論裝備制造企業物資采購管理

□ 茅龔丹

上海電氣集團股份有限公司中央研究院 上海 200070

1 物資采購管理概述

物資采購是企業運行過程中的基本活動之一,貫穿企業生產的全過程,因此進行物資采購管理對于企業而言是至關重要的。物資采購管理的內容有采購計劃制定、采購訂單生成、詢比價管理、采購合同簽訂、采購驗收入庫、采購發票收集、采購結算、供應商評價管理等。物資采購管理對采購過程中供應鏈的各個環節狀態進行跟蹤、監督,實現對企業采購活動的科學管理[1-8]。

國內針對物資采購管理工作,在政府管理層面和行業管理層面頒布了一系列法律、法規、制度。

2010年,國家財政部和證監會等五部門根據有關法律法規和《企業內部控制基本規范》,發布了《企業內部控制應用指引》,指導企業加強對采購業務的內部控制,規范請購與審批、采購與驗收、付款等行為,防止在采購過程中出現差錯和舞弊。

2015年,國務院發布了《中華人民共和國政府采購法實施條例》。這一條例強化了政府采購的源頭管理和結果管理,防止暗箱操作,遏制尋租腐敗,保證政府采購公開、公平、公正。

2020年,由中國物流與采購聯合會組織編制的《國有企業采購管理規范》團體標準在北京發布,這是我國首個國有企業采購管理規范團體標準,主要對國有企業管理架構、采購實施、績效評價、監督管理等方面進行規范,是企業采購管理、監督體系建設的指導文件。2019年,中國物流與采購聯合會編制了《國有企業采購操作規范》,側重操作層面,對國有企業采購的組織形式、采購方式及流程進行了規定,是采購執行人員的操作指南。《國有企業采購管理規范》和《國有企業采購操作規范》兩者互為補充,配套使用,共同構成國有企業采購管理和操作的制度指引。

國外對采購管理工作有很深的研究。邁克爾·波特在《競爭優勢》中提到,供應商的侃價能力會對企業贏利與否產生至關重要的作用[9]。彼德·德魯克在《德魯克論管理》中提到,采購活動可以為企業創造高利潤[10],由此顛覆了人們認為采購不能增加價值的根深蒂固的觀念。德魯克同時提出應加強供應鏈管理,降低供應成本來實現利潤的增加。

筆者通過對供應商分類管理數據、采購周期數據、詢比價數據等進行分析,總結在裝備制造企業物資采購中可能出現的風險因素,并提出降低采購風險的措施。

2 采購數據分析

2.1 供應商分類管理

采購模式可以分為集中采購、委托采購、協議采購等。集中采購指在企業的合格供應商目錄內進行物資采購。委托采購指不在企業的合格供應商目錄內進行物資采購,但可委托企業認可的合格供應商來進行采購。協議采購指預計某主要物資的采購在未來一段期間內將多次重復發生,采取與供應商簽訂框架協議的方式進行采購。

對合格供應商分類有利于企業采購需求部門對供應商進行尋源。分類時,一般從供應商的經營范圍、最近供應過的產品、產品領域、產品品牌、是否定制加工等方面進行考慮,并制定對供應商的評價指標,以便對供應商進行分級管理。供應商的評價指標主要包括合同條款、付款比例、響應速度、備貨條件、開票情況、報價單規范與否、發貨通知情況、是否延期交貨、質量體系認證、產品質量等方面。通過對供應商進行評價,使供應商優勝劣汰,可以提升企業的采購管理水平。

2.2 采購周期

采購周期是物資采購的核心問題,應把縮短采購周期作為采購工作的重中之重。一般將采購周期劃分為四個階段,即計劃階段、審批階段、采購階段、備貨階段。

計劃階段作為整個采購工作的第一階段,無疑是至關重要的。通過對每月訂單數及訂單金額的趨勢進行分析,盡量不集中在第四季度進行較大幅度采購,并且在前三季度平均分配訂單,以避免年底因出現發貨周期延誤等情況而影響項目結題或項目經費支出。

審批階段指提交采購申請到采購申請審批通過的時間段,可以通過規范采購流程中提交的材料和加強對申請人員的培訓,來降低采購申請流程的駁回率,縮短采購申請審批時間。由此可見,統計每月的采購申請駁回率,分析駁回的原因,是縮短采購申請審批時間的有效方法。

采購階段由采購合同簽訂與支付預付款兩個節點構成,一般可將供應商認同的采購合同模板和付款條件加入詢價文件,同時將供應商的配合度列入對供應商評價的內容,這樣可以有效縮短采購合同簽訂與付款的時間。

