公路工程檔案資料管理的信息化創新

劉偉 徐瑩

（1.山東省臨沂市公路事業發展中心，山東 臨沂 276000；2.浙江省常山縣公路港航與運輸管理中心，浙江 常山 324200）

在公路工程施工建設過程中，涉及許多檔案資料。目前，傳統管理模式對檔案資料管理缺乏重視，信息化管理進程始終比較落后，已經顯現諸多弊端，甚至造成部分重要檔案資料流失。因此，公路工程檔案資料管理須結合信息化管理方式適當創新。

一、公路工程檔案資料管理的作用分析

公路工程檔案資料是指，公路工程從工程策劃到施工及運營管理期間，生成的大量文字和圖表資料，分別具有不同的保存價值。高效妥善的檔案資料管理具有非常重要的意義。

一方面，公路工程檔案資料作為國家檔案管理的重要組成部分，是公路工程建設重要的依據和參考，能保障公路工程按期、高質量完成建設。

另一方面，大部分公路工程建設工期較長，并涉及多個單位。施工過程中生成的項目施工、檢測、變更等檔案資料，對公路后續的養護及運營具有十分重要的參考價值。

因此，各公路工程參建單位必須加強檔案資料管理，明確管理人員的具體職責，并形成檔案意識，以確保檔案資料歸檔與工程建設同步。

二、公路工程檔案資料管理的現狀

（一）重視工程建設輕視檔案管理

因為部分公路工程建設的緊急性和重要性，以及其中任何微小錯誤都可能造成嚴重后果。所以在公路工程實施過程中，工程本身受到了足夠的重視。各參建單位往往在工程建設上投入大量的人力和物力，以確保公路工程的質量。

相比公路工程建設，工程檔案資料的作用無法直觀地被社會各方看見，也就不容易得到關注和重視。甚至有部分人主觀認為，公路工程建設過程中，施工質量與工期是重要的，檔案資料的形成和管理是不重要的。監理單位作為參建的一方，通常非常重視公路工程的質量、進度控制和費用控制，卻忽視檔案資料在實現三大目標中的重要作用。

（二）日常檔案資料管理不規范

理想情況下，在公路工程施工期間，投入一定量的人力和物力到檔案資料管理中，能確保同步工程建設與檔案資料管理的進度。然而現實中，一些施工單位常常在工程完成以后，才集中人員收集整理檔案資料。此時，不僅檔案資料整理難度較大，而且對于時間跨度較大的工程來說，各種檔案資料殘缺不全的問題已經屢見不鮮。

在檔案資料的整編歸檔與工程建設尚未有效結合的情況下，收集檔案資料只是單純地符合質量與規范要求。經過簽認被施工單位收回后，監理工程師將不再過問。施工單位在收回檔案資料后，也僅僅只是按規范整理歸檔，沒有充分發揮檔案資料管理的效果。

因此，從管理上說，當前的檔案資料管理規范化程度較低。

（三）工程檔案管理制度不完善

目前，部分參建單位已經意識到公路工程檔案資料管理的重要性，并把檔案資料管理放在了比較重要的位置上。但是因為檔案資料管理制度不健全、檔案資料編制要求不明確等原因，導致實際操作中仍然存在大量問題。

在沒有一套切實可行的流程標準和管理規范的情況下，施工單位不知道如何收集工程檔案資料，以及收集哪些工程檔案資料，導致后期無法順利整編工程檔案資料，進而導致相關保障檔案資料質量的措施無從落實。

此外，部分參建單位并未把檔案資料管理列入領導職責。因此，系統的檔案資料管理也缺乏完善相關制度的動力和決心。

三、公路工程檔案資料信息化管理創新策略

當前是信息化時代，公路工程檔案資料管理也需要引入信息化的管理方式，并在管理中采取科學有效的創新，以有效管理公路工程檔案資料，提升公路工程檔案資料管理質量。

（一）加強公路工程檔案資料管理的分類管理

公路工程檔案資料管理的規范化和有序性是提高公路工程檔案資料管理的重要前提，也是后期能充分利用公路工程檔案資料的有力保障。

為保證檔案資料秩序井然、取用方便，應加強公路工程檔案資料的分類管理，而現代信息技術的發展恰恰為此提供了便利。檔案資料管理方應積極主動利用信息化手段，提供各種電子設備，健全各種檢索工具，編制案卷目錄，加大數字化、信息化建設水平，認真開展檔案工作科學化管理，做好公路工程檔案資料整理，并及時補充完整相應檔案資料信息。

（二）保證公路工程檔案資料管理更新的及時性

在施工過程中，公路工程每天都會產生許多新的檔案資料，傳統的檔案資料管理變得十分困難。當前，應運用相關信息管理軟件簡化公路工程檔案資料管理難度，從而及時更新檔案資料歸檔信息，保障公路工程檔案資料的完整性，

（三）加強公路工程檔案資料管理人員管理能力的提升

信息化社會對公路工程檔案資料管理人員提出了更高的要求。可以對檔案資料管理人員定期開展教育培訓，例如邀請專家、學者授課。教育培訓應包括三方面內容：一是檔案管理政策法規，包括檔案管理準則、檔案管理政策規定等；二是信息管理軟件的操作技能；三是相關信息化設備的管理技能。

（四）加強公路工程檔案資料管理人員的信息服務意識

在信息社會環境下，一些公路工程檔案資料管理人員仍然采用傳統的檔案資料管理方式，沒有更新管理意識，以及信息管理服務意識，導致整個信息管理服務效率低下。

服務意識的提升，一方面來自主動自覺的學習、擴寬視野、更新觀念；另一方面來自外部有目的的培訓。因此，各施工、監理單位應積極組織各種檔案培訓活動，提高服務意識，傳授服務知識和技能，確保在科學、高效的基礎上不斷創新公路工程檔案資料管理手段。

四、結語

公路工程檔案資料管理是一項業務性、專業性及綜合性都比較強的工作。因此，施工單位必須在人員配備、制度建設等方面增強管理力度。既要切實履行各自的管理職責，還要樹立起信息化檔案資料管理意識，加大檔案資料管理信息化創新力度，促進公路工程項目檔案資料管理水平的提升。