勘察設計院檔案信息化建設的若干思考

江偉彬

（中兵勘察設計研究院有限公司，北京100000）

1 引言

我國檔案信息化建設經歷了三十余年的發展，先后走過了技術導向、內容導向的發展階段，現在步入以服務為導向的發展新階段。自20世紀初以來，以傳統載體檔案數字化、基礎檔案數據庫為主要內容的檔案信息化建設廣泛展開，呈現出結構趨于優化，總量持續增加的態勢。與此同時，住建部制定并頒布了《全國工程勘察設計行業2000—2005年計算機應用工程及信息化發展規劃》（建設〔1999〕314號），對勘察設計行業信息化建設提出了綱領性要求。基于此，立足國家二級檔案目標管理要求，探索勘察設計院檔案信息化建設的途徑具有非常重要的意義。

2 勘察設計院檔案信息化建設的必要性

2.1 促進人員專業化發展的需要

勘察設計院現存檔案資料具有保存時間久、內容多、覆蓋范圍廣、類型復雜的特點，以往的紙質檔案管理模式無法滿足諸多技術人員查閱并應用信息資料的需求，間接抑制了勘察設計技術人員專業水平的提升。而通過開展信息化建設，可以從根本上解決紙質檔案的先天缺陷，為設計院內部人員專業化發展提供充足支持[1]。

2.2 提高工作效率的需要

傳統檔案管理方式無法為信息資料查找提供充足支持，增加了檔案負責人的工作負擔，造成檔案管理工作效率低下。而立足新興信息技術變化更新背景，將RFID技術與3D Laser Scanning技術、Sensor技術集合應用于檔案管理，可以適應勘察設計院檔案結構、類型日趨復雜的態勢，為資料查詢、利用提供便捷的渠道，助力檔案工作效率的提升。

2.3 提高檔案資源安全性的需要

傳統檔案管理載體形式受傳輸、遞送、空間等諸多因素制約，且保管、存儲成本較高，加之載體不可復制性特質的存在，導致檔案安全風險因素較多。而檔案數字化、信息化建設工作的開展，可以提高檔案信息的可復制性，以數字形式在光盤或硬盤中進行檔案信息記錄，并將記錄形式由文字延伸到圖片、聲音、影像，提高檔案資源的安全性。

3 勘察設計院檔案信息化建設途徑

3.1 構建檔案信息化管理體系

新時期，構建檔案信息化管理體系，不僅是降低檔案管理者勞動強度的需要，而且是提高檔案管理準確性、便捷性、靈活性的需要。勘察設計院檔案管理負責人應科學發揮信息技術的優勢，依據文件傳遞網絡化、檔案形成電子化、檔案存儲數字化、檔案管理動態化的標準，結合現有關于勘察設計文件管理的技術方法、政策標準，構建與全院信息化發展傾向相符的檔案管理體系。

在檔案信息化管理體系建設前，勘察設計院應立足現有計算機技術環境，進行文件檔案管理工作流程的改進、規范，促使其與檔案管理需要相適應。同時，依據文件處理流程，進行檔案信息化系統軟件功能的優化，完善配備檔案室軟件。比如，照相機、電腦、掃描儀、錄像機等，切實構建存儲介質多樣化、信息交流網絡化的文件檔案管理計算機信息體系。在軟件、硬件逐步完善的基礎上，依據“可用性”原則，在發揮U盤、光盤、可移動硬盤、掃描儀等存儲介質功效的基礎上，應用微縮技術，并配合數據庫軟件，解決圖紙類檔案保存管理問題，為電子檔案管理與線上查詢服務奠定基礎。

在檔案信息化管理框架基本構建完畢后，勘察設計院應根據信息系統特征，進行內部控制制度的完善，落實責任明確、層次分明原則，建立健全信息利用機制、檔案數據遷移機制、數據保存校驗機制等內部控制機制，盡可能消除內部檔案管理安全風險。

