高速公路營運企業檔案工作規范管理的實踐與探討

鄧益青

(廣東省路橋建設發展有限公司天汕分公司，廣東 梅州 514700 )

0 引言

企業檔案是生產、經營、管理和研發活動的真實記錄，也是企業重要的信息資源和知識資產。為了推動和規范企業檔案工作進一步發展，2009年國家檔案局頒布了檔案行業標準《企業檔案工作規范》(DA/T42-2009)，2011年廣東省檔案局印發了《廣東省企業檔案工作規范測評辦法》，為企業檔案工作的規范開展和發展提出了全面、具體的標準和要求。

本文結合廣東省路橋建設發展有限公司天汕分公司(以下簡稱“公司”)開展企業檔案工作規范管理活動的實踐過程，探討總結高速公路營運企業檔案工作規范管理的做法和經驗。

1 高速公路營運企業檔案工作的特點

高速公路營運企業主要負責高速公路建成通車后的營運管理工作，包括收費管理、養護管理、路政管理以及企業管理等。

高速公路營運企業的檔案，除了文書、合同、會計、特殊載體等類別外，還會形成許多業務方面的檔案，主要包括收費檔案、工程(機電)養護檔案、監控檔案、路政檔案、建設項目檔案、基建檔案、科研項目檔案等，具有檔案數量大、專業性強、檔案形成涉及單位多、檔案形成的周期長等特點。

為了確保企業檔案的完整、準確、系統、規范和安全，必須結合高速公路營運企業檔案工作的特點，采取相應的管理方法和措施。

2 開展高速公路營運企業檔案工作規范管理的主要經驗

2.1 建立健全檔案工作組織

2.1.1 加強領導

公司領導高度重視檔案工作，始終將其作為企業經營管理和營運管理的基礎，認真貫徹落實國家關于檔案工作的方針政策和上級檔案部門的具體要求，將檔案工作納入公司年度工作計劃(總結)，利用各種場合宣貫檔案工作的重要性和必要性，增強員工的檔案意識。

2.1.2 建立檔案工作網絡

為了貫徹企業檔案工作“全員參與、全過程控制”的理念，建立了以檔案室為核心，各部門、(中心)收費站專(兼)職檔案人員為基礎的公司檔案工作網絡。

2.1.3 落實業務部門檔案工作職責

公司通過制定檔案工作規章，明確了業務部門及(中心)收費站負責人、業務管理人員、兼職檔案員崗位的檔案工作職責。主要包括：

業務部門及(中心)收費站負責人對本部門及(中心)收費站歸檔文件材料的完整性、準確性以及是否按時歸檔負責。

業務部門及(中心)收費站管理人員及時收集各崗位形成的文件材料，并對其完整性、準確性負責，及時移交本部門及(中心)收費站的兼職檔案員。

2.1.4 發揮檔案室的管理職能

檔案室充分發揮檔案管理職能，強化檔案管理職責，統籌規劃并組織開展日常的檔案管理,注重做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。同時，指導業務部門和(中心)收費站的檔案工作，參加工程養護部門和機電養護部門專項工程的竣(交)工驗收等。

2.2 檔案工作全員參與和全過程控制

2.2.1 檔案工作納入全員崗位職責

在修訂企業管理性規章制度時，將檔案工作的具體要求納入全員崗位職責中，以保證從文件材料形成開始以及在業務工作開展的過程中，就可以對檔案進行控制和管理。

2.2.2 制定完善檔案工作規章、管理制度和業務規范

《檔案管理辦法》《檔案工作責任追究制度》《檔案管理應急預案》是公司的檔案工作規章。在開展企業檔案工作規范測評過程中，公司組織對上述檔案工作規章進行了全面的制定和修訂。由于公司檔案工作規范管理已向(中心)收費站延伸和覆蓋，補充制定了《(中心)收費站檔案管理規定》。

按照《企業檔案工作規范》(DA/42-2009)，檔案室全面修訂或增加了《文件材料歸檔制度》《會計檔案管理制度》《高速公路養護檔案管理制度》《特殊載體檔案管理制度》《檔案保管制度》《檔案統計制度》《檔案利用制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《電子檔案管理制度》《檔案管理系統操作制度》等檔案管理制度，經公司審定后印發實施。在修訂、完善的過程中，檔案室對相關條款反復研討，在符合國家規范、標準的原則基礎上，盡可能貼近公司經營管理和營運管理的實際情況，滿足日常檔案管理的需要。

檔案室根據《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號)，結合公司業務工作的特點和營運管理的實際情況，全面修訂和增加了《檔案分類方案》《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《文件、檔案整理規范》等檔案業務規范。

2.2.3 檔案工作納入業務管理制度與工作流程

為了在業務工作開展的過程中對文件材料的積累、收集、整理實現更加有效的控制，全面梳理了各項業務管理制度和工作流程，在業務管理制度和工作流程中增加或補充了檔案工作的具體要求。

2.3 提高檔案信息化水平

檔案室配備了“檔案管理系統”，并按照公司信息化工作的要求，配置了計算機、掃描儀、打印機等設備，滿足檔案管理與信息化建設同步推進的目標與要求。

通過優化OA辦公系統和檔案管理系統，實現了兩者的無縫鏈接，OA辦公系統形成的電子文件，辦理完畢后都可以直接轉入檔案管理系統。

檔案管理系統的功能不斷完善和增強，通過內網可進行檔案文件級的查閱、借閱利用、歸檔等功能，以及公司本部與(中心)收費站異地檔案查閱利用等功能。

根據“存量數字化、增量電子化”的原則，除了OA辦公系統形成的電子文件可直接轉入檔案管理系統外，檔案室對歷年歸檔的收費檔案、工程養護檔案、機電養護檔案、建設項目檔案等，通過掃描的方式，形成電子文件，并全文錄入檔案管理系統。

