基于檔案服務SOP在新形勢下審計工作中的搭建與實踐探究

文/宋茜 蔡立雯

本文通過利用標準作業程序SOP（Standard Operation Procedure）結合新形勢下審計工作對檔案服務的需求，并實施關鍵工序質量控制機制，從而使任務自始至終都有章可循、運轉高效，實現檔案工作與審計工作相互促進、共同提升的良好局面

國網陜西省電力公司檢修公司組織制定服務審計工作的檔案服務SOP，促使檔案與審計工作高度配合、深度融合。通過總流程搭建、業務需求清單梳理、程序測試、試運行等階段，檔案服務SOP正式執行。在執行過程中，實施關鍵工序質量控制和動態更新機制，確保各環節程序均操作嚴格，適應發展。檔案服務SOP在審計工作中的高效應用，不僅提升了檔案管理水平和服務質量，也為企業依法治企和廉政建設工作開辟了新路子。

一、審計工作下的檔案管理

檔案以其原始記錄性和歷史再現性在審計工作中發揮著不可替代的憑證作用，是審計工作順利開展的基礎。習近平總書記在黨的十九大報告中提出了“改革審計管理體制”的新要求，國有企業審計工作進一步加大范圍和力度。這樣的新形勢對檔案服務審計工作的質量和效率提出了更新、更高的要求。主要在于：

一是檔案服務工作需要有前瞻性。在審計管理體制改革的局勢下，國有企業內、外部審計工作力度和頻次增加，財政財務審計、物資專項審計、經濟責任審計和工程項目審計等各類型審計工作頻繁開展，調閱檔案的需求和數量急劇增長。需要通過參考在以往審計工作中檔案服務的情況，找出并補齊短板，未雨綢繆地制定出一套能夠順應新形勢的檔案服務方式。避免各項工作集中開展時，出現檔案資源不足、人力缺少、服務水平下降等現象，保障審計配合工作和檔案專業其他各項任務并行不悖地順利進行。

二是檔案利用工作需要有保密性。檔案作為企業的保密要害部位，其保管安全與企業和個人的利益息息相關，而審計工作會涉及到查、借閱涉密檔案的內容。如何在檔案信息資源合理利用的同時，做到不失密、泄密，維護企業的安全和利益，是檔案工作的重中之重。這就需要有一套可靠的審計工作涉密檔案利用管理流程，營造保密與利用工作的契合點，避免出現保密工作漏洞。

三是檔案專業工作需要有傳承性。隨著檔案工作與審計工作配合力度的加大，企業內部各部門、各單位對檔案人員提供服務的需求也逐漸增多。為保障檔案專業人力資源滿足檔案工作發展要求，公司各基層單位兼職檔案員的配置增加，檔案培訓工作需要有簡明扼要、形象具體的操作流程指導說明，協助檔案人員“老帶新”“師帶徒”。開展針對性、碎片化培訓，幫助新的檔案人員快速掌握工作要點，勝任崗位工作，加快檔案人員隊伍建設。

四是檔案管理工作需要有發展性。檔案作為提高審計監督效能和規范企業內部管理的基礎保障，對企業各項工作均有著監管特性。健全審計工作中的檔案管理體系，強化過程管控，使檔案與審計工作高度配合、深度融合，促使企業各類工作流程透明、程序合法，是防控廉潔風險和隱患、依法治企、企業信用體系建設的重要手段。面臨新形勢，檔案工作需要制定出一套具備條理化、標準化、簡明化的檔案服務作業指導流程，降低操作難度，提高使用速度，并及時根據相關制度、規范的變化進行修訂和更新，保障審計工作有條不紊地開展，助推企業高質量的發展。

二、檔案服務SOP模式

SOP，Standard Operation Procedure，即標準作業程序，就是將某一項工作的標準操作步驟和要求，以統一的格式描述出來，用來指導和規范日常的工作。審計工作類目多樣，利用的檔案門類也各有不同，但是檔案服務工作流程是基本穩定不變的。依照各類審計工作要求，從檔案服務工作總流程中，逐個環節地拆解流程，找出并補足短板，不斷優化和完善過程，制定出標準作業程序，能夠使之自始至終都有章可循、秩序井然、運轉高效、成績凸顯。

1.SOP搭建

（1）編寫工作總流程

國網陜西省電力公司檢修公司根據歷年來各項審計工作中的檔案業務開展情況，進行檔案服務總流程梳理。在事前計劃、事中控制、事后檢查的總框架中，詳細地提列出所有檔案工作的具體內容，并區分電子檔案利用、實體檔案利用和涉密檔案利用的不同情況。逐步討論分析，確定該項內容實施的必要性。先將不必要的工作環節刪減，類似的工作內容合并；再將所有程序按照合理的邏輯重新調整排序；然后排查和補充疏漏環節，對剩下的工作內容及其處理方式進行簡化；最后通過分析流程的可行性和通暢性，編寫工作總流程圖。

檔案服務SOP建構流程圖

（2）梳理業務需求清單

根據總流程圖，確定出需要梳理的工作業務和需求清單。

一是梳理各門類檔案《庫藏清單》。國網陜西省電力公司檢修公司按照檔案門類-年度-歸檔部門的順序編制庫藏檔案清單。根據檔案數量來估算最大利用數，再依據歷次同類審計工作利用檔案的數量比對相關門類檔案的總數，算出平均值，即平均利用率，求得平均利用數量。然后對檔案工作量及強度進行分析，配置適當的檔案工作人員數量。