3.2 歷史檔案數字化

對于勘察設計院而言，其內部歷史檔案不僅涵蓋了單位設計技術變化更新歷史，而且涉及整個行業的變化更新歷史。比如，建國前期的勘察設計資料等，相關歷史資料承載著勘察設計發展的智慧，也是我國勘察設計行業技術更新的里程碑，具有較高的史料價值[2]。但是，因年代久遠，加之紙質載體的特殊性質，無法多次翻閱，基于此，可以充分發掘計算機數字化技術優勢，選準歷史檔案數字化切入點，以網絡媒體為載體，將其以二進制數字的形式轉錄到硬盤、軟盤或光介質，或者信息網絡、多媒體式數字信息資源庫中。

具體操作時，檔案管理人員應利用數碼相機、掃描儀，以TIFF、JPEG或BMP格式，將照片類檔案輸入計算機檔案庫內，實現無紙化辦公；而對于文字類檔案，則將其存儲為DOC格式、TXT格式；對于圖紙類檔案，則依據電子文件歸檔管理標準，進行DXF格式、DWG格式的保存[3]，進而逐步實現電子類歷史檔案的形成、歸檔、保存、管理，提高歷史類檔案利用率。

3.3 BI M設計文件管理

BIM即建筑信息模型，其是當前建筑工程領域常用技術之一。而BIM設計文件的出現，對勘察設計院檔案管理也提出了更高的要求，進而成為檔案信息化建設的重要任務。基于BIM設計文件的特殊性質，勘察設計院檔案管理人員要樹立信息集成管理思想，即在項目多維度參數化建模的基礎上，將勘察設計項目BIM文件與基于模型的系統集成，形成一個高效、適用的建設項目文檔管理系統。同時，以以往的系統數據存儲格式為依據，增設數據交換層，并依據統一的IFC數據交換標準，在項目模型對象、文檔信息之間建立關聯關系，為多類型數據交換層相互操作提供依據。比如，在基于Autodesk Revit的圖元、文檔信息之間建立聯系，在這個基礎上，立足BIM環境在平臺、應有系統間增設接口，以實現多系統間數據關聯。

首先，在BIM設計文件管理框架基本完善的基礎上，根據我國勘察設計領域文本多用中文表述的特點及TIIM研究結果，進行框架改進。直接應用勘察設計領域BIM文檔管理系統自帶的文檔庫，發掘文本文檔語言特征，去除高頻出現的停用詞、不相關標簽與標點、無意義虛詞，并進行同義詞調整，將BIM文本信息由電子表格、PDF文檔、電子郵件等原始格式向純文本格式轉換，同時構建頻率矩陣A={aij}，將aij定義為字/詞i在文檔j中出現的頻率。

其次，采用中文文本切分方法，進行項目文檔空間向量模型的創建，對aij進行向量化處理，將向量化后的矩陣作為BIM文檔屬性存儲于數據庫內。

最后，利用BIM文檔自動劃分類別功能，篩分至項目類別存儲庫內，比如，某IFC實體實例IfcDoor關聯到“開口”類別存儲庫內，并進行鏈接可識別對象文檔上語義層的創建，提高文檔可辨識度[4]。

3.4 檔案知識點標識

檔案知識點標識又可稱之為標記符號，隸屬于人工語言范疇。即人們根據自我設定的一整套規則，利用數字代碼、文字、顏色、圖形等進行語言形式的編制，用于描述具體事物、概念。在檔案管理領域，知識點標識即對檔案業務、事業建設中相互關聯環節所賦予的不同類別代碼。當前的檔案知識點標識已呈現出標準化、復雜化與廣泛性特征，且已形成總體布局框架。基于此，勘察設計院檔案管理人員應借鑒現有檔案知識點標識方式，選擇英文字母+數字、漢語拼音字母+數字或漢字+數字甚至圖形的形式，進行數序制式的案卷號編制。比如，“A1”是“中國共產黨黨務會議類”的標識。

