煤炭企業非主流輔助業務委外運作內控體系建設的研究與探索

文/唐曉燕

煤炭企業的非主流輔助業務在生產運營中必不可少，但往往比較繁雜，如果非主流輔助業務都由企業開展，勢必會對企業的主導業務的發展產生負面影響。因此，企業的非主流輔助業務應委托給專業的機構去開展，這樣可減少企業在機構設置、人力資源配置、設備廠房等方面的投入，從而使企業輕裝前進，強化主業，提高效益。對于委外業務的管理，企業需要建立有效的內控體系，以防范法律、經濟、廉潔等方面的風險。

一、煤炭企業非主流輔助業務的特點

煤炭企業非主流輔助業務具有以下特點。

一是種類繁多，涉及面廣。煤炭企業的非主流輔助業務的特點是種類復雜，涉及面較廣，跨多種行業、多種領域。比如，工程類項目，主要包括建筑設施、井巷工程及道路維修、零星土建、安裝工程等；設備、儀器維修項目，主要包括特種設備、運輸設備、化驗設備、儀器儀表的維修等；檢驗檢測項目，主要包括特種設備、壓力設備及儀器儀表檢驗、有害氣體檢測等；后勤服務，主要包括餐飲、保潔、綠化保養等；專業保運服務，主要包括煤化工等專業保修運行，特殊裝置、設備的保修等。

二是工作量及完成周期差別較大。由于輔助業務的多樣性及繁復性，工作量和完成的周期存在很大差別。有的輔助業務是季節性的、隨機性的，有的是周期性的、經常性的；有的輔助業務可以列入年度計劃，納入企業的計劃管理，有的屬于臨時性業務，無法納入計劃管理；有的輔助業務可以根據國家或企業制定的成本定額確定造價，有的則無定額標準，造價無執行依據。此外，由于業務的不連續性、不確定性，在供應商的選擇、招標采購等方面增加了難度，可能造成企業管理在某些環節和某種程度上的不規范。

三是專業性及技術含量差別較大。有的輔助業務專業性強，具有很高的技術含量，需要專業隊伍、專業人員和專業設備工具來完成，同時此類業務具有一定的技術和安全風險，需要具備專業資質的機構方可承擔，企業內部也需要專門的部門進行管理；而多數輔助業務技術含量較低，基本屬于純勞務性質，承擔這些業務的勞務人員素質能力一般較低、組織性較差，對其培訓和管理難度較大，會給企業的正常管理帶來一定困難。

四是輔助業務與主業相互交織，需要隨時協調和調度。企業的大多數輔助業務與主業實施時，在時間和空間上是相互交織、相互重疊的，二者既互為補充、互為配合，在實施過程中又可能相互干擾、相互影響。有的輔助業務在實施時，主業可能需要停止運行，有的則需要交叉平行作業，多個作業主體同時工作，會給生產管理、調度管理、安全管理帶來潛在的隱患和問題，由此增加了管理的難度和風險。

二、構建非主流輔助業務內控體系的基本原則

煤炭企業構建非主流輔助業務內控體系要重點把握以下幾個方面。

一是建立健全管理制度，這是規范輔助業務管理的基礎。有了完善的管理制度，才能明確管理職責、管理程序、業務流程、監督檢查及考核標準，才能有章可循、有據可依，使管理工作更加正規。

二是健全組織機構，這是規范輔助業務管理的保證。由于企業輔助業務的復雜性，企業應該建立由主要領導、主管領導及有關部門組成的領導小組，協調處理運行過程中的重大問題。同時，應明確主管部門及配合管理部門，明確各自的職責和權限，做到各司其職、各行其責，相互銜接、相互配合。

三是明確運行程序和業務流程，這是輔助業務管理規范化的關鍵。程序明確、流程清晰，才能使業務運行環環相扣、層層銜接，防止在運行過程中出現斷層和漏洞，可提高內部控制力，實現管理的高效率和高效益。

四是完善考核體系、明確考核標準，這是強化管理的最后環節。嚴格的考核，能保證各環節按照確定的標準運行，能使參與管理的每個部門、每個人都盡心盡力、盡職盡責，從整體上提高管理的質量和水平。