檔案管理系統運行在內部網絡的專用服務器上，檔案服務器的安全管理以及信息災備納入公司網絡安全和信息災備系統的統一管理，定期對檔案管理系統的軟、硬件及運行環境進行巡檢，每季度出具巡檢報告，通過網絡用戶認證和用戶權限控制，保證檔案管理系統安全使用。

2.4 建立檔案工作考評機制

實踐表明，企業檔案工作規范管理要取得預期效果，還須建立切實可行的考核機制。為此，公司制定實施了《檔案工作考評辦法》，對各部門及(中心)收費站檔案工作的完成情況和效果進行考評，作為績效考核的內容之一，根據考評情況予以通報表彰或通報批評。

3 開展高速公路營運企業檔案工作規范管理的成效

3.1 提高了企業檔案工作規范管理的水平

開展企業檔案工作規范測評前，公司在檔案管理方面也開展了大量基礎性工作，但主要還是側重于檔案整理等日常工作，企業檔案工作的規范性還不夠全面，與《企業檔案工作規范》(DA/42-2009)的要求存在一定的差距。

通過開展企業檔案工作規范管理，公司按照檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備等五個方面進行了全方位的對標和檢查，目標和要求都非常明確，可以有針對性地對每一項具體的檔案工作進行加強、整改和完善，促進并提高公司企業檔案工作規范管理的整體水平。

3.2 增強了公司全員參與檔案工作的意識

企業檔案工作的規范開展，離不開公司全體員工的參與和支持，因此，公司領導利用各種場合，反復強調檔案工作的重要性和宣貫“全員參與、全過程控制”的必要性，使員工逐步認識到檔案工作就在我們每位員工的身邊，與每一位員工都有密切的聯系；與此同時，通過將各類檔案收集、整理的職責通過規章制度明確下來，并在實踐中予以堅持，較好地改變了“檔案工作只是檔案室工作”的習慣性思維，增強了員工參與檔案工作的意識，為公司檔案工作可持續地規范開展，打下了良好的基礎。

3.3 重視檔案的完整性和查閱的快捷性

檔案的重要性主要體現在檔案的利用，因此，歸檔文件材料的收集是否完整、檔案查找是否快捷，直接關系到檔案利用的效果。為此，公司在開展企業檔案工作規范管理中，將歸檔文件材料的完整收集和檔案的快捷查詢作為重點工作目標。

工程(機電)養護專項工程檔案是營運公司重要的業務檔案，因其具有檔案形成周期長、涉及單位多、文件材料的種類復雜、專業性強等特點，是文件材料收集的薄弱環節之一。因此，檔案室會同業務管理部門，共同分析存在的問題和原因，探討解決的方法和措施。在施工過程中加強對施工、監理等參建單位檔案工作的管理力度，每個專項工程檔案移交前進行全面的檢查，重點是文件材料的完整、準確與竣工圖的規范性，發現問題及時要求有關單位限期整改，使歸檔的文件材料基本做到了齊全完整、數據準確、排列系統，竣工圖編制規范，確保檔案在需要利用的時候能夠拿得出、用得上。

在檔案的快捷查閱方面，著重從案卷題名的撰寫、卷內目錄的題寫方面下功夫，力求準確且簡明扼要地揭示每個檔案案卷內文件材料的主要內容，為日后檔案的快捷查找利用創造了條件。

3.4 檔案工作規范管理從本部向(中心)收費站延伸

公司在開展企業檔案工作規范管理中，將企業檔案工作規范管理向(中心)收費站延伸，按照企業檔案工作規范管理的各項要求，全面開展相關的工作，取得了預期目標和成效，改變了過去(中心)收費站形成的文件材料的歸檔范圍與保管期限不明確的狀況，實現了公司檔案規范管理范圍的全覆蓋，確保了公司檔案的齊全完整。

3.5 檔案在經營管理和營運管理中發揮重要作用

開展企業檔案工作規范管理后，檔案管理組織體系和規章制度進一步健全和完善、員工檔案意識進一步增強，保證了各類文件材料能夠完整收集、規范整理、按時歸檔、有效利用。公司員工普遍反映，檔案收集、整理的規范性提高以后，在檔案查閱和利用的時候，更加高效和方便。

根據2017年～2019年檔案利用的主要案例分析，公司檔案在案件法律訴訟提供有力證據、專項審計提供有效服務、維護路產路權提供法律依據、工程(機電)養護提供準確數據等方面，起到了重要且難以替代的作用。

3.6 打造了業務能力較扎實的檔案人員隊伍

在開展企業檔案規范測評過程中，檔案室和各業務部門的專(兼)職檔案人員積極參加檔案業務培訓，結合檔案工作中遇到的實際問題相互交流探討，圍繞各種具體的檔案業務問題集思廣益，相互切磋，共同提高。

經過開展檔案工作規范測評的實踐鍛煉，公司檔案隊伍的業務能力和水平得到了較大的提高，專(兼)職檔案人員對本崗位檔案業務的要求和方法，基本上能夠比較好地掌握，檔案工作開展起來更加得心應手，保證了公司檔案工作今后能夠持續、長久、規范地開展。

4 結語

通過開展企業檔案工作規范管理，貫徹企業檔案工作全員參與、全過程控制的理念和要求，公司檔案工作的管理水平得到了全面的提高，確保了企業檔案的完整、準確、系統、規范和安全，為高速公路的營運管理提供更好的服務。