二是梳理《審計工作計劃清單》。要做好檔案服務，必不可少的任務就是及時了解公司的工作計劃。根據月度計劃和周計劃，對即將開展的審計工作進行預警管控。對接審計管理人員，明確審計的具體內容、時間期限和所需查閱的檔案門類，安排兩名或多名相關檔案管理人員，全程“一主N備”配合。

三是梳理《檔案工作計劃清單》。在優化檔案服務工作的同時，也需要強抓檔案專業工作，不能顧此失彼。梳理檔案工作計劃，將每月、每周的檔案重點工作詳細記錄，便于檔案工作負責人明晰各檔案人員的工作量和時間節點分布，合理分配任務。在審計工作與檔案工作時間、人員沖突的情況下，提前制定出解決方案，平衡人力、時間和工作量，保障檔案服務與專業工作同步、穩步開展。

（3）確定SOP初稿

將總流程圖中的各個環節進行拆解，按順序對每一個環節進行可行性檢查，類似將一臺機器拆分成零部件，逐件排查故障。檔案人員與審計管理人員共同討論，逐個環節找短板、補短板，對過程進行優化，確定并編寫SOP初稿。

2.SOP測試與試運行

國網陜西省電力公司檢修公司采用“自測+他測”的方式對檔案服務SOP初稿進行模擬測試，跟蹤記錄運行過程中的問題點。

先是組織檔案專業人員嚴格按照SOP初稿的順序逐步進行操作，針對有疑問的步驟展開討論，重新組織語句。再由審計管理人員進行操作，找出難以快速理解的環節，與檔案人員一同修改語句。然后請非檔案和審計專業的人員進行操作，再次查找問題，解決問題。確保語句簡明精準，流程清晰暢通，各專業人員均可快速上手。最后對檔案人員進行實操培訓，使其熟悉操作標準和流程，打好專業基礎。

國網陜西省電力公司檢修公司在2018年9月開展的技改項目竣工決算審計工作中，將檔案服務SOP啟動試運行，實踐檢驗合理性和可操作性，并再次找短板，進行討論分析，提出解決方案，優化操作程序。

3.SOP定稿

通過為期半年的試運行，檔案服務SOP完成定稿，制作成手冊發放給檔案人員。手冊中詳細寫明服務工作的總流程，電子檔案、實體檔案及涉密檔案查借閱方法和流程。在開展檔案人員培訓學習后，檔案服務SOP正式運行，并建立與其相應的查核機制。檔案人員嚴格按照SOP流程進行操作，檔案專業負責人對操作情況進行考核。確保在檔案配合審計工作中，不發生檔案失泄密、丟失、損毀等安全事故和人力、時間不足導致的檔案服務質量下降的現象。

4.SOP定檢與更新

檔案工作各項要求不斷提高，SOP也需要根據檔案工作水平的提升而開展定期檢查。國網陜西省電力公司檢修公司建立關鍵工序質量控制點回顧機制,將檔案管理系統權限管理，實體檔案和涉密檔案的利用，檔案服務綜合情況等重點環節納入關鍵工序，實施嚴格的過程管控。定期對關鍵工序的操作質量進行檢查，防止出現疏忽和漏洞，提升審計工作開展過程中檔案資源的安全管理和利用服務水平。

根據檔案工作和保密工作新制度、新規范印發，操作方法和利用手續改進等情況，國網陜西省電力公司檢 修公司及時對檔案服務SOP進行評審和更新，以滿足新要求，適應新條件。

三、新模式應用與實踐

檔案服務SOP正式運行后，自2019年3月開始，國網陜西省電力公司檢修公司先后開展經濟責任審計、成本項目審查，技改工程審計等多項審計檢查工作，檔案人員全程高效配合，檔案服務無“空窗期”。檔案組卷、宣傳、編研、數字化和考核評價等各項專業工作也同步高質量開展，無一項工作受到影響。作為檔案工作起步晚的年輕企業，從國網陜西電力檔案工作考核評價排名中間位置迅速躋身前列。在檔案服務審計工作集中開展期間，仍高質量地編寫了檔案工作的信用電力案例、開發利用案例和管理創新案例，獲得了中國電力企業聯合會，陜西省檔案局和國網陜西電力的獎項和好評。

綜合上述，檔案工作SOP的實施，使得檔案利用程序和要求得到細化，在過程管控的同時也潛移默化地增強了依法治檔的意識。在審計工作中，規范化、條理化檔案利用程序，能夠提升各專業人員對檔案的重視程度。尤其是在實體檔案、涉密檔案查閱的時候，能夠監督檔案人員對利用人員進行全程監督，實現“雙層監督”，保護檔案不被篡改、涂抹、損毀和偷竊。檔案服務高效提供有效法律憑證，促進審計工作朝著健康有序的方向發展，幫助企業及時發現并消除廉潔和信用風險，保障電力工程建設安全穩定發展，有效推進黨風廉政和誠信體系建設，樹立企業依法治企的良好形象。