企業數字檔案資源建設中的問題及對策探討

摘要：伴隨著企業信息化的不斷深入，數字檔案的資源建設在其中極為重要，本文則對企業在數字化檔案資源建設的積極作用與其中所出現的問題進行深入分析，并提出解決策略，希望以此來促進企業的發展。

關鍵詞：企業;數字檔案資源;問題及對策

一、企業數字檔案資源建設中的問題

1.1數字檔案資源建設意識不高

數字檔案資料建設意識不高是目前大部分公司的現象，這主要是公司的管理人員未能充分認識到檔案資料的巨大意義，只是在需要檢索或調取檔案資料的時候才想到歸檔的意義。因此公司在平時工作流程中把主要的人力和物資都聚集到了產品運營方面，對文檔資料建設方面重視程度較低，導致集中于數字文檔資料建立方面的資源嚴重不足。其實，數字文檔資料的建立需要公司管理人員的支持，不然會產生硬件設備跟不上，資訊獲取途徑不暢通、運維難等問題。

1.2數字檔案資源信息不規范

數字檔案資源的建立工作必須以標準、統一的基礎數據為保障，不然將會導致一個個檔案資料形成數據孤島。而目前只有極少數公司進行了數字檔案資料的建立工作，不論是小公司的管理人員或是一線文檔管理者都對數字檔案資料缺乏準確的了解，所以數字檔案資料往往面臨著信息不規范的問題，因此，在數字檔案資料體系中出現了類型差異、目錄字段不統一、著錄名稱與縮寫方式不統一等現象。另外，由于全社會信息化技術水平的提高，世界各國政府以及產業內部均缺乏統一的信息規范體系，使得各種文檔之間存在著相互不融合、不匹配等問題，而這些因素對數字檔案資料的獲取、檢索、使用、統計和編研工作等方面均有很大影響。

1.3數字文檔資料缺乏深度的研究與利用

相對于傳統文檔資源來說，數字文檔資源的另一項巨大優點，就是能夠通過更深層次開發擴展資料的深度與廣度。但是，目前有的公司即使是建立了數字文檔資源，也只是文檔目錄的檢索，并無法做到按照不同員工的權限來查詢文檔資源的有關信息，并不能切實利用數位文檔資源的固有優點。這一方面是由于數字檔案資料的深入研發，需要經過一個比較漫長的過程;一方面則是由于公司另外配合部分更偏向于傳統紙質版的存檔，因此對數字檔案資料使用的積極度并不高，這也就影響了公司內部對數字檔案資料研發的信心。

1.4缺少檔案數字化的復合型人才

企業數字檔案資源建設的另一項主要影響因素就是復合型人員，參與企業數字檔案資源建設的工作人員不僅必須掌握檔案有關知識，還必須了解相應的信息化知識。但目前，大多數的公司在檔案資源管理方面都是指派了那些企業文化技術水平相對較低、知識結構也比較老化的技術人員，并將掌握了信息化技能的員工都調到了生產第一線，這樣即使是公司內部購置了數字化歸檔管理系統，也沒有辦法有效利用其中的功能，也就無法發揮企業數字歸檔資源的功能。

二、加強企業數字檔案資源建設的對策

2.1提高數字檔案資源建設的意識

要搞好公司對數字文檔資源的建設管理工作，最關鍵的就是增強公司員工對數字文檔資源建設的意識。首先，公司的最高決策者要十分重視數字文檔資源的建立，并做好對數字文檔資源建立的長遠計劃，公司要設有專業的檔案管理機關和工作人員，并設有專項資金進行數字文檔建設的有關管理工作。然后，公司的各個職能部門都要為數字文檔工程進行服務保障，主要是對前期文檔信息內容資料數據的提取以及后期文檔信息內容的檢索與使用。最后，公司的檔案管理部門更要引發注意，進行存量文檔和數字化管理增量檔案信息的電子化，并抓好管理工作實施，以做到檔案資料的網絡化，以便于建立出合理高效的數字文檔資源共享系統。

2.2加強數字檔案資源標準化建設

數字檔案資料的獲取、保存、管理和使用等各個環節均需要建立統一的規范管理體系，唯有如此方可做到對數字檔案資料的統一協調管理與資源共享。企業數字檔案資源的管理建立一般可分二個層次來進行，首先對于行政層級：檔案行政主管部門必須建立和及時實施企業數字檔案資源共享標準，并及時將其內容傳遞給所在地方企業的檔案管理行政部門。然后，檔案行政主管部門則須加強對有關技術標準的統一要求，并深入地方企業內部開展調查，同時根據地方企業的實際狀況和迫切需要，修訂并頒布了相應規范以服務于企業的數字檔案資源共享建設與管理工作。對于企業層面：首先要嚴格按照國家文檔資源行政主管部門所制定的規范和標準，并根據自己公司的實際狀況，逐步建立健全自身公司的數字文檔資源標準系統。然后要認真做好對企業文檔的審核工作，以補足遺漏的字段信息、更正不規范的文字著稱、統一字段類別和名稱。

2.3深化對數字檔案資源的研究與運用

數字文檔信息資源的深入研發與運用需要公司多部門的聯合，一方面要有國家中小企業技術發展專項資金的保障，另一方面又要有企業專業技術的支撐。在符合了這二種要求以后，公司就可進行數字文檔信息資源的研發工作，首先要做到全文檢索功能，同時做好資料分析與整合工作，并進行大數據的備份，以避免數字檔案資料的流失。然后就可以進行數字文檔編研工作，建立健全文檔信息庫，以更為系統化和多元化的形態提交資料給需要的部門。最后可以開展更個性化的搜索功能與查找形式，比如可以針對不同人員的需要，進行權限分配，以緩解文檔資源共享和隱秘性差的問題。

2.4建設檔案和信息化復合型人才隊伍

公司建立檔案與信息化復合型的人才隊伍可從二方面進行，一個是吸引復合型的技術人員，比如公司可以通過和高等院校進行產學研聯合合作，為高校學生提供技術實踐崗位，或者利用職業提升途徑吸納其學生畢業后進入公司，并以此完善公司的數字文檔資源建設隊伍。另一方面則是對檔案管理工作人員開展針對性的技術培訓，以充分培養其對數字檔案建設的管理意識和專業技能，使之可以自行完成對數字檔案體系的日常管理工作與維修工作。

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[3]李睿璐.企業檔案數字化所面臨的問題及對策思考[J].卷宗，2018（19）：50.

作者簡介：姓名：周云紅（1969.05--）;性別：女，籍貫：云南省昆明市，民族：漢族，學歷：大專，畢業于云南省委黨校;現有職稱：初級職稱;研究方向：中級職稱。