備貨階段的起點是供應商備貨開始,主要分為收到訂單開始備貨、簽訂合同開始備貨、收到預付款開始備貨。通過數據分析,將供應商備貨開始的時間列為對供應商評價的一個重要指標,這樣可以有效縮短供應商的發貨周期。

2.3 采購詢價比價

采購詢價比價的合規性直接影響采購物資的質量,采購詢價比價是有效降低采購成本的手段。通過對參與詢價比價供應商來源比例的統計分析,優先推薦合格供應商。搭建合格供應商的信息檢索庫,方便在詢價比價前參考并推薦符合相關采購要求的合格供應商。在實踐過程中,通過對供應商報價文件與詢價文件進行對比,發現主要存在詢價文件技術要求缺失或描述不詳細、機械定制加工詢價文件技術要求中未列出相關標準文件或機械圖紙等問題。這些問題影響了對是否滿足采購物資技術要求的判斷,因此應針對詢價比價文件制定相應的規范,編制詢價文件模板及競價供應商推薦表,對詢價文件的填寫要求、供應商的推薦來源等要進行說明。

3 采購風險分析

對采購策略、采購詢價比價、供應商管理、采購談判、采購計劃等采購節點進行全面的風險分析,可以有效找出采購管理中的不足。在此基礎上,需要制定采購管理改進計劃,落實采購管理的改進措施。

在采購策略中,如不能明確采購的質量、成本、交期、服務要求,則會影響制定的采購策略、選擇的采購模式和比價模式。在采購詢價比價中,如不對競價供應商的來源進行審核和把控,則不利于降低采購成本。在對供應商的管理中,如不經過嚴格的規范流程對初選供應商進行準入,不對核心供應商進行實地考察,不對供應商信息變更和資質證書時效性進行查驗,則會出現因供應商違規操作等帶來的風險。在采購談判中,應注意競爭性談判和非競爭性談判,以避免采購物資價格出現超出市場價或歷史價格的風險。在采購計劃中,要注意采購審請駁回率、采購進度反饋及時性、供應商延期交貨等情況,這些都會影響采購周期。

通過以上采購節點風險分析可知,采購風險點主要集中在競價供應商尋源、供應商管理、商務談判等方面,在這些方面應制定相應的管理改進措施。

3.1 競價供應商尋源

競價供應商的來源一般建議為合格供應商,以防止采購價格高出市場價的情況。擴大合格供應商范圍,應該要有選擇量化指標,如密封比價中推薦供應商與合格供應商的比例,通過提高合格供應商的推薦比例,規避密封比價的不合規風險,同時降低采購成本,縮短采購周期。

3.2 供應商管理

供應商關系管理系統是企業常見的供應商管理平臺,這一系統涵蓋了企業對供應商展開全方位閉環管理的完整流程,企業應系統地進行運用。在初選供應商準入時,查驗供應商的基本信息是否與工商信息登記保持一致,確保信息的真實性、有效性、準確性。面對不同類型的供應商,建議分級準入,以便更好地與各類供應商展開合作。如針對業內長期配套供應商,不需要進行體系認證,可以直接發起準入并進行產品認證。對于已準入的供應商,應開展供應商信息的動態管理,全方位對供應商進行動態評價,實時獲取供應商的工商信息登記動態更新,提前規避合作風險,并建立供應商黑名單機制,對供應商加強管控。

3.3 商務談判

競爭性談判的初次談判主要以比價的前期溝通形式進行,通過三方比價確定最終供應商和報價后,如果需求部門認為報價與市場價偏離較大,那么采購部可要求供應商進行二次報價。若不能完全同意報價的內容,為了進一步磋商交易,則應對報價提出修改意見,用口頭或書面形式提出,構成還盤。對于非競爭性談判,在前期準備階段與需求部門對談判目標、底線、交換籌碼達成共識,然后采用開局談判、中途談判、終局談判等技巧,依據雙贏談判法則,開展相應的談判。

4 結束語

筆者通過對供應商分類管理數據、采購周期數據、詢比價數據進行分析,得出供應商評價指標制定、采購周期壓縮、采購詢價比價規范是提高裝備制造企業物資采購管理水平的有效水段。同時,筆者對采購全過程中的采購策略、采購詢價比價、供應商管理、采購談判、采購計劃等采購節點及逆行風險進行分析,得出采購風險點主要集中于競價供應商尋源、供應商管理、商務談判等方面。通過制定改進措施,可以進一步完善裝備制造企業物資采購管理工作,并提高采購效率。