在檔案知識點標識設置過程中，基于檔案知識點標識的指代性功能，檔案管理負責人應貫徹唯一性與專指性原則，保證同一符號對應的檔案對象唯一且檔案知識點標識不重復。同時，將統一性原則貫穿于院內使用符號、本系統檔案、社會有關通用編碼3個層次中，保證檔案知識點標識的穩定應用。在這個基礎上，檔案管理負責人應考慮對檔案管理階段形成的多種類別形態、結構，進行清晰、簡明且合理地標識設置。比如，利用阿拉伯數字注明詳圖編號，配合水平細直線標識圖紙編號（標準圖冊頁碼）等，便于識讀、搜索。

3.5 緊密結合檔案部門與生產部門

檔案信息化建設是勘察設計院信息化建設的核心。現階段勘察設計院檔案工作的中心任務就是緊密圍繞本院生產經營發展的實際目標，指向勘查、設計的優質服務目標，發揮信息技術優勢，而緊密聯系檔案部門與生產部門是發揮檔案優良作用的關鍵。因此，基于信息化建設中檔案資料網狀聯結特點，可以利用因特網、無線網或光纖，在檔案部門、生產部門之間構建聯系樞紐，促使檔案部門、生產部門之間可以隨時隨地進行信息互傳。比如，由生產部門將計算機輔助設計所產生的電子文件材料信息直接經樞紐上傳到產品數據管理系統、信息管理系統中，此時，檔案管理部門僅利用自身終端就可隨時隨地了解最新檔案數據，減少檔案文本數據搜集、流轉上傳程序，提高檔案收錄時效性。除此之外，檔案管理人員還可依托行業性網絡、區域性中心網絡以及Intranet技術，進行所需不同類別信息的獲取，形成一個檔案信息資源收錄－利用的體系，為檔案信息資源共享目標的實現提供強有力的支持。

在建立檔案部門、生產部門網絡化連接樞紐的基礎上，勘察設計院還應從內部入手，將檔案生產利用價值作為檔案工作者績效考核指標之一，督促檔案工作者與生產部門溝通，加快檔案信息資源向現實生產力轉化的進程。

3.6 培養檔案信息化人才

檔案管理信息化建設的推進取決于相關負責人素質以及大批專業人才培養效果。為了促進檔案信息化建設，勘察設計院應依據事業心強、政治素養高、科技水平高、檔案業務精，分層次、按崗位、多渠道、多方式的原則，結合實際情況，開展人才培養工作，人才培養方式分為崗位型教育、補課型教育、提高型教育，逐步形成自上而下的管理體系，將最新理論研究成果、高層次技術方法、理論聯系實際經驗系統傳輸給檔案管理負責人[5]。

為了提升檔案信息化人才培養效果，勘察設計院應以主要領導為牽頭，組織各個部門檔案專職負責人或兼職管理人員開展檔案信息化系統操作培訓，邀請科技公司專業技術指導人員就勘察設計檔案信息化建設進行專題培訓。在系統講解系統維護、下載打包、高清處理、圖片編輯、目錄編輯、日常業務、信息化管理操作等理論信息與實操經驗的基礎上，操作演示相關內容，并鼓勵參與培訓的人員根據自身工作實際情況發表意見，進一步答疑解惑，有針對性地處理檔案管理負責人實際操作中存在的問題，促使檔案管理負責人適應信息化的勘察設計檔案管理模式。

4 結語

綜上所述，只有自始至終地堅持將檔案信息資源服務能力提升作為根本目標，才可以驅動檔案信息化建設實現新的發展。基于此，勘察設計院應正確認識信息化建設對于提高檔案工作效率、提高檔案資源安全性、促進人員專業化發展的重要作用，采取富有效力的手段，進行檔案資源信息化系統開發。在完善構建的檔案資源信息化體系的基礎上，進行知識點索引標識的設置，結合檔案信息化人才的培訓，促使檔案工作者對信息化建設產生新的認識，為下一步全面開展勘察設計檔案信息化的實際操作奠定堅實的基礎。