淺論如何做好水利除險加固工程竣工資料整編工作

沈義勤 方耀明 馮玉紅

按照《水利工程建設項目檔案管理規定》要求，大中型水利工程建設項目在竣工驗收前要通過檔案專項驗收。驗收前，監理單位對所監理項目形成《工程檔案審核報告》，項目法人形成《建設項目檔案自檢報告》。由于水利除險加固工程分部工程比較多、項目施工時間短、單元工序轉換快、工程資料制備時間倉促等原因，在竣工資料整編時，常常發現技術文件的規范性、有效性、完整性、準確性存在不足。比如：不清楚檔案資料整編和檔案專項驗收的具體要求，混淆工程技術檔案與工程施工資料之間的關系，施工過程中沒有建立預立卷制度，未按照歸檔范圍和保管期限收集項目文件，組卷和排列次序不合理、關聯性差。收集的工程資料普遍存在書寫不規范、內容不準確、音像資料缺少說明、原始資料填寫不完整、申報與批復內容不完善等等，個別資料存在明顯錯誤或前后矛盾，缺少工程施工期觀測資料分析等。

一般情況下，除險加固工程已有管理運行單位和檔案專職管理人員，除險加固前的工程技術資料已歸檔和正常使用，除險加固后的有關技術資料的整編與新建工程在項目文件材料整編方面有其特殊性。因此，除險加固工程的資料除按照要求整編外，還應積極與管理運行單位檔案管理人員加強聯系，合理分類、銜接原工程檔案資料，以便為今后檔案的有效利用和查找提供便利。筆者根據多年項目法人工作實踐并結合南四湖二級壩除險加固工程實際，談談水利除險加固工程竣工驗收檔案資料的收集、整理、整編、保管、歸檔等工作，為同類工程建設施工提供有益的借鑒。

一、系統完整地收集資料是做好資料整編的前提

（一）竣工檔案資料整編的依據

現行水利工程竣工檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、移交等要求，是依據水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》，其中附件一《水利工程建設項目竣工圖編制要求》，明確了竣工圖編制依據，竣工圖編制基本要求，竣工圖的審核與簽署等。附件二《水利工程建設項目文件歸檔范圍和檔案保管期限》，明確了水利工程建設項目目錄編排、歸檔范圍、保管期限和歸檔單位等。項目文件組卷及排列參照《建設項目檔案管理規范》（DA/T28）；案卷編目、案卷裝訂、表格規格及制成材料應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822）；數碼照片文件整理可參照《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50）；錄音錄像文件整理可參照《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T78）；項目法人應開展紙質載體檔案數字化工作，相關工作應符合《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T28）。

（二）竣工檔案資料驗收的依據

檔案專項驗收的依據是水利部《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，其中規定了檔案驗收項目、驗收內容、評分標準、標準分值等。明確申請檔案驗收應具備的條件是：工程已按設計內容完成，基本完成檔案材料的收集、整理，監理單位提交了專項審核報告，項目法人完成了項目檔案自檢并且達到70 分以上。要求竣工驗收3 個月前，項目法人向竣工驗收主持單位提出檔案驗收申請。

（三）根據工程建設程序完整系統地收集資料

現行水利工程建設編制包括項目建議書、可行性研究報告，初步設計、施工準備（含招標）、建設實施、生產準備、竣工驗收、后評價等階段。由于除險加固工程的特點，一般沒有項目建議書，還有的項目也沒有可研階段，但有工程建設前期相關工作。比如人民勝利堰節制閘除險加固工程，其項目法人開展了水閘安全鑒定，主管單位對安全鑒定進行了審定、評定，水利部水規總院對安全鑒定進行了核查，初步設計工作還進行社會公開招標等。因此，為了保證檔案資料的完整性、準確性、系統性，就要按照建設程序不同階段分類收集檔案資料，建設前期檔案資料就要到上級主管部門、有關設計單位、地方有關部門去收集。

二、程序化的制度建設是做好資料整編的保證

水利工程參建單位一般包括項目法人（建設單位）、監理單位、設計單位、施工單位，有的還有材料供應單位、設備供應單位等。要在簽訂合同的同時，明確建設項目各參建單位的檔案資料管理職責。工程開工后，要建立檔案保障體系，包括組織保障、制度保障、經費保障、設備保障，建立健全各項管理制度或措施，并且要貫徹落實。

