程檔案實例，幫助檔案人員熟悉掌握檔案規定，解決整編過程遇到的問題。現場管理單位領導十分重視檔案管理工作，安排專職檔案管理員，并按要求配備了檔案設施設備，保障了檔案的安全性。為了保證蘇魯省際工程檔案質量，現場管理單位聘請檔案專業整編單位提供技術服務，對各參建單位項目技術負責人和檔案人員進行培訓，詳細梳理每一個標段的具體材料，制定了《南水北調東線一期蘇魯省際工程檔案整編方案》，為蘇魯省際工程檔案文件材料收集、整編、歸檔提供了依據。同時集中辦公收集整理資料，及時解決整編過程中存在的問題，有效保障了資料的完整性和系統性。對于既有設備又有安裝的施工標段，采用了此類施工標段檔案既有S 類屬性又有D 類屬性的創新措施，設備臺賬增加檔案號和頁碼，方便運維人員對照查用。為突出調度工程信息系統開發特點，方案在S類屬性增加了數據庫系統、應用支撐平臺、應用集成和應用系統等設計開發部分的需要分析、需要評審、設計方案、數據庫結構說明書、源代碼說明和網絡系統文件等案卷。

五、結束語

蘇魯省際工程檔案是利國利民工程的歷史見證，記錄了南水北調工程建設、運行管理工作的全過程，為后續運行管理、改擴建、維護等工作提供了重要的參考依據。在整編蘇魯省際工程檔案資料的過程中，指出了檔案整編過程中存在的主要問題，并提出了有效措施，保障了工程檔案專項驗收的順利進行，為后續類似工程檔案管理機制提供了借鑒經驗■