三、構建非主流輔助業務管理體系的具體方案

由于委外業務管理需要與承包商合作，企業需要規范管理，明確管理機構及責任，建立健全管理機制。

一是成立委外業務管理委員會，對委外業務進行統一管理。委外業務管理委員會職責為：建立健全委外業務管理相關制度；根據委外業務管理運行情況，適時優化管理流程；組織協調、解決委外業務管理過程中存在的具體問題；組織審定業務歸口部門制定的委外項目費用標準。

二是明確各業務歸口部門職責。各業務歸口部門的職責為：根據項目實施單位的委外項目計劃，審核編制歸口業務管理范圍內的年度委外項目計劃；擬定歸口業務管理范圍內委外業務管理實施細則，建立委外業務管理臺賬；負責歸口業務管理范圍內委外業務項目招標方案審批和合同范本修訂與限額以上合同審核；配合定額標準管理部門擬定歸口業務管理范圍內的委外項目費用標準，并適時予以修訂；負責歸口業務管理范圍內委外項目清單范圍外的項目審批；對歸口業務管理范圍內的委外項目承包商服務質量進行監督和考核；負責歸口業務管理范圍內的委外項目工程技術資料（施工圖、竣工圖、設計工程變更和現場簽證等與工程造價審查相關的所有資料）的審核和簽證；參與項目費用竣工結算的審核和竣工驗收；參與對項目實施單位委外業務管理工作的監督、考核和評價；協調、處理歸口業務管理范圍內委外項目實施過程中出現的問題。

三是發揮委外業務管理相關部門作用。法律事務部門負責規范委外項目合同范本，審核委外項目合同，辦理合同授權。財務部門負責將歸口業務部門提交的年度委外項目計劃納入年度經營預算，根據部門職責范圍參與審核委外項目合同和委外項目費用標準，辦理委外項目資金支付。企業管理部門負責制定招投標管理辦法及承包商準入制度，組織實施招投標管理工作，依據委外業務管理相關規定審核委外合同項目的合規性。造價管理部門負責職責范圍內委外項目的工程控制價、施工圖預算和竣工結算的審核。人力資源部門負責對委外項目收回自營或應自營項目委外實施單位的人工費給予調整。

四是將基層單位作為委外項目的管理主體?；鶎訂挝回撠熅幹票締挝荒甓任忭椖拷ㄗh計劃，依據公司下達的委外項目計劃，按照招標管理程序選擇委外承包商；擬定委外項目合同，按照公司合同管理辦法履行審批手續；負責制定本單位委外業務管理實施細則，對委外項目實施進行過程管理和質量管理；負責委外項目實施隊伍的安全培訓和現場管理，貫徹、落實各項安全措施并進行監督檢查；建立委外業務項目管理臺賬，收集整理、歸檔保存內業資料；編制和審核職責范圍內的委外項目預算和竣工結算，按規定程序辦理結算，負責工程技術資料（施工圖、竣工圖、設計工程變更和現場簽證等與工程造價審查相關的所有資料）的審核、簽證、竣工驗收及建檔管理；負責對委外項目承包商進行日常監督、考核和年度評價，及時向業務歸口部門報告質量事故信息。

五是建立委外業務清單制度。企業要根據非主流輔助業務的實際情況，制定委外業務清單，分類分項明確委外項目。凡列入清單范圍內且能明確費用預算的項目，各項目實施單位按照公司采購管理規定開展委外工作；對于未列入清單的臨時發生的業務，實行“一事一批”制度，報公司會議研究決策后執行。

六是建立委外業務服務商短名單制。根據委外業務類別，對市場潛在供應商按照完全競爭的原則，通過預設的資格審查，擇優納入短名單。委外業務短名單一經發布需制定相應的管理辦法，規范相關業務。規定不在短名單之外選擇服務商；采用短名單邀請招標時，需向短名單內的所有服務商發出邀請；短名單邀請招標視同為資格預審的公開招標；建立短名單維護機制。