按照“集中統一管理原則”，項目法人（建設單位）應成立檔案工作領導小組，其負責人為組長，其他參建單位負責人為副組長，各單位檔案管理人員為成員。要形成檔案管理網絡，明確檔案工作機構或部門（一般為綜合科），制定檔案管理崗位職責。應設立專人負責檔案管理，人員要經過培訓，要配置復印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等設備，大中型工作必要時配備無人機，檔案管理經費要充足。工程開工前，各參建單位要重視制定《檔案管理辦法》《文件材料歸案范圍》《檔案分類整編細則》等內部管理制度等。

三、科學規范地整理資料是做好資料整編的關鍵

檔案是以不同形式載體的面貌呈現的。隨著工程建設進展，檔案內容不斷豐富，要科學規范地收集、整理不同形式載體的檔案資料，防止混亂、避免遺失。

（一）建立完整規范的檔案分類資料庫

工程開工伊始，檔案管理人員就應依據《文件材料歸案范圍》《檔案分類整編細則》等，建立完整規范的檔案分類資料庫和資料登記卡，將日常工程技術資料、圖紙、圖片、影像等資料及時分類地匯入資料庫。

（二）科學建立同步的電子檔案資料

要充分利用掃描儀、數碼相機、攝像機、無人機等，將有關資料輸入計算機，建立分類清晰的文件檔案電子版。比如，將工程前期的有關單位的批文、工程建設批復（許可）、征地拆遷、工程建設、工程監理、工程施工等單位資料原件掃描后，分類存入電子文件夾中。南四湖二級壩除險加固工程還利用工程建設管理信息系統，將工程建設文檔、圖片、聲像資料錄入其中，便于及時查詢，也為今后管理運行單位資料應用打下良好的基礎。

（三）建立加固工程與原工程相關檔案資料有效銜接

在檔案資料整編、歸檔時，要充分考慮原工程檔案資料與加固后形成的工程建設檔案資料的有機銜接，建立指向關系，為工程運行管理單位查詢問題和分析情況提供便利。

四、竣工資料整編中應注意的有關問題

工程竣工資料是工程項目建設全過程的真實紀錄，是水利工程內在質量的外部體現，由于種種原因，有的工程參建方對工程資料整編工作重要性缺乏足夠的認識，工程資料書寫不規范、資料不全、內容欠準確，在工程整編時應注意避免這些問題。

（一）注重培養復合型人才隊伍

目前，建設項目檔案管理人員大多是工程技術人員兼任，而且存在多部門管理，即便有檔案專業人員來整編檔案資料，也多是臨時抽調，檔案管理人員具有工程技術技能而缺乏檔案業務知識，懂檔案業務的也大多不了解工程現場和技術問題。因此，要加強對工程技術人員進行檔案培訓和對檔案業務人員進行工程技術培訓，注重培養既懂工程技術又懂檔案業務的復合人才，掌握工程技術檔案的形成過程和形成規律，熟悉檔案分類方案，明確檔案范圍，清楚檔案整編規則，了解檔案材料內容和保存價值，明確檔案材料排列邏輯關系，懂組卷、會裝訂，最大限度地確保工程建設和檔案整理同步進行。

（二）重視原始資料的收集與積累

要重視現場量測、施工日志、監理日志、會議紀錄、測量記錄簿、檢測報告單、出廠合格證、設備標簽等原始資料收集，它們是施工質量評價的依據，也是竣工資料的重要組織部分，這些資料要記載詳實。比如，當日的天氣情況、施工人員、施工部位、施工機械、所用材料、取樣的部位及高程、出現的問題、解決的方法等，這些原始記錄和資料，是日后出現問題進行追溯的依據，還要檢查資料的完整、合規、整潔，書寫規范，不能使用不合要求的紙張、筆墨等。

（三）準確依據項目劃分填寫資料

要深刻了解工程建設項目內容，合理地對工程項目進行劃分和編碼。檔案資料整編時，要注意施工中有關記錄、表格、圖紙名稱與確定的分部工程、單元工程項目劃分名稱一致，及時調整新增工程項目的劃分、編碼，補充完善相關資料等。

（四）確保檔案資料的真實性

工程檔案資料要確保真實性，尤其是施工質量檢查、檢測、質量評定與驗收等資料，監理人員在進行各工序的質量檢查、質量評定、施工驗收時，要認真檢查資料內容的邏輯性和合理性，辨析資料的真實性。

五、結語

除險加固工程的竣工資料整編工作，是水利建設項目的重要組成部分，它貫穿于工程建設的全過程。要充分考慮除險加固工程的特點，在建設期間，應配備專業水平高、責任心強的檔案管理人員，建立科學規范的管理制度。同時，參建單位應緊密配合，本著為工程負責、為人民負責、為自己負責的態度，做好工程竣工資料的整編工作，才能順利通過檔案專項驗收，也為今后工程管理運行打下良好而堅實的基礎■